Cum de a opri fluxul de sarcini de intrare și de ordine în afacerile
Productivitate / / December 23, 2019
Cu câteva zile în urmă, cu o cunoștință, o discuție pe tema sarcini de lucru de management. El a pus întrebarea - „În fiecare zi am primit sarcini mai mult decât pot realiza. Numărul de sarcini în așteptarea tuturor creșterilor și crește și crește haos. Cum să-l oprească? „Întrebarea este relevantă pentru mulți. Mulți sunt familiarizați cu sentimentul de neputință experimentat de oameni sub atacul a sarcinilor primite și tot mai mare, pentru a-do list. Aici sunt 5 pasi pentru a iesi din haos.
Consiliul №1 - Oprește-te ...
1. sau mai degrabă... Oprește fluxul de intrare. Pentru a înțelege mecanismul de lucru, este necesar să se înceapă să se oprească. Tu nu va fi capabil de a rezolva problema, atâta timp cât acestea continuă să vină la tine un torent. Deci opri fluxul. Nu accepta noi sarcini și să ia o pauză. Această oprire nu numai că va permite să demontați cu ușurință lista actuală, dar, de asemenea, să se concentreze doar pe acest lucru. În general, sala de consiliu 1 - Collect toate sarcinile într-o singură listă, și nu iau lucrurile noi pe care încă nu a pus pe listă. Notă - do list este „drept“ atunci când știi tot ce trebuie să faceți este să se simtă un anumit control și mulțumiți de ei înșiși. Ultimul punct este cel mai important. Aceasta nu este o glumă. Ai nevoie să recâștige un sentiment de satisfacție.
Și să înțeleagă - lumea nu se va prăbuși, iar compania nu se va prăbuși dacă ați retras pentru câteva zile.
2. Costurile de timp Rata. Următorul lucru de făcut este de a estima cât timp va dura pentru fiecare sarcină. nu este necesară o mai mare precizie a evaluării. Vot „cu ochiul liber“. Principalul lucru pe care ai putea înțelege - cât de mult timp ar trebui să fie cheltuite pentru a finaliza toate sarcinile din listă. Se poate întâmpla că, potrivit estimărilor preliminare, întreaga listă, veți avea nevoie de 2 luni de timp net de lucru. Dacă aceste sarcini nu sunt distribuite în timp, astfel că într-adevăr le poate îndeplini, atunci lista este absurdă și necesită optimizare.
3. lista Optimizați. Nu este o chestiune simplă. Pentru un singur motiv - pentru a optimiza nevoie de o evaluare serioasă și critică a cazurilor lor.
- Dă altora tot ce le pot face fără tine. Există îndoieli? Crezi că poți face mai bine? Da încă și a pus un memento pentru control.
- Grupa sarcinile. Ia timp pentru a procesa apelurile de e-mail și telefon. Faceți lucruri similare într-un rând. Acest lucru economisește timp.
- Pune tot ce se poate face mai târziu. Chiar și lucrurile asociate cu clienții pot fi transferate. Pur și simplu aranja. contacte Alocare cu clienții mai uniform. Schimbați datele în cazul în care acest lucru se poate face. camera-te gratuit de manevră.
- Eliminați tot ceea ce a pierdut relevanța. Nemilos ucide sarcini, oportunitatea care este îndoielnică.
4. Efectuați activități în ordine. Sortați lista de sarcini de la cel mai mic la cel mai mare. Acest lucru înseamnă că la început merge cel mai scurt timp de afaceri. Asigurați-vă toate lucrurile care necesită mai puțin de 30 - 40 de minute. Fa-le succesiv până la sfârșitul anului. Uita de orice altceva. În cazul în care pe termen scurt problema, vizualizarea lista okinte. Cu siguranță el a devenit mai real și poate lucra cu ea. Poate puteți relua chiar și fluxul de sarcini. În orice caz, planul de toate sarcinile rămase, astfel încât să sunt aproape 100% probabilitate de ei au fost în măsură să efectueze ca programate. Și chiar și creați-vă o rezervă de timp până la 15-20% din timpul necesar pentru a rezolva problema. Cine mai bine neterminat decât remake-ul.
5. Spune „nu“ planificare greu. În orice caz, nu limitează strict timpul și termenul limită pentru sarcina. Acum, planificarea rigidă este dușmanul tău. Planificarea strictă în mod eficient într-o situație de control relativ stabil. Acum, totul este foarte șubredă. Așa că vă dau timpul și proporția libertăților. Nu conduceți creierul în cadrul. În caz contrar, te întorci de unde ai pornit. Aveți nevoie de calma, măsurată pentru a efectua sarcina din lista în timp util. Încă o dată - în ordine. Nu manipulați sarcina până când ați terminat cel anterior. O sarcină la un moment dat.
Cel mai important - să înțeleagă și să accepte faptul că nu vă puteți permite să se oprească și să-mi afacerile în ordine.
Cinci dintre pașii de mai sus s-au dovedit eficiente în practică. Ele sunt eficiente pentru a „stinge incendiile“ și „greblarea resturi“, dar are nevoie de lucru care urmează să fie construite astfel încât să nu apară că astfel de situații. Crezi că trebuie să faci să nu ducă la extrem?