5 moduri de a elibera timp pentru sarcini importante pentru cei care sunt înconjurați de lucruri mici

La locul de muncă, suntem ocupați zi de zi cu întâlniri, rapoarte, analiza e-mail-ului și alte lucruri. Nu este timp să ne gândim, să nu mai vorbim de planificare sau de a decide ce este cu adevărat important. Și nici măcar nu există câteva ore într-o zi, ci doar că distribuim timpul în mod incorect. Antrenorii de carieră Ravi Raman și Melody Wilding au împărtășit cum să remedieze acest lucru.

1. Înțelegeți ce vă face să vă umpleți timpul cu treburi

Când ești ocupat toată ziua cu ceva, te simți necesar și util. Acest lucru este valabil mai ales pentru manageri și pentru cei obișnuiți să fie un student excelent. „Stima lor de sine este puternic legată de realizare și cantitate”, spune Wilding.

În plus, confundăm adesea productivitatea (verificăm toate lucrurile de pe listă) cu eficiența (finalizăm o sarcină importantă din punct de vedere strategic).

Și cu termene de ardere constantă, în general se pare că gândirea este un lux nepermis. Prin urmare, primul pas este să înțelegem ce se află în spatele obiceiului de a fi ocupat.

Analizează-ți convingerile despre tine. Gândește-te la modul în care definești succesul, la ceea ce te face să te simți demn. Și nu vă judecați în acest proces: acum este important să înțelegeți ce vă conduce.

2. Regândiți-vă rolul și prioritățile

Lumea de astăzi se dezvoltă într-un ritm fără precedent. Acest lucru afectează și organizarea companiilor: angajații urcă mai repede pe scara carierei, mai des primesc noi responsabilități. Dar, după promovare, continuăm deseori să lucrăm ca pe vechea poziție. Mizăm pe aceeași mentalitate și obiceiuri, deși responsabilitățile noastre s-au schimbat complet.

Dacă simți că și tu ești blocat pe loc, este timpul să-ți regândești rolul. De exemplu, utilizați matricea Eisenhower. Potrivit acestuia, cazurile pot fi împărțite în importante urgente, importante non-urgente, neimportante urgente și neimportante non-urgente.

De cele mai multe ori, trecem cu vederea chestiuni importante, dar care nu sunt urgente, deși acestea sunt cele care ajută la avansarea.

Și ne aflăm în captivitate a sarcinilor urgente, dar nu atât de importante: analiza e-mailurilor, apelurilor, corectarea erorilor. Deci, verifică-te din când în când. Vedeți cât cheltuiți pentru chestiuni importante, care nu sunt urgente și dacă nu sunteți prea scufundați în lucrurile mici.

3. Trageți limite

Pentru a găsi timp pentru cele mai importante lucruri, structurați-vă ziua într-un mod nou. Asigurați-vă că dețineți controlul programului dvs. și nu altor persoane. Mulți oameni încep săptămâna cu un calendar gol și apoi adaugă întâlniri și întâlniri la cererea altora. Drept urmare, propriile lor priorități sunt retrogradate în plan secund.

Renunțați la această abordare. Marcați din timp intervalele de timp pe care le dedicați obiectivelor dvs. importante și abia apoi planificați restul. Nu reflecta la ceea ce este important pentru dezvoltarea ta în ora liberă dintre alte responsabilități. Alocați timp pentru aceasta atunci când faceți tot posibilul sau când sunteți sigur că nu vă distrageți atenția.

4. Învață să refuzi

Uită-te bine la lista de sarcini. Este probabil ca unele sarcini să poată fi abandonate, altele amânate și altele reduse. Acest lucru va elibera timp suplimentar.

Încercați, de asemenea, să scăpați de întâlnirile inutile. Nu vă mulțumiți cu ei decât dacă prezența voastră este cu adevărat o necesitate.

Cel mai adesea, o întâlnire poate fi înlocuită cu un mesaj scris, iar ideile pot fi discutate într-un document comun.

Înainte de a începe, întrebați-vă ce ar face ca ziua de azi să fie grozavă. Este puțin probabil ca aceasta să fie o verificare a cincizeci de mesaje acumulate.

5. Puneți întrebări îndrăznețe

După ce ați reușit să eliberați ceva timp în calendar, este timpul să îl utilizați. Uitați ce este planificat pentru săptămâna curentă sau ce veți spune într-o întâlnire cu șeful dumneavoastră. Gândiți-vă la întrebările mari pe care le evitați de obicei.

• Cine putem deveni ca o companie?
• La ce ne străduim ca echipă?
• Ce ne-ar ajuta să ne dezvoltăm?
• Care este rolul meu?

Întrebări ca acestea ne ajută să venim cu soluții creative pe care nu le vedem în programul nostru obișnuit de lucru. După ce ați primit răspunsurile, înregistrați-le și păstrați-le la vedere. Faceți acest exercițiu în mod regulat, astfel încât să nu uitați de obiectivele mari.