Cum de a trimite angajații în călătorii de afaceri fără documente: o experiență personală
Muncă și De Studiu / / December 25, 2019
Anastasia Bagrov
Oficiul Manager de Layfhakera. Organizeaza excursii la angajați.
Problema № 1. Sistemul de potrivire Clumsy
Fiecare excursie - este o grămadă de corespondențelor în care am acționat ca intermediar. La transmiterea mesajelor durează o lungă perioadă de timp, în plus, există o șansă de a obține confuz și de a face greșeli, mai ales atunci când mai multe persoane sunt de zbor.
Odată ce am înțeles greșit ofițerul și a fost de acord pe bilet nu este pe zbor. El a fost nerambursabil, astfel încât compania a trebuit să investească într-un al doilea bilet cu o dată validă și pierderi de aproximativ 10 de mii de ruble.
Cum de a rezolva problema
Rezumat: pentru a automatiza procesul.
Servicii de acest mâner sarcină pentru rezervare online de turism - am testat OneTwoTrip pentru afaceri. Acesta vă poate ajuta să planificați excursii, bilete de avion și de cale ferată cumpăra, hoteluri de carte. Pentru conectarea și utilizarea serviciului nu trebuie să plătească.
Încercați OneTwoTrip pentru afaceri
Serviciul poate fi folosit nu numai director și manager de birou, dar toți angajații companiei. Nici o limită privind numărul de utilizatori, așa că am încărcat imediat în profilul Layfhakera pe OneTwoTrip pentru datele de afaceri este tot cei care merg în călătorii de afaceri. Puteți adăuga manual sau XLS și fișier CSV. Pentru a face acest lucru în secțiunea „Salariați“ este un buton „de import“.
Atunci când adăugați un utilizator, puteți introduce imediat datele din rusă și pașapoarte străine, astfel încât să nu le bloca de fiecare dată din nou.
Pentru fiecare angajat, puteți seta limita de călătorie și să limiteze drepturile de acces. De exemplu, pentru a stabili o limită de o comandă și alegerea hotelului la trei stele. Atunci când un angajat se pensionează, profilul său este blocat. El nu poate merge la zona membrilor, dar întreaga poveste și raportarea pe ea va rămâne.
Acest lucru a simplificat foarte mult munca mea: angajat poate merge la zona membrilor cu parola, selectați zbor și de cazare și să le contabilizeze fără a plăti. Pentru a se potrivi biletele nu trebuie să trimită în capturi de ecran telegrama: Director al administratorului vede armura și ordinele tuturor angajaților din „Comenzi“.
Problema № 2. cheltuieli grele
Încercăm să planificați călătorii în avans pentru a cumpăra bilete on-line. Cu toate acestea, se pare că acest lucru nu este întotdeauna cazul.
Cum de a rezolva problema
Rezumat: salva pe bilete și hoteluri, cumpără-le printr-o organizație de servicii de turism online.
OneTwoTrip pentru afaceri asigură că biletele pentru reprezentanții companiilor costă la fel sau mai puțin decât pentru persoane fizice.
Economiile sunt realizate din cauza cifra de afaceri mare, și contractarea directă cu companiile aeriene și hoteluri.
Ofertele site-ului de aproximativ 2 milioane de opțiuni de cazare pentru a se potrivi cu diferite bugete: hoteluri, apartamente si pensiuni. Mai mult de 1000 cele mai populare dintre ele au propria lor relație cu OneTwoTrip pentru afaceri. În cazul în care clientul are nevoie de un obiect care nu este în sistem, serviciul îl poate semna la solicitarea contractului.
În cazul în care planurile sunt confirmate, iar călătoria este aprobat, biletele pot fi achiziționate în două clicuri. În cazul în care nu - anuleaza pur si simplu rezervarea. Toate companiile aeriene care operează carduri de loialitate, astfel încât să puteți continua să câștige mile. aranjează Serviciul de acțiune cu băncile: de exemplu, pot returna keshbek bonusuri pentru achizițiile prin card corporative.
Problema № 3. Lung ticketing și facturare
Atunci când biletele, iar hotelul a fost de acord cu capul, contactez compania aeriană și hotel pentru a obține factura de plată. Fiecare organizație politicile sale de plată pentru persoane juridice: undeva aveți nevoie pentru a scrie un e-mail, undeva pentru a umple în Excel-fișier cu detaliile companiei, undeva - formular pe site-ul web. Uneori, am avut de a apela în mod repetat, linia fierbinte pentru a obține documentele. Este nevoie de o mulțime de timp, și emiterea de bilete este uneori amânată pentru câteva zile. Unele companii și nu percepe o taxă pentru persoana juridică. În astfel de cazuri, este necesar să se refuze de cumpărare și căutați un alt zbor sau hotel.
Cum de a rezolva problema
Rezumat: să plătească pentru bilete și scorul hotelului unul la site-ul de servicii pentru organizarea de călătorii de afaceri.
Pe OneTwoTrip pentru afaceri I și alți lucrători care au acces adecvat, se poate rezerva și să plătească pentru bilete, iar hotelul este la fel de simplu ca persoane fizice. Întregul proces durează 2-3 minute: vă introduceți cabinetul personal, data sacrificării și de destinație și selectați zborul dorit. Date pașaport și numărul cardului de bonus, nu trebuie, ei trebuie să se încarce automat atunci când selectați un angajat din listă.
În plus, puteți crea un traseu dificil sau de a face aranjamente de călătorie mai flexibile. De exemplu, o zi acoperi diferite linii aeriene de dimineață de la Ulyanovsk la Moscova, „Aeroflot“, iar în partea din spate de seară la „Victory“. Acest lucru este permis deoarece serviciul online poate „lipici“ într-una bilete la ordin de diferite companii aeriene. Cu auto-organizare a unei excursii în caz în care ar dura mai mult timp: corespondența cu cele două companii aeriene, cele două conturi de plată, de închidere de două ori documente.
Plătiți pentru biletele și hotel de două moduri de a depune și de a folosi cardul de credit corporativ. Eu folosesc depozitul - aceasta trebuie să completeze în prealabil pentru orice sumă facturat în secțiunea „Cont“. Cumpărare are loc imediat, nu doar în orele bancare.
Dacă orice problemă, puteți contacta serviciul de asistență. Acesta funcționează în jurul valorii de ceas și să ofere asistență, chiar dacă o forță majoră a apărut în seara sau la sfârșit de săptămână.
Problema № 4. documente de închidere
Călătoria nu se încheie cu achiziționarea de rezervare de bilete și hoteluri. Mult mai mult efort este necesar pentru pregătirea documentelor de închidere. Ei au nevoie să ceară separat de compania aeriană și hotel, care le trimite numai în formă de hârtie. de origine de multe ori nu ajung la e-mail și se pierd. Acest lucru este văzut în perioada de raportare, așa că trebuie să căutăm urgent pentru o persoană de contact, care poate duplica documentele de închidere.
Cum de a rezolva problema
Rezumat: să încredințeze formarea de închidere a documentelor OneTwoTrip pentru afaceri.
În OneTwoTrip pentru afaceri cu facturi și ăsteia totul este mult mai simplu. În fiecare lună vom obține un certificat pentru toate serviciile și factura cu TVA pentru hoteluri, fiecare trimestru - un act de reconciliere. Toate facturile și rapoartele sunt stocate sub „Documente“. Puteți configura care angajații au acces la ele - secretar, contabil, manager. Documentele care nu au limite privind perioada de stocare în contul dvs. și sunt disponibile în orice moment.
Astfel încât
organizare de turism prin OneTwoTrip pentru afaceri Se economisește timp și bani. Serviciul vă permite să:
- abandoneze multe corespondențele cu companiile aeriene și hoteluri;
- negocieze direct cu capul într-o călătorie;
- rezervat opțiuni mai avantajoase pentru zboruri și cazare;
- emite bilete și un hotel timp de 2-3 minute într-un singur loc;
- să plătească bilete fără a aștepta factura;
- simplifica prepararea și stocarea documentelor de închidere.