De ce ar trebui să revizuiască metodele de preparare a listelor de sarcini

Cum vom selecta prioritățile în lor de-a face liste? Evident, cele mai multe dintre metodele existente de elaborare a unor liste de sarcini bazate pe prioritate. Cu toate acestea, pentru mulți oameni care construiesc o listă pe un singur criteriu de prioritate, devine clar că sistemul periodic, în cazul în care nu permanent, dă eșec. Să încercăm să se uite la o modalitate de stabilire a listelor de sarcini în mod diferit.

Sursa problemei

Faptul că prioritățile sunt în continuă schimbare, inclusiv prin adăugarea de noi sarcini. În plus, într-un astfel de sistem nu este considerat un factor uman simplu. Cu toate acestea, lista de sarcini implică regularitate. Într-un interviu, David Allen, alfa și omega de productivitate, resurse date GTD Times, explică necesitatea de a renunța la fel de sarcini numai prioritatea parametrului. Acest lucru nu înseamnă că trebuie să renunțați la această opțiune, dar listele construite conform acestui criteriu, de prea multe ori „îmbinare“ din mai multe motive:

• Organizarea listei de priorități ale «A, B, C» sau «ridicat, mediu, scăzut“ de ieșire permite unui sistem inflexibil care nu este capabil să se adapteze la cursul real al evenimentelor.
• Sarcina cea mai mare prioritate la începutul zilei, până la prânz poate fi o prioritate scăzută pentru un număr de motive. De aceea, prioritatea de numire imediat după apariția unei noi sarcini ignoră simplul fapt că de multe ori sarcinile prioritare se schimbă în câteva minute.
• La stabilirea problema termenul limită nu este de multe ori luate în considerare perioada de timp, atunci când sunt cele mai productive.
• pe baza termenului limită sarcini prioritare de instalare nu include timpul necesar pentru a finaliza sarcina.

Dintre aceste teze ar trebui să fie adevăr de la sine înțeles: prioritățile relevante pentru sarcinile la începutul zilei de lucru, a pierdut aproape complet relevanța la sfârșitul zilei. Există vreun sens în Fielding prioritățile devreme în a doua zi? Imaginați-vă la sfârșitul zilei, atunci când sunt epuizate și doresc să ajung acasă. Nici o prioritate nu va face în acest moment să-și asume un alt proiect major. Prin urmare, lista de sarcini ar trebui să ia în considerare orele, atunci când sunt cele mai productive și capabil de a efectua anumite sarcini. Desigur, puteți continua să se schimbe prioritățile pentru sarcinile pe tot parcursul zilei, dar se contrazice elementele de bază ale productivității: pierdere de timp pentru organizarea muncii, în locul efectuării lucrărilor inacceptabilă.

O abordare alternativă

Mai degrabă, în viața reală, va decide ce să facă pe baza a patru criterii (în ordinea importanței fiecărui parametru):

• context. Ce se poate face în această situație specială?
• timp.
• rezistență.
• prioritate. Efectuarea unei sarcini va da cele mai bune rezultate?

Ca un exemplu, ia în considerare o situație tipică. La ora 10, primiți un mesaj de la direcția în care vi se cere să se ocupe de problemele de pe server. Raportul spune că ordinea este destul de important, dar știi că munca pe server poate produce non-funcțional, iar acum un număr mare de oameni sunt atrași de el. De asemenea, știți că spre sfârșitul tratamentului la serverul practic încetează zi de lucru. Și totuși știi că cel mai bine este de a face lucrezi noaptea, așa că de ce să nu transfere această sarcină seara, atunci când sunt cele mai productive și nu interferează cu activitățile altor persoane? După cum puteți vedea, adăugați parametri suplimentari în procesul de reflecție. O astfel de abordare pe lista de sarcini are nevoie cu siguranta mai gândit, dar dă la ieșire și un rezultat mult mai bun.

Și ce setări faci liste de sarcini?