Cum de a organiza un eveniment rece pe cont propriu
Sfaturi / / December 19, 2019
romi Stankevich
Producator de evenimente din coworking "tabel».
Vreau să organizeze un eveniment tine. În cazul în care pentru a începe?
Gândiți-vă la ideea evenimentului. Nu ar trebui să fie o idee abstractă, ci un obiectiv foarte specific. răspundă în mod clar la trei întrebări:
Ceea ce vreau să organizeze?
Deci, definiți formatul evenimentului. Acesta poate fi o parte, festival, Lecture sau screening-ul de film. Gândiți-vă, pentru ce publicul o faci și cât de mulți oameni pe care doriți să atragă.
În cazul în care este evenimentul?
În funcție de mărimea, decide ce ai nevoie de un loc. De exemplu, o cameră închisă pentru 200 de persoane, un auditoriu de 500 de persoane și o zonă în aer liber pentru 70 de persoane.
În cazul în care evenimentul va avea loc?
Selectați data exactă în avans pentru a avea timp să facă totul la timp. Un eveniment mic pentru 100 de persoane pot fi pregătite pentru luna, iar festivalul de muzică 1000 de persoane - nu mai puțin de șase luni. Cu cât mai repede vă decide, cu atât mai ușor va fi de a găsi un loc.
A terminat ideea ar fi: „Vreau să fac o techno petrecere la plaja la 31 august, în onoarea ultima zi a verii. Pentru partidul trebuie să fie de cel puțin 200 de persoane și doi DJ-".
Eu pot face totul de unul singur?
Cu greu. Multe cazuri, iar în ziua în doar 24 de ore. Prin urmare, pentru a aduna echipa ca-minded mai bine, între care împărțiți toate sarcinile. Ei bine, în cazul în care afișele vor desena proiectantul, pentru a promova proiectul - un specialist cu experiență SMM, și a înființat echipamente - zvukach.
Nu-ți fie teamă să delege o parte din sarcinile altora. Principalul lucru pe care au fost interesați de rezultatul și ar putea să se bazeze pe. Tu faci serios viața mai ușoară prin atribuirea producătorul evenimentului. Sarcina lui - pentru a rezolva toate problemele și disputele, supraveghează o echipă și să își asume responsabilitatea pentru ceea ce se întâmplă.
Dacă nu știi unde să caute persoanele potrivite la serviciile online de ajutor:
- EventCatalog.ru - cea mai mare bază de date de site-uri și contractori.
- theGIFTED - căutare instantanee a lucrătorilor și personaje interesante.
- YouDo - căutarea pentru voluntari sau angajați pentru o mică taxă.
Echipa este, ce să faci în continuare?
Faceți o listă a tuturor cazurilor. Veți avea nevoie cu siguranță să ia în considerare conceptul de eveniment, definesc bugetul, găsiți și să pregătească camera, invitați muzicieni de închiriat echipamente pentru a face bannere, organizarea de catering (de livrare și de aprovizionare cu alimente și băuturi). Nu te opri până când lângă fiecare element nu vor fi verificate.
Ia împreună ca o echipă, discuta planul de acțiune și responsabilitățile Atribuire. Toată lumea trebuie să înțeleagă ceea ce spune el. Pentru toate sarcinile set Termen limită.
utilizare Trello sau "Google Spreadsheets„Pentru a lucra cu sarcinile. În mod convenabil, atunci când există acces la documentul în întreaga echipă.
Asigurați-vă că pentru a scrie toate noul număr de contacte. Mai bine să-l facă pe un „eveniment Imya_Dolzhnost_Data.“ De exemplu, "Vlad Fotograf 15.07." Deci, nu va primi confuz.
Mi-e teamă să uite ceva. Pot avea un plan dur?
Posibil. Planul standard este după cum urmează:
- Aranja întâlniri cu voluntari, echipe și sponsori.
- Se prepară bilete, la hotel și transfer la invitati.
- Comanda de proiectare și de imprimare pliante, afișe, tricouri de marcă și orice altceva ai nevoie în avans pentru a picta și imprima.
- Lease și pregătirea site-ului. Gândiți-vă la locuri pentru vizitatori, personal, echipamente si parcare. Armoniza listele de vizitatori și organizatori de proprietarii site-ului.
- Prescrierea calendarul evenimentului - care la un moment dat se va produce. Trebuie să știi minut exact atunci când este servit mâncarea, iar când a spus plumb.
- Dau în chirie echipament. Setul minim de: laptop, boxe, mixer, două microfoane, un ecran și un proiector. La evenimente mari este utilă pentru comunicarea cu echipa de radio cu un set de căști.
- Pentru a negocia cu fotograful și cameramanul. Prescrierea termenii de referință, pentru a conveni asupra termenilor și să semneze un contract.
- Personalul de închiriat: securitate, vestiar, chelneri, servicii de curățenie. Numărul de persoane dependente de eveniment. Este posibil ca nu va fi nevoie de personal suplimentar sau voluntarii pot fi găsite.
- Găsiți lider. Acest lucru este important. Din aceasta va depinde de starea de spirit a oaspetilor si atmosfera generala a evenimentului.
- Gândiți-vă prin logistica cum să livreze oamenilor, echipamentele și hrana la locul evenimentului și înapoi.
Anormalitatea - norma, mai degrabă decât o excepție. Să prezinte un plan B pentru fiecare punct: ce să fac, dacă vă dau dintr-o dată în instanță? Și dacă există probleme cu sunetul? Și dacă începe să plouă?
Nu sunt sigur că pot găsi bani pentru proiect. Care sunt opțiunile mele?
În primul rând se calculează bugetul aproximativă pentru eveniment și să facă un buget. Acordați atenție tuturor cheltuieli: Incintele, echipamente, invitații, publicitate, imprimare, logistica, catering, echipa. De exemplu, costul invitati includ bilete, cazare, masa, transferuri și taxe. Cheltuieli la comanda: plata facturilor de telefon, produse alimentare, recuzită de cumpărare.
Când ați înțeles exact cât de mult ai nevoie, începe să bani Collect. În cazul în care pentru a le găsi - depinde de formatul evenimentului.
Dacă aranjați ceva important punct de vedere social (festival de graffiti, populare prelegeri științifice pentru elevi), puteți aplica pentru un grant pentru a începe strângerea de fonduri pentru Planeta.ru sau atrage voluntari.
Dacă faci un eveniment comercial - aspect pentru un sponsor interesat în PR. Faceți o prezentare frumoasă și să descrie în mod clar ce beneficii sponsorul va primi pentru a participa la proiectul dumneavoastră și ce se cere de la el. Doar să fie cinstit și nu promit ceea ce nu pot face. Vei avea o șansă mai bună de succes în cazul în care publicul țintă al evenimentului pentru a coincide cu publicul țintă al companiei sponsor.
Dacă organizați cel mai bun prieten nunta - prieteni și cunoștințe de conectare. Acestea vă pot oferi un site de tehnologie și de conducere corespunzătoare.
O modalitate buna de a reduce bugetul de activități comerciale - pentru a negocia cu contractori și de muncă pe bază de troc. Cele mai scumpe - antreprenori de catering si bar alcoolice. Puneți-vă condiții, prescrie termeni clari de referință și nu ezitați să cereți un discount.
Ce să caute, la tot ceea ce a fost la o înălțime?
Important fiecare detaliu, chiar și numărul de toalete și veloparkovki prezența. Dar există cinci elemente principale care determină succesul oricărui eveniment:
- Lumina. Bună lumină - acest lucru este atunci când scena este văzută în mod clar, lumina reflectoarelor nu este orb, iar oaspeții nu vor cădea umbre urâte.
- Sunet. Verificați tehnica de câteva ori, pentru a regla microfonul și sunt de acord cu proprietarul reglementărilor de zgomot cameră de la site-ul.
- Puritate. Nu gunoi, pardoseli murdare și toalete neelucidate.
- Securitate. Aflați planul de evacuare și comportamentul de formare pentru echipe și voluntari. Toată lumea ar trebui să știe unde ieșirile de urgență, extinctoarele și trusă de prim ajutor.
- Temperatura. Nimeni nu trebuie să fie prea cald sau prea rece - este necesar să se verifice circulația aerului și serviceability cositoare. interior temperatura confortabila in sezonul cald - 23-25 ° C, în frig - 22-24 ° C. Dacă petreceți un festival de muzică, temperatura trebuie să fie mai mici (20-22 ° C), pentru că după scena de dans, la toate vor fi cu siguranta fierbinte.
Cine are nevoie să fie o acțiune coordonată pentru a evita să fie dat afară poliția?
Trebuie să pregătiți două notificări: administrarea orașului și la departamentul de poliție (în cazul în care evenimentul este mai mică de 2 000 de persoane). Acestea pot fi trimise prin poștă sau curier, două copii ale fiecărui organ. Dacă sunteți de planificare un eveniment, care va fi mai mult de 2 000 de persoane, aveți nevoie pentru a trimite în plus o notificare către guvernul regiunii și departamentul de poliție regională.
Anunțul este scris în formă liberă: este necesar să se precizeze că doriți să aplicați, ce nume și scopul evenimentului, unde și când va avea loc, cât de mult se asteapta de participanti, care organizatorii. actualizări Exemple de căutare pe Internet.
Pentru a încheia contracte cu toți contractorii care vă furnizează tehnica, catering sau oferă spațiu de închiriere. Negocierea în mod clar toate detaliile și asigurați-vă că acestea sunt în acord. De exemplu, în cazul în care a fost de acord că curățenia finală a localurilor de către proprietar, elementul ar trebui să fie în contract.
Cum să anunțe evenimentul despre asta cât mai mulți oameni posibil?
Dați-i un nume și un logo. Să proiectantul va trage postere și să dezvolte o identitate corporativă. Realizați un site simplu, cu informații despre eveniment - de exemplu, Tilda.
Trimite un comunicat de presă cu informații despre eveniment, ce, când și unde cheltuiți, care organizatorii, partenerii și părțile interesate. Încercați jurnaliștilor de interes. Nu scrie prea uscat și să prezinte comunicate de presă la presa de specialitate - cei care au același public țintă ca evenimentul. Contactați consiliul editorial pe cele mai multe site-uri pot fi găsite în domeniul public.
Nu uita despre promovarea în rețelele sociale. Creați o întâlnire în Facebook, «VKontakte“ și pagina de evenimente în Instagram. Run publicitate direcționată și afișează configurat corect: aceasta ar trebui să arate doar publicul țintă la bugetul de publicitate nu a mers la deșeuri. Întrebați comunitățile urbane mari și bloggeri pentru a vorbi despre acest eveniment pe paginile lor. Daca nu sunt bune la SMM, citește blogul „Netologii“ - există mai multe materiale utile despre promovarea în rețelele sociale.
Totul este pregătit. Altceva trebuie să furnizați?
Să fie pe deplin pregătit. La organizatorul ar trebui să fie întotdeauna încărcate cu telefon și conexiune la internet, încărcător de baterie, înlocuire laptop, cablu de extensie, adaptoare HDMI pentru toate posibile conectori, foaie, bandă, mai multe brichete, cuțit de papetărie, bandă adezivă și analgezice în caz durere cap.