Cum de a organiza spațiul de lucru și timpul în birou
Muncă și De Studiu / / December 25, 2019
D. CarnegieTotul începe de la locul de muncă.
Lucrarea începe de la locul de muncă și organizarea acestuia. Desigur, există excepții în formă de personalități creative și unice, pentru care problema nu este atât de important. Dar chiar și ei au propriul lor sistem de dezordine creatoare, deși ei nu recunosc. Cei mai mulți oameni lucrează pentru mese regulate în spațiul de birouri convenționale, iar următoarele sfaturi sunt destinate pentru ei.
desktop-
mediu de lucru adecvat stabilește mintea pe ritmul dreapta. Nu păstrați casa ta o mizerie, și tu știi unde este. În mod similar, la locul de muncă: totul trebuie să fie în locurile lorȘi nimic în plus, care ar putea distrage atenția de la sarcina principală.
Cum totul a început atunci când vin doar la locul de muncă? Cu un desktop. Și există, de obicei, teancuri de hârtii împrăștiate de papetărie, cani, unele Suvenirka inutile și praful de pe calculator. Și ce este starea internă a unor astfel de locuri de muncă? Neasamblat. Ești așa, desigur, nu vor fi luate în considerare, dar subconștientul a decis deja totul. Ce zici de realitate, cum ar fi tu. O conștiință a acestei idei a luat, și spiritul tău este deja nr.
În mod constant să păstreze desktop-ul în ordine. Începeți ziua cu un praf de ștergere, reglați iluminarea, face o notă de informații utile cu privire la autocolante, se spală ceașcă de cafea, umple dvs. calendar - setați-vă o stare de spirit de lucru. Acești pași simpli vor da energie pentru activitatea ulterioară.
Locul de muncă ideală - un instrument de lucru, iluminat confortabil, papetărie necesare și mobilier simplu pentru angajat.
Cum se lucrează: în picioare sau pe scaun? Tu decizi. Eu cred că stând mai bine, dar asigurați-vă că pentru a lua o pauză: plimbare, do mic antrenamentRespira aer curat, să se ridice la 2-3 etaje la etaj. Modul meu de funcționare: 45 de minute - o sarcină fără întrerupere, pauză de 15 minute, apoi 1:00 de funcționare continuă și la 15 minute de odihnă. Deci, construit zi de lucru.
Nu uita despre propriul dulap sau arhiva, pentru că fiecare angajat este întotdeauna acumulează dosarul său propriu de personal sau de hârtie fișier. De asemenea, într-un dulap pentru a stoca lucruri personale care nu doresc să-și etaleze. Fiecare raft și cabinetul trebuie să îndeplinească funcția lor și să nu se suprapună cu alte elemente. Deci, va fi mai ușor de a lucra cu documente și diverse accesorii.
managementul documentelor electronice
Marca backup-uri evoluții, documente, proiecte, informațiile de serviciu stocate pe computer și să le trimită la serverul companiei, sau nor.
Cât de mult efort și nervi oamenii petrec din cauza informațiilor pierdute! Computer prăbușit, spânzurat, cineva a șters accidental date importante. Nu repeta greseala și de a face backup-uri. Nu lăsa circumstanțele dumneavoastră și munca de control.
Nu instalați aplicații care nu sunt necesare, cele mai multe dintre operațiunile necesare sunt executate în pachete software standard. Dacă sunteți fluent într-un anumit instrument pentru locuri de muncă, cere îndrumare sau IT-departamentul de instalare, oferind un motiv pentru activitatea sa eficace în ea.
Un alt sfat simplu: încercați să rămânem la spațiul său electronic pentru ceva unul. Dacă vă bucura de serviciile „Yandex“, pentru a alege-le dacă servicii Google - lucru cu ei. Vei ști toate punctele forte și punctele slabe ale instrumentelor, și va fi, de asemenea, posibilitatea de a stabili rapid sistemul dvs. într-o nouă locație. Nu este întotdeauna o cursă pentru programe proaspete justificate.
Pe stația de lucru, creați ierarhia dvs. personale simplu electronice. Ar trebui, cât mai curând posibil, pentru a găsi toate documentul vechi. Acest lucru este important mai ales atunci când sunt necesare pentru a decide imediat ceva și uitați în cazul în care sunt stocate aceste informații.
Toate cele mai importante documente sunt scanate. lucrătorilor Multe conflicte între divizii apar din cauza unor lucrări importante pierdute.
planificare
Ați observat că, uneori, lucrarea se transformă în mămăligă: o mulțime de sarcini, conversații, întâlniri, controlul actelor. Și tu ești în abrupt nesfârșit. Se pare să funcționeze, dar poate fi numit cu greu de lucru. În spatele totul nu se poate vedea imaginea de ansamblu a ceea ce se întâmplă, și este una dintre problemele de performanță moderne: acțiuni au rezultate, de asemenea, dar ele nu sunt foarte vizibile în rutina.
Pentru acest lucru nu a fost, aceasta trebuie să fie planul de activitate și activități pentru a doua zi, săptămână sau chiar o lună.
Cele mai multe utilizări notebook-uri sau jurnale. Da, este bine, dar hârtia - „RAM“, întreaga cifră de afaceri este stocată în el, dar informațiile de bază se pierde în abundența de pagini. Notebook sau jurnal - acesta este un mod arhaic de planificare. În jurnalul pe care nu se poate vedea imaginea de ansamblu a evenimentelor, fără să realizeze atunci când este mai bine să faci un singur lucru, dar când celălalt, și va fi, de asemenea, posibilitatea de a dor de orice eveniment important. Nu există nici o modalitate de a extrage datele necesare și să efectueze o analiză cuprinzătoare. Imaginați-vă cât de mult să răsfoiască paginile pentru a se potrivi cu informațiile de care aveți nevoie.
Acum, există multe aplicații și servicii on-line pentru organizarea timpului lor de lucru. Crede-mă, acest lucru trebuie să fie abordate în cazul în care doriți să fie productiv, indiferent de situația și starea de spirit. Pentru a-do-list astăzi - totul pentru sarcinile eficiente și managementul timpului.
Eu folosesc sistemul în contextul planificării mediului Outlook Gleb Arhanghelul. Ce-mi place la ea: simplitatea și eficacitatea instrumentului, aplicația familiară, care combină un calendar, sarcini și de e-mail într-un singur spațiu de informații, integrarea cu aplicații de birou. Acest sistem de planificare poate antrena orice angajat pentru o perioadă scurtă de timp.
Iată câteva sfaturi pentru organizarea timpului de lucru:
- Planul de flexibil în contextul mai degrabă decât un hard-legat la momentul respectiv.
- Învață să înțeleagă că cel mai important și ce nu.
- Este ușor de o parte, cu treburi minore.
- Apreciați de calitate efectuat de timp, mai degrabă decât a lua timp în sine.
- Spune-te și pe alții „nu“ când ai nevoie de ea.
- Începeți ziua cu sarcini dificile și neplăcute.
- Când aveți de gând să sarcini și proiecte de lucru, le-a pus termene.
Tehnica psihologic puternic - este eliminându-se, sau sarcina finit pus în fața ei o căpușă. Acest lucru vă va da o energie internă suplimentară pentru a obține rezultate foarte bune. Vei vedea că totul nu este în zadar.
Lucrul cu e-mail
Cum de a organiza lucrul cu e-mail-ul?
În primul rând, este necesar să se stabilească timpul de a lucra cu ea pentru a reduce numărul de întreruperi. Acest lucru se realizează cel mai bine în primele ore ale dimineții, când sarcinile încep să se formeze, iar în după-amiaza, atunci când este necesar să se verifice modul în care merg lucrurile.
În al doilea rând, ambiguitatea scrisorii, nu este necesar să se răspundă imediat. Trebuie să te gândești lucruri prin: tratament, construirea de răspuns, pentru mai multe informații. Încearcă să faci astfel încât subiectivitatea este cât mai mic posibil. Uita de un răspuns rapid, toate obișnuiți să facă în rețelele sociale.
În al treilea rând, nu supraîncărcați textul unei scrisori de informații, care este de înțeles numai expeditorului. Încercați să răspundeți pe scurt și succint, cântărind fiecare cuvânt. În această eră digitală, este foarte important: nimeni nu vrea să treci printr-o concluzii unice.
Și, în sfârșit, nu uita eticheta: adresa destinatarului, stilul de scris, informații cu privire la caz, datele de contact. Aflați compilarea litere, analiza a ceea ce este scris, și regulile de tratament.
instrument suplimentar
Ce altceva ajută munca mai eficientă, deci este tablă. Un instrument indispensabil, mai ales atunci când vine departamentul acces de nebunie sau soluții la probleme serioase cu etape intermediare.
În activitățile mele profesionale ale consiliului a fost un accesoriu al mediului de lucru. Este util din punct de vedere al economisirea hârtiei. Nu o să crezi cât de mult este cheltuit pe foi de explicații idei și soluțiile lor.
Prin gândire vizuală (este deloc), oamenii pot desena împreună pe tablă, explicând gândurile lor și de a oferi cea mai bună soluție la această problemă. Toată lumea poate vedea totul și să înțeleagă.
Aș adăuga că munca mea muzica ajută. Acesta are un efect pozitiv asupra performanței mele, mai ales atunci când trebuie să lucreze cu sarcini monotone pe computer sau pentru a înregistra un set mare de documente. Și, în general, este bun pentru a începe dimineața cu o muzică pozitivă. Dar nu-l includ toate, amintiți-vă: nu ești singur, cineva va interfera doar cu muzica.
Și ce instrumente suplimentare pe care le folosiți în munca ta?