Cum să nu sperie clienții departe și parteneri: obiceiuri proaste atunci când scrieți e-mailuri
Muncă și De Studiu / / December 25, 2019
La locul de muncă, mulți oameni sunt literalmente atacat de un număr foarte mare de-mesajul e-mail, care trebuie în mod necesar să se răspundă. Desigur, este foarte dificil de a face față volumului de sarcini și fă-o corect. Cu toate acestea, există erori grave, care într-adevăr ar trebui să fie evitate.
Învață regulile de bază ale etichetei de scris e-mailuri nu au nevoie pentru a face scrisori transformat în capodopere literare. Este complet inutil. Dar dacă poți scăpa de obiceiurile care indică lipsa de profesionalism, afacerea ta va merge mult mai mult succes.
Ce erori grosolane la scrierea-mesajul e-mail sunt cele mai frecvente?
1. Abuz marcat „Urgent“
Dacă te porți ca un băiat în parabolă, care a strigat „Wolf! Lupii! „Și a pus toate literele într-un rând marcat“ Urgent“, încetează foarte curând să destinatari te ia în serios. Atunci când într-adevăr nevoie de un răspuns imediat, nimeni nu va acorda o atenție la aceasta marca.
2. informalitate excesivă
Alegerea maniere de comunicare depinde de calitatea relației dintre tine și o altă persoană. informalitate excesivă arată o lipsă de profesionalism.
Nu fi atent la semne de utilizare exclamare, Smiley, selecția de culoare de text, fonturi fantezie, slang internet și abrevieri. Ei pur și simplu nu vă va ajuta să creați imaginea unui angajat cu experiență.
De asemenea, să acorde o atenție asupra faptului că unii oameni nu înțeleg acronimele. Mai ales cu atenție pentru a alege tonul de comunicare cu străini și membri ai altor generații.
Nu uitați: scrisoare de afaceri Ar trebui să fie ușor de citit. Pentru a face acest lucru, utilizați fontul Arial, Calibri sau Times New Roman, setați dimensiunea la 10 sau 12 de unități. În ceea ce privește culoarea, cel mai bine este să rămână în negru.
3. ton prea rece de comunicare
În același timp, beneficiarul nu trebuie să simtă că el comunică cu robotul. Unele dintre scrisorile arata ca oameni reali ca în cazul în care, de fapt, acesta este un mesaj robot telefonic.
În cazul în care scrisoarea dvs. este văzut personalitatea, entuziasmul tau va ajuta la forma destinatarului o imagine pozitivă de tine, ca un interlocutor de afaceri. Principalul lucru - nu exagerati.
4. Abuzul de „Reply All“
Mesajele e-mail nu sunt destinate să le transforme într-un chatik confortabil. Dacă răspundeți la un mesaj, care este transmis la un grup de oameni înainte de a apăsat „trimite toate“, asigurați-vă că răspunsul este foarte interesant și necesar pentru fiecare grup.
5. Se transferă post fără aprobarea expeditorului
Acest lucru este cel puțin enervant. Și poate submina în mod semnificativ credibilitatea ta.
Nu contează ce ai trimis. Este posibil să doriți să trimiteți un mesaj la client seful tau, care se referă la client. Sau nu pot rezista tentației de a transforma în lanțul destinatarilor scrisorii care conține informații personale, colegul său. În orice caz, nu ar trebui să faci fără permisiunea expeditorului.
6. Trimiterea de copii ascunse de scrisori
Când trimiteți pe cineva o copie ascunsă a scrisorii în interlocutorului un gând: „? Și cine altcineva a trimis o copie“ Aceasta provoacă neîncredere și fecundează sentimentul că te ascunzi ceva.
Dacă doriți să trimiteți o scrisoare către cineva care nu ar trebui să fie prezent în lanțul de hamei, copiați și inserați textul într-un mesaj nou separat.
7. Formularea corectă a temei
În cazul în care câmpul „Subiect“ introduceți ceva de genul „Sunt eu“, „Bună ziua“ sau „Pentru informarea dumneavoastră,“ aceasta nu da destinatarului un indiciu cu privire la conținutul scrisorii. Ca urmare, este posibil ca mesajul dvs. nu va fi chiar citit.
Dacă efectua corespondenta de afaceri, Subiectul scrisorii dumneavoastră ar trebui să fie scurtă, încăpătoare și exacte. Dacă destinatarul înțelege imediat ce-l scrie, este probabil că va citi mesajul și să răspundă la ea mai repede.
8. Abuzul de mesaje personale
Glume, povești emoționante și citate motivaționale, uneori, vin foarte nelalocul. Dar, în cantități mari, ei obosesc repede de la destinatar. Do nu bombardează cutiile poștale mesajul lipsit de sens unui coleg, chiar dacă o faci cu cele mai bune intenții. Mai devreme sau mai târziu, destinatarii va șterge pur și simplu, astfel de mesaje fără a le citi.
9. pune-jos
Nu fi tentat să-și exprime într-o scrisoare către mânia dreaptă spre destinație, chiar dacă el merita o astfel de reacție. Chiar dacă sunt în așteptare pentru coletul pentru câteva luni. Doar nu o fac. Oamenii vor aminti mereu de a fi nepoliticos, și e rău pentru imaginea dvs. de afaceri.
În schimb, a scrie un mesaj pe care aveți de gând să vă trimită destinatarului furios, și lăsați-l pentru câteva zile în dosarul „Ciorne“. Apoi editați și să eliminați toate limbaj ofensator. Deci, va fi capabil să demonstreze profesionalismul lor.
10. familiaritate
Dacă știți foarte bine destinatarul mesajului, și, uneori, vă puteți permite unele complimente frumos. Dar dacă acest lucru este partenerul tau de afaceri sau client, salvați ton politicos restrâns de comunicare. Finalizarea de litere, cum ar fi „Ne vedem în curând!“ În acest caz, ar fi nepotrivit.
11. Folosirea adresei de e-mail prin absurd
Volănașe, adrese ridicole vulgare sau fățiș va atrage atenția negativă la destinatari. Dacă pur și simplu nu se poate parte cu cutia lui [email protected], apoi rewound pentru corespondența de afaceri cont separat.
12. Un număr mare de greșeli de tipar
Trimiteți mesaje de la telefonul dvs. nu vă scuti de obligația dumneavoastră de a verifica e-mailurile pe erori. Dacă faci mai mult de o greșeală de scriere în scrisoarea, nu te arăți de cea mai bună parte. Dacă aveți nevoie pentru a trimite un mesaj pe drum, este important să-l citiți cu atenție înainte de a trimite.
13. Trimiterea de mesaje dimineața devreme
Uneori, atunci când te trezești devreme și se simt destul de productiv, Ești tentat să se ocupe rapid cu corespondența de afaceri. Cu toate acestea, majoritatea beneficiarilor au atras atenția în momentul trimiterii scrisorii. Dacă trimiteți un mesaj la trei dimineața, atunci cel mai bun caz va lua în considerare un dependent de muncă, iar în cel mai rău - nu tocmai sănătos.
În cazul în care inspirația găsește noapte pentru tine, trebuie doar să salvați ca un proiect de scrisoare si trimite-l la orele de lucru.
14. Elaborarea de scrisori prea lungi
Cei mai mulți oameni pur și simplu a vizualiza mesajele pe care nu primesc o înțelegere în text. Păstrați acest lucru în minte în timp ce scris o scrisoare. blocuri mari de text fac dificil de citit, așa că împărțiți mesajul în paragrafe mici.
Utilizați liste. Ei vor face mesajul dvs., chiar mai ușor de citit. În plus, puteți selecta cea mai importantă parte a mesajului cu caractere cursive sau aldine.
Evita erorile descrise, și apoi puteți crea o impresie bună despre el însuși, care cu siguranță va contribui la cariera ta.