Cum pentru a curăța afacerile și totul pentru a tine pasul: ghid complet sistem GTD
Productivitate / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Autor al proiectului "maestru de productivitate».
Ce sistem GTD bun?
Servicii de productivitate Problema este că toată lumea se poziționează ca un loc în care puteți rezolva toate problemele, stoca informații, pentru a comunica. Cele mai multe dintre serviciile pe care le oferi prioritățile stabilite și să acționeze în conformitate cu acestea.
Dar puțini concentrat poate pe îndeplinirea unor sarcini importante și nu acorde atenție în timp ce pe lucrurile mici: sarcină urgentă, dorința de colegi, prieteni sau cunoștințe. În cazul în care sarcina devine de multe, este greu de înțeles. Prin urmare, în practică, este necesar să se utilizeze mai multe servicii pentru managementul de caz. Când obtinerea o mulțime de cazuri, începem să derutați în aceste servicii, precum și liste și în cele din urmă să înceteze să le folosească.
Metode de Noțiuni de bază lucrurile (GTD) oferă un plan universal, în loc de a construi un sistem unic, în care puteți rezolva orice problemă. Veți fi capabil să se relaxeze și să nu vă faceți griji, așa cum va fi sigur că nu uita nimic. La momentul potrivit, sistemul va sugera ce să facă și ce să se concentreze asupra.
Deci, de ce atât de multe de muncă neproductive?
Oamenii încep să lucreze neproductivă când proiecte și sarcini devine mult. Ei consideră că este dificil să-l păstrați totul în capul meu, să stabilească prioritățile singur. Deci, fie nu fac nimic, sau de a face ceea ce este cel mai ușor și lucruri de făcut să amânați. Există o altă problemă: atunci când sarcinile urgente care trebuie rezolvate ieri.
În plus, persoana începe să obosesc repede, devine iritabil. El a fost în mod constant de funcționare ca o veveriță într-o rutină roată, și proiecte cu adevărat importante, monetare și strategice rămân pe margine.
Cu această situație se va ocupa de sistem Noțiuni de bază lucrurile, David Allen descris în carte, Care a fost lansat în 2001 și a devenit un bestseller internațional.
Spune-mi despre conceptele de bază ale GTD, care au nevoie să știe
rutină - acestea sunt lucrurile, gândurile și preocupările care perturbă, distrag și risipa de energie. In timp ce rutina nu transferat la problema, este imposibil de controlat. Gândindu-se la aceeași problemă de câteva ori - este o utilizare ineficientă a energiei creatoare, care dă naștere la frustrare și de stres.
Scopul GTD - pentru a elibera capul de rutină și de a elimina stresul intern.
Memoria umană operațională - zona a creierului în cazul în care există o memorie pe termen scurt. Acolo se adaugă de obicei de afaceri neterminate curent, dat altor oameni promisiuni și alte gânduri care ne îngrijoreze. Din păcate, există limita cantitatea de rutină, puteți păstra creierul să funcționeze corect. În cazul în care memoria este plină, sunteți distras de lucruri mici si uita despre obiectivele lor, ceea ce duce la stres.
Instrumente de colectare a datelor - faptul că, în cazul în care informațiile intră și în cazul în care ați repara ceea ce trebuie făcut. De exemplu:
- organizatori;
- notebook-uri;
- e-mail;
- calendar;
- recorder.
Coș „Mesaje primite“ - un singur depozit pentru rutina pe care le transforma în treburile și sarcinile. Una dintre cele mai importante reguli cu un coș de „Inbox“ - este curățarea ei regulat.
acțiuni simple - acțiuni cu un singur pas, care au nevoie pentru a efectua mai puțin de două minute. În practică, este mai convenabil să ia aceste lucruri în cinci minute.
proiect - o sarcină pentru care executarea necesită mai mult de un pas. Ai nevoie de a lăsa un memento despre proiect și să descrie primii pași pentru punerea sa în aplicare. Ca urmare, se transformă de proiect într-o acțiune simplă, care pot fi efectuate în următoarele cinci minute și a obține rezultatul final.
Proiectul ar trebui să fie un link către card sau fișier, care descrie detaliile: responsabili, termene, categorie (de exemplu, „Marketing“, „partea juridică“, „dezvoltare“), trimiterile la cărțile mai mici sarcini. O astfel de structură a este convenabil de a organiza în Trello.
lista context - o listă de lucruri convenabile pentru a efectua, în anumite condiții. De exemplu, lista de comenzi rapide „Cumpărături“ este o listă de articole și produse de care aveți nevoie pentru a cumpăra în magazin. În „Apeluri“ poate fi o listă de apeluri pe care trebuie să le faci când ești liber.
liste convenabile de context individuale pentru persoanele cu care lucrați și comunica. Atunci când întâlnirea cu o anumită persoană, puteți deschide rapid lista și să decidă întrebările necesare.
Cum folosesc calendarul?
calendar este necesar să introduceți:
- acțiunile ce vor fi efectua la un anumit moment (întâlniri, întâlniri de afaceri, seminarii);
- acțiuni care trebuie să se facă într-o anumită zi (pentru a finaliza proiectul de o anumită dată, pentru a lua parte la conferință);
- informații cu privire la datele specifice (aniversari, zile de naștere, sărbători).
Eu folosesc «Google Calendar“, pe care o aduc toate aceste lucruri. Acest serviciu este util deoarece:
- Acesta este disponibil ca un telefon și un computer;
- pe un singur ecran, puteți afișa mai multe calendare;
- există memento-uri de pe telefonul smartphone.
Dacă aveți ceva adus la calendarul dvs., sau nu urmați, sau se va transfera la o altă dată., Nu este nevoie să dezordona calendarul listă de activități, care este transportat în mod regulat în fiecare zi. Pentru astfel de liste, există unele soluții.
Dacă aveți nevoie în mod regulat o anumită perioadă de timp pentru a apela clienții, furnizorii sau contractori, este mai bine să se utilizeze un sistem CRM.
Ce liste ar trebui să înceapă?
Listele de acțiuni prioritare
Creați un raport pentru săptămâna, de studiu site-ul concursului, clar dosarul „Mesaje primite“ în cutia poștală, crearea unor termeni de referință pentru designeri - toate aceste acțiuni au mai mult de două minute, dar ele nu pot fi oricine delega. Astfel de cazuri se înregistrează în lista de acțiuni prioritare și de a efectua pe tot parcursul zilei.
Reguli pentru a face cu astfel de liste:
- Listele nu ar trebui să fie mult, doar două sau trei. De exemplu, "Personal", "de lucru", "Familie". Dacă aveți o listă de sarcini pentru a doua zi, a pus un memento în calendar.
- În sarcinile din această listă se poate face cu ușurință eticheta context: „Pe drum“, „la calculator“, „Read“, „cumpără“, „Promisiuni“. Sarcinile pot avea una sau mai multe etichete. De exemplu, problema de „mers pe jos de câine“ se va referi la proiectul „privat“ și o etichetă „Promisiuni“.
- Înainte de a adăuga la lista de sarcini, gândiți-vă dacă aveți nevoie să o faci deloc. În cazul în care răspunsul este „da“, decide dacă sau nu să participe personal la această afacere. La urma urmei, puteți trimite un mesaj vocal subordonat și să delege el. Pentru sarcini care sunt atribuite dvs., va marca „Angajate.“ Acesta va fi de afaceri ca din lista de „muncă“ și de „personal“.
- Răsfoiți liste în mod regulat. Faceți acest lucru când a existat un minut de rezervă. Mutare în sus lucruri care trebuie să fie făcut mai întâi.
- Curățați listele puțin o dată pe lună la.
Lista „Într-o zi“
În această listă sunt lucruri care nu necesită acțiune. Acesta poate fi:
- cărți, înregistrări video, de formare, care doresc să cumpere;
- util competențeCine vrea să învețe;
- locuri Vreau sa vizită;
- lucruri pe care doresc să cumpere.
În această listă ar trebui să arate periodic, luând înregistrările și le transformă în ținte, la care lucrările vor fi efectuate.
Cum pentru a stoca informații de referință, care este utilă în viitor?
Aceste informații nu necesită o acțiune. Principalele criterii pentru stocarea acestor date:
- Căutați cu ușurință titluri, tag-uri și o scurtă descriere.
- Ușurința de a plasa informațiile din depozit.
- Informații intuitivă structură de stocare. Atunci când noi date, trebuie să selectați rapid o categorie și subcategorie, în cazul în care pentru a le-a pus.
- stocare accesibile de pe orice dispozitiv.
Există un ritualuri GTD obligatoriu?
Da, mai multe.
Colectarea tuturor informațiilor în coș „Inbox“
Instrumente pentru a colecta o mulțime de informații. Dar toate acestea ar trebui să se înghesuie într-un loc cu care și va continua să lucreze.
recycle bin gol „Mesaje primite“
O dată sau de două ori pe săptămână va trebui să revizuiască lista „Mesaje primite“ și sortare acumulate de dosare sau etichete. Acest ritual trebuie să devină un obicei, care este format din algoritmul intuitiv al acțiunilor și repetarea sistematică a acestora.
Ar trebui să fie un simplu pas cu pas planul de cum vă petreceți curățenia săptămânală în sistemul dvs. de afaceri. Obțineți Calendare, care va marca zilele în care să-l știu. Asociați-vă un premiu în cazul în care, de exemplu, cel puțin 20, vei fi în termen de 30 de zile pentru a șterge folderul „Mesaje primite“ și zilele filtrate în calendar.
Revizuirea listei de acțiuni prioritare și lista „Într-o zi“, prioritizare
Revizuirea listelor este important să se acorde prioritate și să calculeze în mod realist forțele. Acest lucru este necesar, astfel încât să nu vă încărcați obiective imposibil de mare și nu suferă de realizarea ineficiența acestuia.
Distrugerea coșuri suplimentare
De multe ori în timpul comunicării cu colegii și partenerii, noi cutii poștale, documente, liste.
Sarcina ta - cât mai mult posibil pentru a automatiza toate aceste date s-au îngrămădit în dosarul „Inbox“.
Acest lucru poate fi o cutie poștală, și Planificatorul de electronice. Pentru a automatiza și servicii de informații de recomandare se potrivesc IFTTT și Zapier. Coșuri pentru colectarea de informații ar trebui să fie mici.
Cum de a lucra cu un coș de „Inbox“ și sortare acumulat în cazul ei?
În primul rând, eliminați problema, oferta sau informațiile din dosarul „Mesaje primite“ și să răspundă la întrebarea: „Ce este asta? Chiar trebuie să fac ceva? "
Dacă nu aveți nevoie de nimic altceva, aveți două opțiuni. Dacă e gunoi, care nu mai este util pentru tine gamba. În cazul în care acest lucru este informații utile, pune-l în arhivă. Ar trebui să fie structurat în categorii și tag-uri face ușor pentru a găsi necesare.
În cazul în care informațiile de care aveți nevoie de ceva de făcut, există trei opțiuni:
1. Run necesare. În cazul în care acțiunea este importantă și nu ar trebui să dureze mai mult de 2-5 minute.
2. Delegați cuiva. Dacă acțiunea durează mai mult de două minute, gândiți-vă dacă este posibil să se taxa pe cineva.
Când delegiruesh cineva ar trebui să fie înregistrate:
- rezultatul final;
- plan de lucru (calea de gol);
- Termenul limită pentru finalizarea sarcinilor;
- data controlului și rezultatul să fie gata pentru ea (intermediar sau final).
3. Amână pentru viitor. În acest caz, introduceți:
- rezultat dorit;
- la scurt timp după acțiunea pe care doriți să o efectuați. Nu uitați: este imposibil să realizeze proiectul în ansamblu, se poate lua doar măsuri concrete simple, pe care le va aduce mai aproape de rezultatul final;
- termenul limită. În cazul în care nu există nici o dată exactă, păstrați acțiunea în lista „Într-o zi“.
Puteți trimite mesaje la tine pentru a le obține în ziua stabilită. Pentru aceasta potrivit ca un calendar «Google“, un memento la data dorită, precum și o cerere pentru un post bumerangCeea ce vă va trimite un e-mail la un anumit moment.
Cum de a planifica munca ta?
Toate lucrările pot fi împărțite în trei etape:
- Efectuarea de pre-planificate. Acesta poate fi la fel de lucruri de importanță strategică pe care le mai aproape de gol, iar rutina pe care pur și simplu trebuie să fie făcut.
- Du-te la locul de muncă ca și apariția ei neașteptată. Acest lucru este atunci când în timpul zilei ajung sarcini de la colegi, supervizori, scrisori de la clienți.
- Planificarea activității viitoare: elaborarea și revizuirea listelor de priorități. Acest articol nu ar trebui să vă luați prea mult timp, astfel încât să nu se angajeze în planificarea pentru planificarea.
Practica de planificare și obiective (carte comemorative) interior este descrisă în cartea lui David Allen.
David Allen
Consultant privind eficiența personală și de gestionare a timpului, metodologia de productivitate GTD autor
Pentru carte comemorative au nevoie de 43 de dosare: 31, etichetate cu numere de la 1 la 31, mai mult de 12 luni, cu numele. dosare de zi cu zi sunt puse în partea din față, începând cu data de mâine. Pentru un dosar cu numărul 31 este dosarul pentru luna următoare, urmată de dosarul cu restul lunilor.
Conținutul folderului pentru a doua zi în fiecare zi transferat la coș, atunci dosarul este pus în ultima dintre dosarele de zi cu zi (așa cum este transferată în luna următoare). Când eliberați dosarul 31 pentru luna curentă, acesta va fi un dosar cu numele lunii, urmat de dosarul cu zilele noii lunii. În mod similar, un dosar cu luna curentă este transferată în anul următor, când a trecut.
Într-un anumit dosar, este necesar pentru a stoca documente care necesită acțiuni specifice (formularul care trebuie completat, o scrisoare care urmează să fie trimisă).
Pentru ca sistemul să funcționeze, aceasta trebuie să fie actualizate zilnic. Dacă uitați să actualizați locația zilei de mâine, nu poți avea încredere în sistem. Acestea vor fi lipsesc informații importante, ceea ce este necesar să se înțeleagă în alte moduri.
Dacă aveți de gând departe pentru câteva zile, înainte de plecare, trebuie să verificați dosarul pentru zilele în care vor fi absente.
Cum să-l organizeze, în practică, având în vedere sisteme moderne de planificare:
- În loc de o carte comemorative de a utiliza organizator cu liste de cazuri în fiecare zi și le-a pus în sarcinile sale pentru a doua zi. Reuniuni și procedurile legate de timpul necesar pentru a scrie în primul rând, și setați memento-uri pentru sistem despre ele in avans.
- Creați un fișier cu o listă de cazuri pe lună. Aceasta este o listă a ceea ce doriți să se realizeze în acest timp. Adăugați să-l cazul pentru întreaga lună. Revizuirea sarcinilor ar trebui să apară o dată pe săptămână. În timpul planificării, cele mai importante lucruri pentru a risipi de săptămâni pentru a înțelege prioritățile lor. Lor va efectua, în primul rând, în caz contrar, tot timpul va merge la probleme mici și urgente.
- Creați un fișier cu planurile pentru anul. Ar trebui să fie revizuită o dată pe lună. Cazurile de acest fișier sunt transferate la planurile pentru luna.
- Planuri pentru anul, pe baza obiectivelor pe termen lung timp de 3-5 ani. Aceste cazuri sunt mai bine să se înregistreze fie la sfârșitul anului sau în timpul de vacanță, atunci când capul este încărcat sarcinile de zi cu zi.
Aceste patru puncte, David Allen numește sistemul de planificare naturală. Acest sistem vă permite să se deplaseze spre obiective importante pentru tine și nu pierde timpul pe rutina.
Există un plan universal, prin care puteți planifica orice proiect?
Da, desigur. David Allen un model de planificare naturale apeluri. Se compune din mai multe etape.
Pasul 1. Scopul și rezultatele imagine perfectă
determina poartă sau rezultatul final perfect, imaginați-vă că l-ați atins.
Descrie-l cu toate criteriile de succes (bani, oameni, recunoaștere). Cu cât vă scrie rezultatul final, cu atât motivația, mai ales în momentele în care aveți nevoie pentru a efectua acțiuni specifice, atâta timp nu este.
Etapa 2. principii
Descrie principiile pe care le va lipi cu atingerea scopurilor. De exemplu: „Voi da frâu liber oamenilor în cazul în care... (să rămână în limitele bugetului, pentru a îndeplini un proiect pe termen specific).“ Intreaba-te: „Ce acțiuni pot împiedica activitățile mele? Cum le pot preveni? "
Principiile au claritate și sunt un ghid de încredere în procesul de management.
Etapa 3. Brainstormingul
Brainstorm, timp în care înregistrează tot felul de idei care vin în minte.
Principiile cheie de brainstorming:
- nu judeca;
- nu este contestată;
- nu se estimează;
- nu critica;
- Gândiți-vă la cantitatea, mai degrabă decât de calitate;
- muta analiza și organizarea celui de al doilea plan.
Pasul 4. Planul de proiect ca o listă
Organizați rezultatele brainstorming într-o listă de cazuri. Începe planificarea de la capăt și du-te prin pași înapoi. Deci, puteți face cu ușurință un plan și de a determina primul pas spre gol. Un exemplu de planificare de la sfârșitul anului:
Target (rezultat ideală): Pot să vorbesc spaniola și înțeleg oamenii.
de ce este: Vreau să comunice fără un interpret în timpul întâlnirilor de afaceri cu partenerii spanioli, și de a comunica liber cu alte persoane în timp ce în vacanță în Spania.
Etape ale obiectivului:
- Un pas pentru a atinge obiectivul: am găsit sprijinul limbii spaniole și vorbesc cu el de două ori pe săptămână.
- Un pas de acest lucru, am trecut examenul la nivelul B1 de competență lingvistică.
- Un pas de acest lucru, am trecut examenul pentru nivelul A1 competențe lingvistice.
- Un pas de asta: de opt ori în ultima lună de antrenament spaniol și rămas singur cu îndeplinit toate temele.
- Un pas departe de acest lucru, m-am înscris la cursuri de spaniolă și a plătit pentru o lună de formare.
- Un pas de acest lucru, am adunat informații despre cursurile de spaniolă și a făcut un tabel de comparație.
- Primul pas: am programat timpul în calendar când voi aduna informații despre cursurile spaniole.
În cazul în care echipa lucrează la o sarcină și trebuie să organizeze întregul plan într-un singur loc, ușor de utilizat Gantt. Prima coloană în ea - acestea sunt etape pe drumul spre gol, a doua coloană - responsabil. Va continua să coloane cu o perioadă de timp. Celulele vor fi statutul unei anumite etape, cum ar fi „planificat“, „În procesul“, „Done“, „în așteptare“.
Sistemul GTD și de planificare naturală poate părea dificil. Dar atunci când îl configurați pentru ei înșiși, și să înceapă să folosească în mod regulat, vei simți că totul este mult mai ușor decât părea la prima vedere.