Non-evident, dar mod de lucru pentru a reduce timpul de lucru cu e-mail

John Smith (Jon Smith), implicat în suport tehnic MailChimp, prin încercare și eroare a condus la tine formula perfectă pentru e-mail. În primul rând el nasozdavali multe dosare, iar apoi șterse fiecare, dar nici una dintre aceste abordări nu a funcționat. Și apoi a venit destul de un alt sistem.

În ciuda faptului că răspunsurile la scrisorile ocupă aproape locul central în lucrarea sa, el a fost capabil să reducă timpul petrecut pe diverse activități cu e-mail, până la șase ore pe zi. El a constatat că, chiar și atunci când cutia poștală a fost de rupere de la e-mailuri, câțiva pași simpli pot schimba în mod dramatic situația.

Ceea ce nu este în valoare de pierdem timpul

După cum spune John, el a încercat mai întâi să clasifice literele și de a crea tot felul de dosare: pentru mesajele de la Șef, pentru informații privind diversele proiecte, mesaje, pentru care era necesar să se ia măsuri și așa pe. El a crezut că ar trebui să-l ajute pentru a economisi timp. Dar, de fapt, el a început să-și petreacă mai mult timp încercând să-și amintească un sistem de clasificare și mai puțin - cu privire la activitatea în sine.

De exemplu, am primit un mesaj de la șeful proiectului a fost de lucru pe, iar acest mesaj este, de asemenea, ma obligat să ia anumite acțiuni. În ce dosar ar trebui să fie plasat? Și ce erau șansele pe care le voi aminti unde să caute scrisoarea mai târziu?

John Smith

Deci, John a decis să scape de toate folderele, și de mail domnește un haos complet. Absența sistemului a fost prea complicat sistem mai bun. Apoi, John a decis să revizuiască din nou abordarea sa de a lucra cu e-mail. El a decis să sorteze scrisorile nu sunt pe subiect, și de tipul de acțiune, care au cerut să ia. Și iată cum să o facă.

Păstrați-l simplu

Pur și simplu plasați în dosarul „Inbox“ numai acele mesaje care trebuie sa raspunzi. Cele mai importante dintre ele, dacă nu poți face cu ei imediat, marcate ca necitite.

Poate părea contraintuitiv pentru tine, pentru că cele mai multe cazuri de ardere ar trebui să fie efectuate cât mai repede posibil. Este, și, uneori, într-adevăr necesitatea de a răspunde imediat la astfel de rapoarte. Dar marcarea mesajelor importante necitite, nu veți le pierd într-un nodul. De asemenea, din moment ce nu este necesar să se mute literele: ele rămân în dosarul „Mesaje primite“ și va atrage atenția asupra lor până când sunteți de până la tine ajunge la ele.

Eu încerc să fac acest lucru în cutia mea poștală nu se acumulează mai mult de 60-70 de mesaje de la un moment dat. Aceasta este exact numărul de litere, pe care le pot ocupa în condiții de siguranță într-o singură ședință.

John Smith

Creați-vă pentru un program permanent cu e-mail

În fiecare dimineață, John alocari oră încercând să curețe cutia poștală. După cum sa menționat deja, este de multe ori lăsat mesaje urgente „necitite“. John scanează rapid buletine de știri și mesaje interne ale companiei și răspunde la numărul maxim non-urgență Mesaje cu care el se poate ocupa într-o oră.

Când ora alocată pentru A început cu e-mailVenind la un capăt, John Smith nu se închide cutia poștală, dar acordă o atenție mult mai puțin. De îndată ce noi mesaje, el scanează rapid numele de conținut și expeditor, pentru a le da o anumită prioritate. Dacă un mesaj poate fi răspuns fără să se oprească pentru o lungă perioadă de timp de la alte afaceri, John face. Dar el începe să se angajeze în post din nou.

Spre sfârșitul zilei, John alocă încă 30 de minute încercând să-i dedice exclusiv de lucru cu e-mail. În acest moment el este angajat în scrisorile, care îl necesită orice acțiune: pentru a da aprobare, a scrie un răspuns detaliat sau de a lua orice decizie. Atunci el acordă o atenție la mesajele care sunt marcate ca necitite.

Am putea petrece mult mai mult timp pentru a lucra cu e-mail, dar aceste restricții temporare ajută-mă să se concentreze mai bine și să fie mai productivi.

John Smith

email-uri clasificam dupa tipul de raspuns

Pentru unele mesaje, John încă crea un dosar separat. Anumite scrisori pe care el nu marchează necitit, distribuie toate în două direcții. Mesajele care necesită orice acțiune sau un răspuns de la un coleg (nu neapărat de urgență), John a pus dosarul „Make“. Acesta este conceput pentru email-uri, care pot fi sortate în a doua zi sau mai târziu, în săptămâna.

Chiar și mai puțin urgente scrisori John se mută într-un dosar, „Read“. În plus, se folosește un filtru special care a pus în mod automat buletinul în acest dosar. Pentru a instala filtrul, trebuie să-și petreacă doar câteva minute, dar această acțiune simplă mai târziu vă va salva o mulțime de timp și efort.

Dacă utilizați această metodă, veți primi trei dosar activ, care diferă în funcție de gradul de urgență de răspuns la mesaje „inbox“ cu mesaje necitite, „Marca“ și „Read“.

Arhiva mesaje

Pentru orice altceva, John Smith folosește caracteristica mesajului de arhivare. Acest lucru îl ajută să curețe cutia poștală și capul de sarcini inutile.

De îndată ce am citit mesajul și să ia măsurile corespunzătoare, fie că este vorba o companie sau o expediție de știri, pe care am semnat, I arhivele.

John Smith

Dacă mesajul conține informații importante pe care John ar dori să salveze pentru viitor, marchează un asterisc arhivate mesaj, astfel încât acesta poate fi găsit mai repede.

Fiți deosebit de atenți atunci când decideți să ștergeți mesajul

John folosesc rar funcție pentru mesajele de ștergere. Este o lecție el a atras din practica reală. După ce Ioan a șters mesajul de la un coleg care conține informațiile la acel moment el nu a considerat că este important. Deja după ce angajatul a părăsit compania, John avea nevoie de informații din această scrisoare. Apoi a dat seama că el era în Hardcover.

După aceea am început să elimine doar acele litere care nu sunt tocmai utile pentru mine în viitor. Fără supărare, dragi colegi, care mi-a trimis un SIFCO minunat cu sigilii, dar acestea sunt mesajele și introduceți „coșul de cumpărături.“

John Smith

Pentru a ajunge la acest sistem, John Smith a încercat mai multe abordări diferite, care au dovedit suficient de eficace pentru el. El a testat metodele utilizate de către alte persoane, dar în curând a dat seama că trebuie să încerce altceva. Ioan a ajuns la concluzia că orice sistem funcționează numai atunci când se potrivește bine în ceea ce privește locul de muncă special.

Încercați această metodă sau să caute ceva diferit. Ați putea fi capabil să găsească o modalitate de a petrece de a lucra cu e-mail este chiar mai puțin timp.