Cum de a evita coșmarul de hârtie în birou: 10 sfaturi

Atunci când o mulțime de muncă, masa de curățare timp și sortarea înregistrărilor de hârtie, facturi, contracte (lista este fara sfarsit) sunt extrem lipsește. Am pus toate acestea pe o perioadă mai favorabilă, care încă nu poate veni. Și, în cele din urmă, uneori, printre hârtiile munților te poți pierde.

© fotografie

De ce se întâmplă acest lucru? Iată câteva răspunsuri.

1. Viteza numărul ședere de documente depășește viteza de procesare.
2. Nici sisteme de tratare a deșeurilor și piața de stocare.
3. Decizia cu privire la ce să facă cu documentele este întârziată și, ca urmare, acestea se acumulează în munți uriașe.
4. Omul nu se poate decide ce documente trebuie păstrate și care pot fi eliminate.
5. Omul nu se poate aloca suficient timp încercând să se ocupe cu fluxul de hârtie.

Ce trebuie să faceți pentru a lucra cu documente nu transforma într-un coșmar?

1.

Evidențiați timp special pentru hârtie (de prelucrare, sortare, depozitare). Cel puțin o dată pe săptămână pentru a procesa documentele și dosarele primite pentru a amâna cei încă în valoare de economisire.

2.

Sortarea e-mail primite. Lăsați pe masa numai acele documente care necesită revizuire urgentă. Alții ori în dosarul. Listele de corespondență de magazine este mai bine pentru a trimite la coșul de gunoi.

3.

Scapă de documente, cum ar fi Buletinul bisericii, pliante realizate la spectacole comerciale sau de la agenții de asigurare, dacă știi că nu vei utiliza serviciile lor. Nu le-a depozitat pe biroul lui - acesta va confunda doar și va adăuga soliditate munții de documente.

4.

Scapă de acele jurnale pe care le citiți doar o parte din articole. Lasă doar cei care citesc prin intermediul din scoarță în scoarță.

5.

reviste și ziare prochitanyh Set finit termenul de valabilitate. La expirarea termenului, aruncați fără regrete.

6.

Păstrați departe de desktop numai acele documente pe care le va fi de lucru. Sau, pentru a fi utilizate în viitorul apropiat.

7.

Crearea sistemului de stocare de valori mobiliare, așa că, dacă este necesar, puteți găsi documentul fără să se întoarcă cu susul în jos toate folderele și casetele.

8.

Pe desktop, păstrați numai acele documente, care vor fi de lucru în curând. Și hârtia pe termen trebuie să se afle mai aproape de tine decât cei cu care se poate lucra un pic mai târziu.

9.

Păstrați hârtia, care ar trebui să fie citit nu va grabiti departe de desktop. Acest lucru poate fi un raft, o masă lângă canapea sau servieta pentru a citi pe drumul acasă sau într-un avion. „Trebuie să fie citit, dar nu urgente“ înseamnă că, dacă nu citesc ziarele în viitorul apropiat, nu va duce la consecințe negative. citiți hârtia nu este necesar să se combine cu documentele care necesită o acțiune să fie pus în afara.

10.

Hârtie, cu necesitatea și urgența pe care nu au decis încă, mai bine skaldyvat într-un dosar separat, numit „Oportunități“. Și pune-l departe de masa. Examinăm periodic directorul -, probabil, unele dintre documentele pot fi doar în timp. Alocarea unor astfel de valori mobiliare un loc separat, nu este pe desktop, te scapa de resturi de hârtie și de a facilita un loc de muncă.

(Via)