De rutină - o privire proaspătă la sarcini de administrare
Productivitate / / December 23, 2019
De autorul:
Unul dintre cititorii nostri regulate, James Zhukovsky, a dezvoltat propriul sistem de management de activitate și prioritățile numite „de rutină“. Cu ceva timp în urmă, când am vorbit despre sistemul meu de management de activitate, Jacob oferit să-l citească carte și a discuta metodologia propusă. Am promis că va face acest lucru, și, desigur, promit. Am vorbit cu Iacov și a decis să împartă cu cititorii stabilite metodologia Lifehacker. Imediat și-a exprimat opinia lor - tehnica este interesant, există multe boabe raționale, deși problemele suficient. Dar în cazul în care acestea nu există? Orice persoană care este interesat de sarcinile de management - ar recomanda foarte să se familiarizeze. Cartea lui James I, de asemenea, foarte plăcut. Aceasta nu este o publicație profesională. Este doar povestea crearea și utilizarea dezvoltat de sistem Yakov. Cartea nu este mare, așa că am recomanda să o aloce o oră pentru a citi. Deci - o nouă perspectivă asupra sarcinilor de gestionare. Sistemul „de rutină.“
Cine poate beneficia de acest sistem?
- Pentru toți cei care fac liste.
- Toți cei care experimentează o problemă prioritară.
Cum a făcut acest sistem?
Am dat seama că am nevoie de un sistem care ar putea ajuta la eficientizarea fluxului nesfârșit de cazuri și proiecte, și ar trebui să fie:
- destul de simplu
- suficient de flexibil
- Ea nu are nevoie de o mulțime de efort
- Ajută să acorde prioritate rapid
Pentru aceasta a fost necesar să se re-citit o mulțime de cărți despre managementul timpului. În ele am găsit un răspuns de înțeles, clar la întrebarea „cum să se stabilească prioritățile noastre?“. Dar, bazat pe ideea, care a dezvoltat treptat într-o metodologie M-am născut pe informațiile primite. I apel metodologia „de rutină“
Odată ce am observat o bucată de hârtie, cu un plan pentru săptămâna. Leaf a fost căptușit cu mai multe coloane. Prima coloană ─ situații de crizăÎn al doilea ─ rutinăÎn al treilea ─ viitor de rutină și în al patrulea ─ idei. Mai târziu a adăugat la lista de altă secțiune ─ goluri.
Am început să mă gândesc de ce am fost o astfel de direcție? Și am realizat - așa că am putea face o scurtă trecere în revistă a planurilor. Am fost în stare să vadă clar ce este necesar să se implice și că într-adevăr necesar. Apoi am dat seama pe mine. La urma urmei, este aceleași priorități!
Ce este de rutină
Gândindu rutina, am dat seama că, de regulă, sarcinile au propriul lor interval de timp, ceea ce înseamnă că acestea pot dezvolta într-o problemă. A devenit clar că este important să existe o listă de proiecte viitoarePentru a pune timpul lor în rutinăproiecte și, astfel, îi împiedică să stea în probleme.
puțin schimbându-și numele, am primit următoarele secțiuni:
- Probleme.
- Rutină. (Lista de proiecte și sarcini)
- Viitoarele proiecte.
- Obiective.
- Idei.
Am început să se gândească la intervalul de timp al acestor secțiuni. De exemplu, în cazul în care aceasta este o problemă, cât de mult timp va fi petrecut pe ea, imediat ce am pentru a finaliza o sarcină sau un proiect? Deci, în următorul interval de timp:
- ─ problema este că nevoia supersrochno de a face astăzi, chiar acum. Într-un caz extrem, mâine.
- ─ rutină care trebuie să fie făcut astăzi sau mâine, în general, în această săptămână.
- Raza de acțiune viitoare proiecte ─ pot fi foarte larg. Dar, de regulă, ceva ce se va întâmpla asta sau luna viitoare.
- Obiectivele pot fi în acest an sau în general poate să nu fie.
- Ideile pot sau nu pot fi deloc.
De exemplu, primiți un proiect de lege privind costurile de electricitate. Ai încă o lună înainte de a veni „roșu“ proiect de lege. Deci, în timp ce se poate pune în listă aproximarea proiecte. După câteva săptămâni, va trebui să-l muta în lista proiecte. Dar, dacă nu face acest lucru în timp, scorul dvs. va primi energie electrică în listă probleme.
Intervalul de timp poate fi întotdeauna schimbat de unul singur, care este pentru cineva pentru a identifica problema poate varia de la o oră până la o săptămână. Totul va depinde de ritmul și intensitatea vieții, precum și pe situații specifice.
Astfel, evenimentele din calendar, proiecte viitoare, o listă de proiecte și o listă a tuturor problemelor este o rutină!
Asta este tot ceea ce necesită o acțiune acum sau în viitorul apropiat și, în cazul neîndeplinirii atrage după sine consecințe negative. De exemplu, ați ignorat factura pentru energie electrică, iar apoi va trebui să plătească lui fin +, cel mai bun caz. Iar dacă opriți de energie electrică?
concluzii:
- proiecte de rutină Acestea sunt proiecte care au un impact negativ în cazul în care nu sunt performante.
- Idei și obiective, de regulă, nu conduc la consecințe negative și, în acest sens, nu fac parte din rutina.
De exemplu - ai venit cu ideea de a plăti factura pentru energie electrică pe Internet. Dar, după ore lungi de la calculator, începe să înțeleagă că nu este posibil să se facă. Deci, nu ați plătit factura și timpul pierdut.
De aceea este atât de important să învețe să se separe ideile și obiectivele sarcinilor și proiectelor de rutină.
sarcini și proiecte de sortare
Arată figura cum am sort meu de intrare. În mod normal, sortarea mi durează 15 minute. Uneori, eu nu se potrivesc în sistemul de săptămâni, și, uneori, eu lucrez cu ea în fiecare zi. Ei bine versat inclus în fiecare zi, dar nu esențial - principalul lucru pe care proiectele tale nu se transformă într-o problemă.
Toate dosarele partajate:
- calendar
- arhivă
- idei
- goluri
- proiecte viitoare
- proiecte
- probleme
Există șapte domenii în care există sarcini și proiectele noastre. Eu nu pun „vizita de medic“, în proiecte. Dacă am o dată și oră, și pentru mine va veni numai în momentul în care acest eveniment am zanoshu doar calendar.
Deci, avem de-a face liste: probleme, proiecte, se apropieproiecte + Calendar, aceasta este rutina. Stand liste idei și goluriSă uite la ce?
Lucrul cu liste de idei și obiective
Cum pot identifica că în fața mea idee sau poartă? Eu doar mă întreb: „Ce se întâmplă dacă nu, niciodată?“ Și dacă răspunsul este „Nimic,“ Eu trimit în condiții de siguranță această sarcină în listă idei.
Acesta ajută:
- Nu descărcați liste de
- Nu încărcați creierul
Acum, uita-te la poza cu idei și obiective
Ideea poate să crească în poartăȘi scopul de a intra în liste de proiecte. Cum funcționează și de ce are nevoie?
AIMS idee
Pentru ideea a lovit obiectivele sunt foarte importante pentru a înțelege valorile și principiile lor.
Trebuie să înțelegem de ce ai nevoie de ea. Deci, trebuie să te întrebi cât mai multe întrebări. Acestea pot fi întrebări de un astfel de plan de ca:
- Ar putea afecta acest lucru în mod pozitiv asupra rutina mea de zi cu zi?
- Poate nu mă face mai liber?
- Poate mă face mai fericit?
- Poate ca ceva să îmbogățească viața mea? (Spiritual, fizic, financiar)
Dacă răspundeți-vă, de ce ai nevoie de ea, și va fi o idee foarte util, atunci puteți muta în folderul țintă.
Proiecte de goluri
Folder goluri I constă din mai multe sub-foldere. Primul dosar este noul gol, atunci scopul lunii, atunci suprafața vieții și gol, apoi executat. Se pare ca acest lucru:
În primul rând trebuie să văd noul meu obiectiv care se referă la zona. După noul meu gol a venit în listă, să zicem „munca“, se poate sta acolo, cel puțin până la începutul lunii viitoare. De îndată ce noua luna vine voi decide ce listele mele ( „locul de muncă“, „acasă“, „familie“) Vreau să mă mut la lista obiectivul lunii.
Să presupunem că ați format o nouă listă obiectivul lunii. Foarte bine, dar există încă un pas important pentru a pune sarcina pe lista din lista de proiecte. Ai nevoie pentru a încerca să înțeleagă cum puteți obține ceea ce vrei. În măsura în care este posibil. Să presupunem că ați decis să cumpere o banda de alergat. Înainte de a pune această sarcină în proiect, asigurați-vă că acestea sunt în vânzare, aveți un loc pentru a pune este că știi unde să-l vândă, cât costă și aveți bani. Dacă nu răspunde la aceste întrebări, atunci obiectivul va fi pentru o lungă perioadă de timp situată în lista de proiect și nu se mișca. Dacă răspunde la aceste întrebări, puteți pune această sarcină (proiect) Lista de proiecte și este ușor să se determine prima etapă a proiectului.
cu listări de locuri de muncă de rutină
toate doar aici. O dată pe săptămână, puteți rula pe scurt prin proiectele viitoare. Ai nevoie pentru a înțelege atunci când timpul acesta pentru unele sarcini pentru a muta în lista de proiecte.
Lista problemelor este cel mai important, dacă există ceva acolo, atunci ai nevoie pentru a decide chiar acum \ astăzi este de fapt prioritatea dvs. №2 (prioritate este №1 calendar). Nu te teme, în lista de probleme nu este atât de mult și de multe ori vor avea probleme. Rămâne o listă de proiecte. I constă din două dosare. Proiecte de intrare și de proiecte active. În proiectele de intrare definesc primul pas al proiectului, de exemplu, suna Banca. Și apoi am pus-o la proiectul activ. Asta e tot.
Nu voi detalia aici pentru a picta, care mă ajută să se efectueze sarcini și proiecte, dar puteți merge la site-ul meu și gratuit carte de descărcare.
moale
Eu folosesc Evernote pentru a menține sistemul. De ce această alegere? Acest lucru este din două motive.
În primul rând. Am trecut printr-o mulțime de diferite manageri de sarcini. A devenit clar faptul că sistemul trebuie să fie destul de simplu, astfel încât ea ar putea folosi fără un computer. Evernote - este doar un notebook, pe care am fost complet mulțumit.
În al doilea rând. Am dat seama că, pentru a îndeplini anumite sarcini și proiecte, nu am nevoie de interfețe de todo atât de mult cu capacitatea de a pune o căpușă, dar capacitatea de a scrie și de a adăuga informații la fiecare proiect. Aceasta este - să caute răspunsuri la întrebarea „cum“ și „de ce“. Și cred că doar ceea ce este primul pas. În plus, de regulă, aproape toate sarcinile și proiectele sunt umplute cu materiale de proiect, care sunt asimilate perfect Evernote.
rezumat
Deci, ce avem? Acest sistem vă permite să elimine rapid de intrare. Nu este necesar să se strecoare în lista de proiecte, deoarece este clar și evident că există idei și obiective care nu fac parte din rutina de zi cu zi. Nu cred că ignorăm idei și goluri. Dimpotrivă - sistemul poate atinge mai multe goluri, deoarece există o concentrare asupra a aduce idei și obiective la starea performanței lor actuale.
concluzie
Nici un sistem, inclusiv a mea, acest lucru nu este un panaceu pentru toate problemele. Nu există nici o cheie secretă.
TM este doar o oglindă a caracterului tău. Dezvoltați un caracter și valoarea timpului.