„0 în afara“ - un sistem clar pentru a menține la zero Mesaje primite

E-mail la mulți este încă nici un instrument de lucru alternativă și suferință de zi cu zi. Cineva șapte scrisori de intrare, iar el este acum le dezasambleze rapid. Cineva are 46 de membri, dar, de asemenea, razgrebot pe zi, deoarece folosit. Pentru fiecare persoană există un anumit prag de intrare de e-mail-uri pe zi, cu care el poate face fără întârziere procesarea a doua zi și, în consecință, fără a provoca blocaje în electronice cutie. Puteți apela în pragul unui „natural“.

Dacă literele mai mult decât o persoană se poate ocupa, aveți nevoie pentru a schimba modul de abordare a e-mail-management. Acest lucru va crește pragul la valoarea cerută, în cazul particular. Ar trebui să fie capabil să proceseze 100 de scrisori pe zi? Deci, poți și 100, utilizați doar mail la metoda corectă. Ce? Cine va spune.

Singura indicație că o persoană care se descurcă cu e-mail este inclusă în cele din urmă la zero a zilei. Principiile cheie ale unei bune de prelucrare de intrare - înțelegerea că pentru scrisoarea în fața ta. Mai întâi trebuie să învețe cum să clasifice cu precizie scrisorile și știu ce să facă cu fiecare tip.

Toate mesajele primite pot fi împărțite în șapte categorii:

1. Nu este nevoie să răspundă, nu citește în mod necesar. Modul în aceste două litere: arhiva sau a șterge. Dacă primiți un buletin informativ regulat, care nu este citit, apoi fă-ți o favoare - atinge scopul. O acțiune în schimbul pentru a scăpa de zeci de astfel de scrisori în viitor. Vrem să învețe cum să facă față cu fluxul de e-mailuri pe zi? Cu mai ușor de manevrat fluxul. Nu-ți fie frică să dor de ceva important. Într-adevăr informațiile necesare pentru a vă ajunge într-un alt mod, și apare în fața ta încă cel puțin o dată.
2. Cu atașamente. Acest lucru poate fi o notificare de necesitatea de a plăti pentru ceva sau informațiile pentru activitatea curentă sau viitoare. Pentru aceste scrisori este de ajutor pentru a crea un dosar separat, dar fără fanatism. Este prea multe dosare? Simplificați. În scopul de a găsi ceva chiar atunci, nu am nevoie de o mie de dosare, precum și posibilitatea de a căuta caracteristici de utilizare Mailer.
3. Răspunde opțional. Răspunsul pare a fi nu este obligatorie, dar uneori dovadă de politețe. Apoi, continuați numai pe situația.
4. Cu timpul de plumb pentru revizuire. Este interesant de citit, dar nu neapărat. Încearcă să se refere la acest lucru și categoria anterioară cât mai multe litere. Aceasta este cheia pentru munca eficientă cu e-mail.
5. Trebuie să se răspundă astăzi. Totul este simplu: să ia un responsabil și acum, dacă este ceva cu adevarat urgent, sau la sfârșitul zilei de lucru.
6. Trebuie să se răspundă, dar nu azi. Frumusetea e-mail pe care ea nu a chat sau la telefon. Nimeni nu se așteaptă, și nu trebuie să se aștepte un răspuns rapid prin e-mail, dacă nu vorbesc despre asta în antetul mesajului. În cazul în care termenul de răspuns se numește o anumită zi sau te cunoști și știi cât timp aveți nevoie pentru a da un răspuns, apoi pune aceste litere în dosarul corespunzător. De exemplu, „Answer luni“, „Răspunde marți,“ și așa mai departe. Acum, fă-te o listă de verificare, în cazul în care există un element „e-mail proces dimineața, amânat pentru ziua de azi.“ În acest scop, deoarece există instrumente specializate pentru: RightInbox pentru Gmail, FollowUpThen.com și FollowUp.cc.
7. scrisoare Incomprehensible. Sunt scrisori care sunt dificil de a fi atribuite la oricare dintre categoriile. Nu se taie reflecții pentru a aranja cu astfel de scrisori se referă la una dintre categoriile de mai sus.

Pe baza acestei clasificări, avem nevoie de dosare pentru categoriile № 2, 3, 4 și 6.

Reguli de procesare eficientă a e-mail

• Se lasă timp de 30 minute, la sfârșitul zilei pentru a aduce inbox la zero. Este mai eficient decât încercarea de a răspunde imediat la fiecare e-mail. Oamenii nu multitask. Mai puțin de distragere și comutare - eficiență mai mare.
• Ce se poate face cu o scrisoare de urgență? Stabiliți-vă intervalul la care pentru a verifica casetele pentru a doua zi. De exemplu, o dată pe oră. Verificați caseta de disponibilitatea de scrisori urgente și importante, în cazul în care nu sunt disponibile, a reveni la locul de muncă. Amintiți-vă profita de e-mail: nu este un mijloc de interacțiune instantanee. Este posibil ca problema, care a fost menționat într-unul dintre e-mailuri care nu sunt urgente, fără participarea dumneavoastră va fi decis de la sfârșitul zilei, sau la sfârșitul zilei, veți obține mai multe informații, care va permite să rezolve problema mai repede și în mod eficient.
• În orice moment, atunci când nu verificați e-mail, păstrați plicului închis. Dezactivați notificările. Rid-te de numărul distragere a atenției contemplarea e-mailurilor primite. Acum ai un alt loc de muncă, iar timpul de e-mail nu a venit încă. În momentele de îndoială cu privire la corectitudinea acestei abordări, amintiți-vă: nu ești o centrală nucleară, dar chiar dacă ar fi, atunci supraîncălzirea reactorului v-ar fi raportat în orice caz, prin e-mail.
• Utilizați angajamentul lor în timp pentru a termina ziua de lucru pentru a accelera procesarea corespondenței. De aceea, este recomandat să dezasambleze jos inbox-ul la zero, la sfârșitul zilei. Aveți la dispoziție 30 de minute, și doriți să pună rapid capăt totul. De fapt, se pare un fel de joc, dar poți și intenționat e-mail de prelucrare geymifitsirovat.
• Păstrați-le scurt și la obiect.
• Fii pozitiv și prietenos.E-mailurile pot construi și distruge relații. În loc să rezolve chestiunile cu adevarat importante, uneori, oamenii încearcă să se rostogolească adversarul cel mai delicat și ascunse numit un idiot, și tot textul se bazează pe acest lucru. Nu este nimic ciudat în faptul, să-și exprime pozitiv lor a trimis o frază mică frumos în corpul e-mailului. prietenia ta va veni înapoi la tine, și corespondența va fi mult mai semnificativă și eficientă.
• Scrisori trebuie să greblă în ordine inversă. Și singura cale. Se pare că este mai logic să înceapă cu email-uri mai vechi, dar care este scopul nostru - zero, inbox-ul, ceea ce înseamnă că, înainte de sfârșitul zilei vom obține chiar și e-mailului prima ați primit. Dacă te faci o favoare și să înceapă să părăsească ultima literă a primit astăzi pentru mâine, întreaga procedură nu mai funcționează. De ce studiezi munca competente cu e-mail, dacă nu urmați regula fundamentală? Continua să lucreze ca înainte, și suferința.
• Deschideți doar literele necesare pentru a arhiva sau a șterge restul. Noi abonamente prea utiliza în mod abuziv la lucruri inutile (abonament Layfhaker, dimpotrivă, foarte necesar) și, ca urmare a obține mai multe informații decât pot fi citite. Cum se distinge literele dorite? Există un simplu, dar foarte eficient regula: deschis doar acele scrisori care sunt adresate unei anumite persoane, pentru tine personal. Restul - într-una din categoriile de mai sus, la începutul articolului cu privire la situația.
• Creați șabloane. De multe ori răspunsurile la scrisoarea destul de standard de, adică, să scrie același lucru. Observat că scris această frază de multe ori? Asigurați-un șablon pentru rapid copy-paste sau creați-l în serviciul de e-mail.
• Dacă mesajul este manipulat, și există încă timp, atunci trebuie să-l folosească rațional. Mergi la categoria numărul de litere 3, 4 și 6 și lucrurile puse în ordine acolo.

Acest manual, care se bazează, după cum ați spus, este un fel drept, este un mare plus față de mai multe sfaturi generale de lucru cu e-mail de la CEO LinkedIn Jeff Weiner. Nu ratați 10 sfaturi pentru a face cu e-mail de la Leo Babauta. De fapt, există mai multe modalități suplimentare stoarce maxim de e-mail. Încearcă să se aplice tehnici pentru ei înșiși, să analizeze rezultatele și nu uitați să lăsați în comentariile propriile sfaturi pentru a îmbunătăți eficiența de e-mail.