Ce este o eroare de planificare și modul de evaluare a momentului
Productivitate / / December 23, 2019
Jessica Green
Marketer si autor de articole despre afaceri și de marketing.
Ce este o eroare de planificare
De-a lungul ultimilor trei ani, am pictat cinci camere la domiciliu. Am început cu dormitor și a fost planificat ca de conducere cu ea timp de o săptămână. Cu toate acestea, atingerea finală făcută numai după o lună.
Gândiți-vă, muta la a doua cameră, am oferit să o pictura de o lună? Și aici și acolo. Am fost sigur că o dată deja umplute mâna, apoi, doar pentru a termina week-end, un maxim - la altul. Dar am o lună a plecat din nou. La fel ca în fiecare dintre toate celelalte camere. Cu excepția bucătărie - la ea a luat chiar mai mult timp.
De fiecare dată, gata să picteze o altă cameră, am așteptat o săptămână sau două totul va fi gata. Experiența mi-a spus că nu va reuși în mai puțin de o lună. Cu toate acestea, pentru a da încrederea în faptul că de mult în acest moment cu siguranta va merge mai repede, a fost dificil.
În acest încrezut, pentru că ne-am subestima nevoia de noi pentru a rezolva problemele de timp, are un nume: planificare eroare. Acest concept este la sfârșitul anilor '70 au intrat
Tenis intuitiv: Prejudecățile și proceduri corective Psihologii Daniel Kahneman și Amos Tversky.Oamenii de știință au explicat că, atunci când planificare oamenii ignora de multe ori experiența lor anterioară. În cazul meu a fost faptul că sala de pictura de fiecare dată când am avut nevoie de o lună întreagă. De obicei, ne concentrăm doar pe sarcina la îndemână: este o cameră mică, de aceea, va trebui să-l vopsea pentru mult timp.
Daniel Kahneman spune în detaliu despre acest lucru în carte „Gândiți-vă încet... Hotărăște-te repede.“ El susține că erorile de planificare sunt de obicei asociate cu două lucruri:
- Noi nu ia în considerare cât de mult timp a fost nevoie pentru a efectua sarcini similare în trecut.
- Presupunem că nu se confruntă cu dificultăți, ceea ce va cauza întârzieri.
Care sunt cauzele o estimare greșită a timpului
potrivitSuccesul în disruptive Times Project Management Institute, doar puțin mai mult de jumătate din toate proiectele sunt finalizate la timp.
Dar un singur lucru - să subestimeze cantitatea de timp pe care aveți nevoie pentru a picta camera (doar te duce un pic de neplăceri). Este destul de o alta - pentru a face aceeași greșeală în evaluarea sarcinilor și proiectelor de lucru. Aici, consecințele ar putea fi mult mai grave.
Cel mai bun caz, acest lucru va conduce la faptul că tu sau echipa ta va trebui să lucreze ore suplimentare. În cel mai rău - la o lipsă de buget, profituri mici, șefii și clienții nemulțumire.
Cum de a evalua în mod corect problema
Ai nevoie pentru a opri o planificare, încredere intuitie singur. Este mai bine să utilizeze echipamente speciale.
1. Construiți pe experiența anterioară
Psihologii recomanda ca Kahneman si TverskyTenis intuitiv: Prejudecățile și proceduri corective: Înainte de muncă nu ar trebui doar să evalueze ceea ce trebuie făcut, și mai mult, și pentru a estima cât de mult timp este de obicei cheltuit pe aceste sarcini.
De exemplu, aveți nevoie pentru a crea o caracteristică nouă pentru aplicații mobile - Aflați cât de mult timp să-și petreacă pe echipa ta are o problemă similară. Vrei să scrie un post pe blog lungime 4000 de cuvinte - date obține aproximativ câte ore sau zile ai luat ultima dată.
Dacă lucrați singur, cel mai simplu mod de a colecta aceste informații - utilizarea cerere pentru a urmări timp. Folositi-l cu diferite tipuri de sarcini, și apoi utilizați rapoartele gata făcute.
Pentru activitățile din echipa de software util de management de proiect. Cele mai multe dintre ele folosesc mai multe metode de colectare a datelor, cum ar fi contabilizarea timpului de funcționare real și construirea unei diagrame Gantt.
2. Rugați să evalueze problema ta
În 1994, revista Psychological Association American „Personalitate și Psihologie Socială,„a publicat rezultateleExplorarea «Planificare Sofismul»: De ce Oamenii subestimează sarcina lor Completare Times cinci studii realizate de Roger Bühler, Dale Griffin și Michael Ross.
Ei au confirmat faptul că oamenii fac adesea greseala de planificare descrise de Kahneman și Tversky. Dar am găsit ceva: am judeca gresit de multe ori costurile propriilor probleme, dar poate fi frumos pentru a prezice cât timp este nevoie pe altcineva.
Oamenii de știință a cerut participanților să sugereze cât timp este nevoie pentru a îndeplini o anumită sarcină unei alte persoane. Când răspundeți la cele mai des invocate experiența anterioară. Și chiar și atunci când nu a fost, estimările lor au fost mult mai rațională decât concluziile celor care au trebuit să îndeplinească sarcina.
Acest lucru se datorează faptului că, de obicei, au o atitudine foarte optimistă abilitățile lor. Si mult mai obiectiv atunci când vine vorba de altcineva. Deci, în loc de a încerca să evalueze problema pe cont propriu, cere un prieten sau un coleg să-l facă pentru tine.
3. Asigurați-un interval de date, și ia în considerare posibilitatea de a întârzierilor
Donald Rumsfeld, om politic din SUASunt bine-cunoscute bine-cunoscut - lucruri pe care știm că le știm. Există, de asemenea, sunt necunoscute cunoscute - lucruri pe care le știm că ei nu știu. Dar există încă necunoscut, necunoscut - acestea sunt lucruri pe care nu le știm noi nu le cunoaștem.
Pe acest citat adesea citat în managementul de proiect. Pentru a permite necunoscutelor necunoscute menționate de Rumsfeld, managerii folosesc așa-numitul con de incertitudine. Acesta este conceput pentru a imaginii un interval de timp, care poate necesita sarcină.
Când începe lucrul la proiect, esti un pic mai mult despre asta știi. Prin urmare, timpul efectiv necesar să-l completeze, poate varia foarte mult cu prognoza. Credeți că lucrarea va dura două zile, și ar putea avea nevoie de fapt opt. Sau doar câteva ore.
Dar, în cursul acestui interval proces este redus. Dar pentru a spune exact cât de mult timp ai nevoie, vei fi capabil doar la sfârșitul anului - atunci când proiect finalizat.
Și totuși, conul de incertitudine ne permite să dea o estimare mai precisă. Dacă știți ceva despre proiect viitoare, împărțiți munca de timp estimată pentru patru pentru a găsi limita inferioară a intervalului, și se înmulțește cu aceeași sumă, în scopul de a determina limita superioară. Acest lucru va avea, de exemplu, de la 1 până la 16 zile.
În cazul în care o astfel de gamă largă nu vă convine, utilizați contul numai limita superioară - apoi, probabil, lucrarea va dura 16 zile. Acest lucru nu este numărul exact, dar cel mai probabil, este mai aproape de realitate decât estimarea inițială.
4. Rata de sarcină la trei puncte
Această metodă va fi mai obiectivă. Pentru fiecare sarcină, aveți nevoie pentru a evalua:
- cel mai bun scenariu;
- cel mai rău caz;
- cel mai probabil scenariu.
Primul număr este probabil să coincidă cu estimarea inițială. Evaluarea cel mai probabil scenariu se poate baza pe date empirice pe care le au. Dar, în evaluarea mai rău necesitatea de a lua în considerare cât de mult timp ar lua în cazul în care lucrurile nu merg bine.
Având trei numere, se calculează o valoare medie. De exemplu, în cazul în care cel mai bun scenariu - timp de trei zile, probabil - cinci zile, și cel mai rău - nouă, trebuie doar să adăugați 3 + 5 + 9 = 17. Apoi, împărțiți acest număr de trei. Se pare o medie de 5,67 zile - aceasta este prognoza pentru timpul necesar.
5. Se calculează coeficientul de eroare
autor Steve Pavlina cărți „Cursul de dezvoltare personală pentru persoanele inteligente“ recomandă Rata de conta cât de mult te înșeli în planificarea. În viitor, acest număr va fi utilizat pentru toate sarcinile.
Evaluați timpul pentru mai multe cazuriPe care trebuie să le îndeplinească în viitorul apropiat. Înregistrați presupunerile. După terminarea lucrărilor, nota cât de mult ați cheltuit în total.
Adunați toate împreună timp programată. Face același lucru cu reale. Acum, tot timpul real este împărțit într-o evaluare inițială - veți obține echilibrul corect.
De exemplu, ați calculat că, pentru a efectua sarcini multiple necesită 12 de ore. Dar, în cele din urmă ne-am petrecut 15. raportul de eroare: 15/12 = 1.25. Acest lucru înseamnă că sarcina pe care a luat 25% mai mult timp decât tine planificat.
Acum, întotdeauna se multiplica evaluarea lor inițială cu privire la rata de eroare - și ei vor fi mai exacte.
6. Evaluează în cel mai mult timp neproductiv zilei
Analistul american și autor al literaturii de afaceri Daniel Pink în lucrarea sa carte „Taymhaking. Așa cum știința ne ajută să facem totul la timp „, a aruncat în cercetarea pe chronotype nostru - ceas intern.
A studiat modul în care acestea afectează bunăstarea noastră pe tot parcursul zilei. Și am constatat că chronotype nu controlează numai activitatea noastră fizică și mentală, și mai mult și de a determina ce ora din zi suntem mai creativi atunci când și tind să gândurile pozitive și negative.
Pink se referă la un studiuDiurn și sezoniere starea de spirit Vary cu munca, somn si diverse culturi Peste lumina zilei Scott Golder și Michael Macy, care a analizat starea de spirit a oamenilor cu privire la mesajele Twitter. Ei au descoperit că utilizatorul de obicei pozițiile malopozitivny tocmai în perioadele de recesiune a productivității.
Pentru majoritatea oamenilor, acest declin vine în mijlocul zilei, imediat după masa de prânz. Potrivit Golder și este puțin probabil ca în acest moment vei avea o stare de spirit buna Macy. Că acest lucru poate ajuta să evitați încrederea excesivă și optimism, iar în cele din urmă - să-și planifice mai eficient.
Astfel, esența ultimă metodă - pentru a evalua problema, în timp ce declinul productivității. Este vorba de șase ore de la starea de veghe. Dar puteți aștepta până suficient sentiment de dispersie și oboseală.
Rezultatul cecului care sunt mai aproape de realitate, planificarea timpului lor în acest fel.
Foarte înțelegere a greșelilor de planificare va ajuta să evaluați problema în mod corespunzător. Poate că nu ajunge să controleze tendința lor de a supraestima propriile abilități. Dar dacă sunteți conștienți de efectul de optimism excesiv, și să încerce să reducă acest efect, acesta va deveni mult mai bine gestiona timpul.
Layfhaker poate primi un comision de la achiziționarea de bunuri prezentate în publicația.
a se vedea, de asemenea,🧐
- Cum de a organiza o zi: metode de genii de productivitate
- Cum să nu perturbe planurile și termenele întâlni
- Sistemul de planificare simplu pentru cei care sunt obosit de gestionare a timpului, obiective și liste de
- De ce este controlul timpului nu funcționează