Cum de a crea sistemul perfect de management de activitate
Productivitate / / December 23, 2019
Dedicat tuturor celor care sunt pasionati de viata, are un plan ambițios, și interesele extinse ale unui număr mare de sarcini de zi cu zi.
La un moment dat un subiect de management de activitate ma fascinat cu capul. Am început colectarea de tehnici si sfaturi. Fiecare am luat ceva care funcționează exclusiv pentru mine. Am încercat să pună în practică toate excesul este tăiat. Rezultatul a fost un sistem pe care vreau acum să prezent pentru examinare. Dar tine minte - singurul sistem ideală, acesta nu poate fi decât cel care este convenabil pentru tine.
- Ar trebui să fie ușor.
- Nu ar trebui să ia prea mult timp pentru a lucra cu ea.
- Nu interveni, și o mai bună asistență în planificarea, atât în ziua și anul. sarcinile de planificare și management în curs de desfășurare trebuie să fie unite.
- Ar trebui să ajute memento-uri, să fie întotdeauna la îndemână și vă permite să luați notițe.
- Aceasta ar trebui să acopere toate domeniile vieții mele.
- Aceasta ar trebui să ajute la „uite în jurul valorii de“ toate provocările actuale și viitoare. În această structură trebuie să mă stabilit.
- Datorită sistemului, trebuie să știu exact ce și când fac eu, sistemul ar trebui să fie suficient de flexibil.
Sistemul de management al sarcinii este format din 3 elemente principale: grupuri structura de sarcini (dosare, copac dosar, context), reguli de gestionare a activităților și a instrumentelor care toate acestea ajută.
Pot spune cu siguranță - Am încercat totul pe tema programului. Pe Windows exact totul, de la sarcina de lider și PIM Essential, la mai puțin cunoscute, cum ar fi Chronos. Pe Mac toate având capacitatea de a sincroniza între dispozitive. Reziduul uscat - 1 program. Se numește My Life organizate. Programator semenii si umnichki. Există un program pentru o lungă perioadă de timp, iar fiecare versiune nouă place mai mult. Pentru mine un avantaj imens în acest software este abilitatea de a configura sistemul pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră complet. În acest caz, nimic complicat despre asta. Cu alte cuvinte, această platformă vă permite să creați orice probleme ale structurii și să respecte reguli de management. Ei bine, de sincronizare, desigur, cu toate dispozitivele și cross-platform. Păcat numai este nici o versiune pentru Mac (iOS este). O introducere mai detaliată a My Life organizate Plec cu tine. De la mine doar recomanda.
De asemenea, folosesc Evernote pentru stocarea note și materiale în vrac. Managerul Mind pentru planificarea. Calendarul - un nativ al Mac. Microsoft Project - pentru planificarea și gestionarea proiectelor mari, mai ales pentru muncă.
În multe tehnici, cum ar fi GTD si Agile rezultate, oferta de sarcini împărțite în dosare în conformitate cu sferele vieții. Mi-a placut ideea, dar pentru mine a stabilit că nu voi avea mai mult de 5 foldere de nivel superior într-un dosar de timp pentru note + + Primite. Înainte, am fost doar 2 dosar - de lucru și privat.
Structura mea actuală de nivel superior:
- Primite.
- muncă
- dezvoltare
- casă
- Ironman
- website
În opinia mea, cea mai ingenioasă introducerea GTD a devenit directorul Inbox și regula - nu păstrează sarcina în minte. Am început să urmeze această regulă strict. Sarcini, chiar și mici, idei, note, doar un gând care ar putea veni la îndemână - totul este înregistrat. Inițial, toate intra in Inbox. La sfârșitul zilei, eu pot face din blocajul și distribuie toate folderele.
Folder „de lucru“, „Dezvoltare“ și „Casa“ se găsesc în structura timpului. De asemenea, un maxim de 2, rezervată pentru acele zone sau proiecte care ocupă cele mai multe ori sau au o valoare ridicată în acest moment. Până în prezent, acesta este directorul asociat cu pregătirea pentru Ironman și directorul de proiect al site-ul meu. Nu Primite cred în top cinci.
De fapt, există un alt dosar. Se numește «lucruri regulate». Acest dosar conține toate sarcinile obișnuite. Sunt toate lucrurile care trebuie făcute zilnic, săptămânal și lunar. Astfel de cazuri includ: analiza foldere Primite, Într-o zi vizualizare dosar, definirea obiectivelor pentru perioada și etc. La momentul respectiv, organizarea sarcinilor obișnuite într-un dosar separat, ma ajutat să se obișnuiască cu noul comandă. Acesta este un instrument bun pentru a se organiza și de a dezvolta obiceiuri de lucru cu sistemul. Doar nu uitați să puneți memento-uri pentru sarcini. Ca o opțiune - pentru a face o problemă de acest gen în calendar.
Toate celelalte proiecte și sarcini sunt localizate în directorul rădăcină.
Este simplu și clar, fără explicații.
În întreaga structură de lucru principal - simplitate. Ar trebui să existe un număr mare de foldere și subfoldere. Nu mai mult de 3 niveluri. În caz contrar, sistemul devine greoaie inutil, și, prin urmare, încetează să îndeplinească funcția sa principală - de a ajuta în munca. În plus, structura voluminos extrem de ușor de a lucra cu dispozitive mobile.
Contextele sunt un lucru foarte convenabil. În esență, contextul indică o indicație specifică sau starea în care se execută sarcina. O sarcină poate avea mai multe contexte. Precum și structura de directoare, este important aici este simplitatea. Evitați contexte imbricate. Utilizați aceste contexte sunt utilizate foarte des și au un număr mare de sarcini.
- Toate sarcinile sunt introduse în sistem în momentul apariției. Capul lui nu a ținut. Introducerea sarcinilor numai în dosarul Inbox.
- Formularea problemei, în etapa de intrare, trebuie să fie lipsită de ambiguitate. Dacă numele nu este de ajuns, trebuie să explice - ce am vrut sa spun. Acest lucru este necesar, astfel încât să nu-mi amintesc ce trebuie să fac în această problemă, de exemplu, „Igor, raportul“.
- dosarul Primite este analizat o dată pe zi. Eu fac noaptea târziu.
- Pentru provocarea a fost mutat din dosarul Inbox, ar trebui să fie:
Asigurați-vă că:
- titlu clar
- Determinată timpul de plumb aproximativă.
- Ora de începere a sarcinii - atunci când sarcina apare în lista mea de a face.
Dacă este necesar:
- Note și explicații.
- Subactivități pentru a efectua procedura.
- Termen limită.
- Context.
- În cazul în care problema este scopul - să desemneze ca țintă.
- Data și ora de numire.
- Dependența de alte sarcini.
- Nu folosesc o matrice Eisenhower „Este important -. Urgent“ În cazul în care sarcina este scris Vreau să spun că este important. Dacă este o urgență - I sau imediat proceda la punerea în aplicare și cesionarii acesteia o anumită perioadă de timp.
- Ca o regulă, eu nu sunt limitate la momentul problemei. Subliniez cât timp va dura, doar pentru a estima timpul de planificare. Dar nu rigid. În cazul în care timpul este clar definit, numai dacă vreau să vă reamintesc de rigiditatea problemei frontierelor sau durata sarcinilor asociate cu alte resurse - de exemplu, o reuniune are o durată limitată.
- Probleme cu o anumită durată și timpul pus în calendar.
- Regula 3. Una dintre cele mai valoroase reguli Agile tehnici de rezultate. 3 obiective principale este ales în fiecare lună. Pentru fiecare săptămână, aceleași 3 goluri. obiective săptămânale ar trebui să conducă la punerea în aplicare a obiectivelor lunare. În fiecare zi sunt 3 obiective principale. Aceste obiective sunt în concordanță cu obiectivele săptămânale și să conducă la punerea în aplicare a acestora. Toate celelalte sarcini care zi - sunt secundare.
- Din nou. În fiecare zi, 3 obiective principale.
- Mai întâi efectua sarcini mici. Acest lucru este total contrar principiilor de management de proiect, dar funcționează perfect pentru mine. În acest caz, capul este liber de sarcini mici, atunci când majore.
- Sarcini pentru ziua stabilită de seara, a doua zi.
- Sarcinile sunt definite pentru o săptămână de duminică.
- Provocări pentru luna sunt determinate de al doilea număr.
- Revizuirea și analiza performanței și nu sunt efectuate o dată pe săptămână, în zilele de vineri.
- Într-o zi dosarul vizualizat duminica.
- Provocări în contextul „control“ sunt văzute în fiecare zi.
- Dacă mesajul primit necesită un răspuns sau o acțiune de la mine, dar mai târziu am fost postul ca o problemă în MLO.
- În cazul în care scrisoarea trimisă de mine necesită un răspuns din partea beneficiarului, am pus o copie a adresei MLO. Astfel, scrisoarea de asemenea, devine în sistem și primește context, „Control“.
- În dimineața zilei de viitoarea revizuire a zilei.
Asta e, probabil, tot. Un sistem simplu. reguli simple. Cum vă organizați sarcinile?
Vezi: Shutterstock