Cum să activați «Google Spreadsheets“ în GTD-sistem perfect

In anul 2001 o carte a aparut pe rafturile "Cum afacerile în ordine: arta de a productivității fără stres„Authored de David Allen (David Allen). În expertul său privind managementul productivității și a timpului a demonstrat cât de important este de a avea un sistem de dovedit pentru uz personal, de afaceri și în alte scopuri.

Allen a introdus un sistem numit GTD, Ceea ce a ajutat un număr mare de oameni pentru a aduce afacerile lor. Ca un fel de coajă poate fi utilizat pentru servicii diferite, cum ar fi Wunderlist, Todoist, Trello și Evernote, dar de multe ori ele sunt prea complicate sau nu suficient de funcționale. Aceste servicii nu au mijloace evidente, dar o alternativă demnă - «Google Spreadsheets„.

Avantaje peste alte aplicații

1. Bună vizualizare = o mai bună înțelegere

Tulburare, fizice sau digitale - este problema reală cu consecințe fiziologice. Una dintre cele mai importante - pierderea de eficiență. Când te uiți la lista de proiecte, care ocupă o mulțime de spațiu pentru text și tot felul de investiții, începe creierul sa intrati in panica. Din acest motiv, va deveni mai puțin productiv.

«Google Spreadsheets“, la rândul lor, - un set de rânduri și coloane. Chiar și atunci când în fața ochilor 35 de proiecte, toate acestea sunt elemente simple din tabel: familiar, compact și, în același timp, plin de informații.

2. Ușor pentru a introduce și edita

bun sistem de productivitate - este cel care este ușor de a introduce informații. Nimic nu ar trebui să interfereze cu adăugarea de proiecte și sarcini, precum și schimbarea lor.

Pentru a adăuga ceva la masă, suficient să faceți clic pe celulă și introduceți textul. Nu există căpușe, opțiuni și butoane - pur și simplu introduceți textul tot ce este necesar.

Dacă este necesar, undeva pentru a adăuga o coloană, celule de îmbinare, și așa mai departe - o varietate de opțiuni.

3. flexibilitate

Orice productivitate a sistemului trebuie să fie suficient de flexibil. Ar trebui să fie confortabil sortare și filtru de conținut pe baza priorităților în schimbare. «Google Spreadsheets“ vă permite să creați filtre bazate pe diferite criterii.

Unii oameni care aderă la GTD și alte sisteme utilizate în fiecare context de activitate. Pentru fiecare dintre ele atașate etichete, cum ar fi „@ telefon“ sau „@ computer“, puteți vizualiza Numai acele cazuri în care sunt fezabile în cazul în care vă aflați, și cu instrumente care au de la tine sub mână.

În «Google Spreadsheets“ este foarte ușor de întreținut filtre personalizate cu mai multe criterii. Sunteți liberi pentru a apela aceste filtre, după cum doriți, care accelerează căutarea pentru ei.

4. Simplitatea și lățimea de capacitate

Unul dintre principalele avantaje ale tabelelor - simplitatea lor. Și pentru că acestea sunt ușor de utilizat, acestea oferă posibilități extinse. Acestea sunt aranjate cu ușurință și de a comunica cu alte informații.

Puteți crea o celulă cu text simplu, și puteți scrie o formulă care combină mai multe bucăți de date la funcția. Tu decizi cum ar trebui să fie legate datele.

5. Cross-platform

Toate cele de mai sus se aplică oricărui program pentru crearea de foi de calcul: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, numere de Apple, și așa mai departe. În toate - aceleași principii de bază ale rândurilor, coloanelor și formule. Dar «Google Spreadsheets“ funcționează complet în nor, cu rapid și de încredere.

Sunteți liberi să lucreze cu orice sistem de operare, de pe orice dispozitiv. Este suficient pentru a avea o conexiune la internet și un browser instalat.

exemple de utilizare

Dvs. GTD-document poate conține orice număr de foi. Imaginați-vă că au șapte.

1. proiecte. Allen definește un proiect ca o sarcină, care constă din mai mult de două etape și punerea în aplicare a care necesită până la 12 luni. În listă, puteți face nimic - chiar și proiectul poate fi înlocuit ulei de motor.
2. viitoare de afaceri. O listă de lucruri pe care le puteți face chiar acum. Puteți specifica datele aproximative și punerea în aplicare cu prioritate.
3. așteptare. Lucrurile pe care le așteptați de performanță de la alte persoane. se adaugă proiecte legate și de înregistrare, dacă se dorește, despre ultima dată când ați vorbit cu acești oameni.
4. agendă. Lucrările care trebuie să fie discutate în cadrul reuniunilor periodice. De exemplu, dacă vorbești cu o față pe săptămână coleg în față, apoi completați aici, care doresc să negocieze cu el. De asemenea, este posibil să se adauge o coloană cu proiecte conexe.
5. incubator. Lista lucrurile pe care doriți să faceți într-o zi, dar încă nu știu exact când.
6. săptămânal de revizuire. O listă de verificare a sarcinilor pe care le efectuați atunci când Summarize săptămână. Acest lucru poate fi pentru a verifica proiectele existente și adăugarea de noi, închizând „coada“, și așa mai departe.
7. proiecte finalizate. Tăia proiect finalizat și introduceți-l în listă și marca atunci când a terminat. În cazul în care proiectul a avut doar pentru a scăpa de, este, de asemenea, să fie înregistrate.

proiecte

Numărul de coloane din această foaie pot fi diferite, dar există două principale, pe care întregul sistem: resturile „ID-ul proiectului“ și „afacerile viitoare.“

ID-ul proiectului - este numărul său unic. Alocarea identificatorilor se extinde dincolo de «Foi de calcul Google„. Ele pot păstra toate sistemul de organizare. De exemplu, dacă stocați fișiere și note legate de proiecte în alte servicii, puteți utiliza aceleași numere în ele. Acest lucru accelerează semnificativ căutarea de fișiere și informații, și vă permite să nu păstreze multe lucruri în minte.

În coloana „Viitoarele cazuri“ sunt urmărite cele trei aspecte ale fiecărui proiect:

• cât de multe cazuri adăugate în fila „afacerile viitoare“;
• cât de multe elemente asociate cu acest proiect este la tab-ul „în așteptare“;
• ca elemente legate de proiect, localizat în fila „Ordinea de zi“.

formulă - o funcție simplă a numărului, care verifică aceste trei file, și oferă informații cu privire la cât de multe activități legate de acest identificator de proiect. Această coloană vă permite să găsiți rapid proiectele fără sarcinile îndeplinite. Secvența „0 | 0 | 0 „indică faptul că este necesar să fie adăugați acțiuni la proiectul sau amâna.

„În așteptare“ și „Ordinea de zi“

În aceste pagini indică numele persoanei pe care ai nevoie de el, iar când ai cerut-o, se aplică oricărui proiect. Dacă întâlnesc în mod regulat cu persoana respectivă, atunci este trimis la „ordinea de zi“. Când îl vezi doar ocazional, apoi se adauga la „în așteptare“.

incubator

Într-un interviu, Allen a spus că, dacă orice proiect pentru o săptămână nu și-a mutat o iota, o trimite la „Incubatorul“. Ideea este simplă: dacă nu faci un proiect în mod regulat, apoi scoateți-l din listă, care este în mod constant pe mintea. Din cauza acestui proiect este o mizerie și, în consecință, există o barieră psihologică pentru punerea în aplicare a cazurilor importante.

În fiecare săptămână, uite în „Incubatorul“ și fie modifica starea proiectului privind „activ“ sau nu-l atinge, sau complet eliminate.

săptămânal de revizuire

Această filă vă ajută să vă asigurați că dvs. liste de ajutor pentru a îmbunătăți viața personală și de afaceri. Deci, trebuie să examinați în mod constant aceste liste și păstrați-le curent.

„Spicuiri“ poate consta în întrebări și idei pentru reflecție. De fapt, această listă de elemente declanșatoare unice care amintesc de necesitatea proiectului. De asemenea, ajută pentru a verifica dacă încă îndepliniți obiectivele pentru scopuri.

proiecte finalizate

Dacă trebuie să amintesc rezultatul unui proiect, pentru a ajuta la foaia. Și chiar dacă știi ce proiectul sa încheiat - de exemplu, ai aruncat - că uneori este util pentru a afla când ai luat această decizie.

«Google Spreadsheets“ Funcții utile

notițe

Ele pot fi folosite în mai multe moduri. Unul dintre ei - să scrie toate cazurile posibile viitoare pentru un anumit proiect. Apoi, le puteți copia direct în lista „afacerile viitoare“, adăugând data de finalizare dorită.

Notele sunt de asemenea utile pentru scopul lor intenționat. Adăugați note la statutul proiectului, pentru a sărbători repere importante și se adaugă informații utile.

Pentru a adăuga o notă, faceți clic dreapta pe celulă și selectați „Inserare notă“.

Comentarii

Observațiile, în contrast cu notele sunt în mod automat hyperlink-uri formatate, care uneori pot fi utile. Numărul de comentarii afișate pe fila foaie din partea de jos. În plus față de comentarii, puteți colabora cu alți utilizatori. Ei adauga note similare.