Secretele de productivitate de autor populare serviciului de management de activitate Todoist

Cei mai mulți oameni nu caută să eficientiza fluxul de lucru, să ia lucrurile curs și speranță pentru cel mai bun lor. Dar dacă există un sistem care poate fi manevrată între o multitudine de sarcini, prioritățile stabilite și nu se simt copleșiți.

Sistemul de productivitate lui am sunat Systemist. Am venit cu ea - și pe baza și Todoist sale - în 2007. La acea vreme am trăit într-o pensiune din Aarhus (Danemarca) și știința calculatoarelor luate în studiu. Am avut două munca cu fracțiune de normă și o mulțime de proiecte personale. Ma simt stresat și să dezorganizate. Totul sa schimbat când ideea a venit la Systemist.

Ceea ce ma ajutat pentru a realiza acest sistem?

1. Bazat companie Doist Ltd. și de a dezvolta un produs care permite oamenilor pentru a obține rezultate uimitoare.
2. combinând cu succes atribuțiile de fondator și CEO. Eu încă mai am timp și nu simt tulpina. 50 de persoane lucrează în companie, și aproape niciunul dintre ei m-au văzut epuizat.
3. În fiecare zi, să acorde prioritate aspectelor procesului de lucru și amintiți-vă întotdeauna scrisori importante, întâlniri și proiecte.
instagram viewer
4. Pentru a vă bucura în afara vieții de lucru: timpul petrecut cu soția mea, de călătorie, de auto-educație și sport, ai grija pentru sănătate.

Echilibrul între muncă și viața personală - cheia eficienței personale.

Systemist funcționează cel mai bine atunci când sunt cuplate împreună cu Todoist. Dar puteți utiliza orice alt programe și servicii de gestionare a activităților. Principiile de bază ale sistemului este mult mai important decât instrumentele specifice.

6 principii Systemist

1. se aplică peste tot

Sistem și sistemul să-l folosească oriunde și peste tot. Trebuie să aveți acces la planificatorul de la orice dispozitiv, oriunde.

Am petrecut o mulțime de efort pentru a Todoist a fost disponibil în întreaga lume. Vă recomandăm să-l (sau o altă aplicație similară), instalați imediat pe toate dispozitivele și platformele pe care le aveți: telefon, tabletă, laptop, browser-ul, și așa mai departe.

2. Se aplică în întreaga

Sistemul funcționează în cazul în care se referă la toate aspectele vieții personale și profesionale. Acest lucru vă va da libertate. Vei controla toate importante și nu vor mai uita despre astfel de lucruri ca întâlnirea cu un client sau a cumpăra un cadou unei persoane dragi.

Aproape toată munca mea este comandat. În special, am sistematizat:

1. Evenimente viitoare (întâlniri în interiorul și în afara companiei).
2. Proiectele complexe, lipsa de unitate în mai multe etape mici.
3. sarcini repetitive pentru a controla proiecte pe termen lung.
4. E-mail (dacă nu pot răspunde la scrisoarea dintr-o dată, l-am traduce în sarcina cu ajutorul Todoist pentru Gmail).
5. Rapoarte bug-uri, în cazul în care îndepărtarea lor este legată de mine.
6. Lista comunicatelor (în comun cu colegii).
7. Lista de cumpărături (în comun cu soția sa).
8. Paginile web, acțiunile pe care eu nu pot face un drept. De exemplu, o pagină a unor bunuri de la Amazon.com (nu a fost încă decis dacă să cumpere sau nu), pagina filmului în IMDb, care doresc să vadă și articolul pe care vreau să citesc mai târziu. Pentru toate acestea, utilizarea I Todoist pentru Chrome.
9. Sarcini legate de sănătate (utilizarea săptămânală a sălii de gimnastică și antrenament jogging).

3. Break sarcini mari pe realizabile mici

Sarcina mici mai ușor de realizat. Prin urmare, rupe întotdeauna în afară de proiecte mari în mai mici sub-sarcini care pot fi efectuate într-o oră (sau mai puțin). În primul rând, ajută să înțelegem cât de mult timp ai petrecut un anumit caz. Și în al doilea rând, veți vedea progresul.

Este important ca sarcina a fost fezabilă. Tu ar trebui să poată să înțeleagă că procesul de luare a-do list.

4. Prioritizarea

În fiecare zi am transporta de la 15 la 25 de sarcini. Acestea sunt cele mai importante la ora actuală.

În Todoist prioritate cu ușurință. Iată cum fac eu:

1. Asigurați-vă că pentru a stabili o dată prin care caz trebuie să fie finalizată. Sarcini importante pus astăzi sau mâine, aboneaza-te neimportante pentru viitor.
2. nivelurile Desemnați de prioritizare. În Todoist patru dintre ele. Serviciul sortează automat Tasca, în funcție de importanța.
3. Pentru a sublinia și mai mult importanța sarcinii, folosind etichete, cum ar fi @high_impact. Ei țin în mod convenabil urmări cât de mult sarcini importante S-a făcut pentru a doua zi.

5. Lista zilnică devasta

Înainte de a am început să folosesc regula "0 membri„În mea de e-mail prin haos. M-am simțit groaznic de fiecare dată când a trebuit să analizeze resturile.

gestionare a activităților, eu folosesc o regulă similară - „0 sarcini în a-do-list.“

Dacă nu aveți timp pentru a face zi totul cartografiat, nu pun sarcinile rămase pentru a doua zi. Este mai bine pentru a reseta lista și să facă un nou plan. Acest lucru vă va permite să luați rezultatele intermediare, pentru a înțelege la ce punct sunt și re îi acordă o prioritate.

6. Întotdeauna obține feedback-ul

Cele mai multe sisteme de management al timpului se concentrează asupra a ceea ce trebuie făcut, mai degrabă decât ceea ce a fost deja făcut. Dar ceea ce este punctul în cazul în care nu puteți vedea progresul și nu știu cât de productiv?

De aceea, am creat Todoist Karma. Acesta vă permite să monitorizeze, să vizualizeze și să îmbunătățească productivitatea personală.

Todoist Karma ca un mini-joc: pentru a efectua sarcini, colecta puncte și a vedea modul în care acestea cresc elemente grafice colorate. Este foarte interesant, mai ales pentru cei noi de gestionare a timpului. Pentru a face chiar mai interesant, puteți seta, nu numai de zi cu zi, dar obiectivele pe săptămână, și să împărtășească rezultatele pe rețelele sociale, contribuind astfel la creșterea nivelului de responsabilitate.

sfaturi suplimentare

Lucrul cu e-mail

1. verifica e-mail de două ori pe zi. De exemplu, dimineața și după-amiaza.
2. Scopul pentru un folder gol „Inbox“.
3. Dacă poți, răspunde la scrisoarea dintr-o dată. Dacă nu, setați-o la sarcina, asigurați-vă că pentru a include timpul de răspuns și de prioritate.
4. Dezactivați notificările pe toate dispozitivele. Acest lucru nu va fi distras.

Lucrul cu mesagerii

Mesagerii - performanță ucigaș, ei tic nervos și distrage atenția. Studiile arată că lucrătorul mediu de birou petrece o medie de distragere și întreruperi de mai mult de două ore pe zi. Acest lucru înseamnă că săptămâna de lucru a crescut cu mai mult de 10 ore, deoarece volumul de muncă nu este redusă.

1. Se combină corespondența solilor cu navigarea pe internet. Când doar trebuie să lucrați (scrierea unui raport, desen aspect, și așa mai departe), aplicații de chat bloc.
2. Procesa un lot de mesaje: messenger deschis, totul citit, toate au răspuns și a închis din nou.
3. Dezactivați notificările pe mesageri mobile.

Potrivit Salihefendika, acest sistem îl ajută să fie concentrat, Sane și sănătos.

Scrie în comentariile ce crezi despre Systemist, precum și cota de secretele tale de productivitate.