Cum de a scrie scrisori: 6 componente ale unei scrisori convingătoare

corespondenta electronica a fost întotdeauna și rămâne principalul mod de comunicare în lumea afacerilor. O scrisoare de bine artizanale este deja jumătate din bătălie. Dar aceste scrisori nu sunt în măsură să-l facă. Uneori, citind scrisoarea cu o propunere de afaceri, nu este clar ce anume doriți să ofere, ce fel de beneficii veți obține de la ea, și de ce ai petrecut timpul cu lectura și înțelegerea acestui scrisori.

Capacitatea de a scrie scrisori corecte, convingătoare vine cu practica. Și bine, atunci când experiențele sunt împărțite, permițând, astfel, alte persoane nu pas pe aceeași greblă. Jeffrey James, autor al cărții «Business to Business vânzare: Cuvinte de putere și strategii din lume Top Experți de vânzări », oferă un sistem simplu de desen scrisori de convingătoare, care constă din 6 pași.

drepturi de autor Shutterstock

1. Întotdeauna imagina în mod clar ceea ce urmează să scrie

Scopul principal al scrisorii - pentru a se asigura că destinatarul a luat o decizie definitivă. Deci, înainte de a începe să scrie scrisoarea, întrebați-vă mai mult timp despre ceea ce doriți de la destinatar? Ce decizie el ar trebui să ia după ce a citit scrisorile tale?

În acest caz, incertitudinea - este inamicul jurat. Mai clar obiectivul, cu atât mai convingătoare pentru a obține scrisoarea dumneavoastră.

2. Începeți scrisoarea dumneavoastră cu încheierea

Concluzia ta este o declarație că decizia care urmează să fie luată de către beneficiar pe baza conținutului scrisorii dumneavoastră.

În școală am fost învățați să înceapă întotdeauna cu o introducere. În cazul elaborării de mesaje convingătoare, această afirmație este greșită. În lumea afacerilor, toată lumea este prea ocupat pentru a evalua abilitățile de scriere. Prin urmare, ar trebui să meargă direct la subiect.

De exemplu, doriți să obțineți de la superiorii săi permisiunea de a instala o sală de sport într-una dintre sediile companiei.

greșit:

„Jim,
După cum știți, absenteismul angajaților în acest moment este o problemă majoră, care are un impact financiar destul de puternic atât compania noastră și alte companii din industria noastra bla bla... bla... Deci, trebuie să ia în considerare alocarea de bani pentru reinstalarea sala de sport în biroul principal al nostru companie. "

corect:

„Jim,
Vreau să fi aprobat instalarea unei săli de sport în biroul nostru. "

3. Împărtășește argumentele dvs. pentru câteva paragrafe usor de digerat

Pentru argumentele în sprijinul ideilor tale ușor de citit și de înțeles, împărțiți-le în câteva paragrafe.

greșit

„Conform unui raport recent al activității fizice grup de guvern este chiar extrem de important în ciuda faptului că doar câteva companii demonstrează angajamentul lor față de o astfel de promovare angajați. Multe companii definesc astfel de grupuri, cum ar fi activele subestimate, dar nu au nici un plan de a introduce grupuri similare din industrie, chiar și în ciuda faptului că de fitness este strâns legate de corporative și personale succese. Eu cred că dacă nu introducem o echipă fizică similară în compania noastră, vom rămâne mult în urma competiției ".

corect

„Fitness în birou va:
- pentru a reduce absenteismul
- pentru a crește productivitatea generală "

4. Consolidarea fiecare probă argument

Dacă scrieți o scrisoare, constând din argumente solide, aceasta poate fi percepută ca opinie personală continuă și nimic mai mult. Pentru fiecare probă are nevoie de argument. Cum altfel să înțeleagă ce funcționează cu adevărat?

greșit

„Fitness la birou ar fi cea mai bună soluție, pentru că oamenii preferă să meargă la locul de muncă, mai degrabă decât un sejur la domiciliu. Acesta va, de asemenea, ajuta la reducerea incidentei globale la birou. "

corect

„Reducerea cantității de absenteism. Conform unui studiu realizat de National Institutes of Health, printre 1.000 de companii care au săli de sport în birouri, absenteismul de personal cu 20% mai mici în aceste societăți decât în ​​companiile care nu au astfel de echipamente. "

5. Repetați concluzia ca un apel la acțiune

La sfârșitul scrisorii din nou repeta concluzia sa, a declarat de la bun început. Numai ca acum un apel la acțiune. Deci tu nu destinatarul la o anumită concluzie, că el ar trebui să facă după ce a citit scrisoarea ta. Acest apel ar trebui să fie simplă și specifică.

greșit

„Vom fi foarte recunoscător dacă ați sprijini acest proiect.“

corect

„Dacă răspundeți afirmativ la această scrisoare, am iniția imediat procesul.“

6. Introduceți beneficiul în linia de subiect

Linia de subiect a scrisorii este aproape cea mai mare parte importantă. Pentru că trebuie să anticipeze linia de subiect de bază, și să configurați un destinatar la starea de spirit dorită. Și de aceea trebuie să-l umple în trecut, după ce ați scris toate argumentele și dovezile care susțin concluzia de bază.

În mod ideal, linia de subiect ar trebui să rezolve două probleme importante: așa trebuie să fie interesat de destinatarul că el a deschis și a citit scrisoarea; și ar trebui să cuprindă concluzia că doriți să transmită destinatarului.

În cele mai multe cazuri, cel mai bun mod de a îndeplini ambele sarcini la o dată - este de a scrie despre beneficiile care pot fi obținute ca urmare a soluțiilor dorite pentru tine.

greșit

„Impactul asupra sănătății angajaților pe săli de sport program de echipamente în birouri“

corect

„Cum putem reduce cantitatea de absenteism de angajați“

Am interesat în opinia dumneavoastră. Cum ați reacționa la ambele opțiuni și ce reguli sunteți ghidat în timpul preparării unor astfel de scrisori?