20 de tehnici eficiente de gestionare a timpului
Productivitate / / January 06, 2021
1. Regula 1-3-5
Orele de lucru în timpul zilei sunt limitate, iar regula 1-3-5 vă permite să o petreceți cu cea mai mare înțelepciune. Esența sa este următoarea: într-o zi puteți face o singură sarcină mare, trei medii și cinci mici. În total sunt nouă cazuri, nici mai mult, nici mai puțin. Regula va ajuta la curățarea treptată a dărâmăturilor, fiind la timp și nu suprasolicitată.
2. Regula celor trei
Pentru cei care nu sunt în ton cu cifrele sau nu pot face nouă lucruri pe zi, Chris Bailey, autorulAnul meu productiv", inventat regula celor trei. Se afirmă că a face cele mai importante trei lucruri în fiecare zi este suficient pentru a fi productiv.
În loc să vă împrăștiați energia și atenția peste câteva zeci de articole dintr-o listă de verificare, alegeți cele mai importante trei sarcini ale zilei și concentrați-vă asupra lor. Selectați încă trei a doua zi și așa mai departe. Acest lucru vă va ține concentrat. Aceeași regulă se poate aplica la stabilirea obiectivelor pentru săptămână, lună sau an.
3. Metoda 10 minute
Ai vreo sarcină pe care tu nu vreau să încep? Spuneți-vă: „Voi face acest lucru doar timp de 10 minute și apoi mă voi relaxa”. Cel mai probabil, în acest timp vei fi atras de muncă și nu vei mai putea să te oprești.
4. Pomodoro
Acest sistem inventat de Francesco Cirillo pentru a facilita pregătirea pentru examene. Ajută la concentrarea persoanelor care sunt ușor distrase. Este, de asemenea, o modalitate bună de a controla cât timp petreceți într-un anumit loc de muncă.
Așa funcționează Pomodoro: luați un cronometru și îl setați la 25 de minute. După aceea, concentrează-te pe munca ta. Când cele 25 de minute sunt terminate, vă odihniți 5 minute și apoi repetați din nou. După patru cicluri, veți avea o pauză mare de o jumătate de oră.
5. Metoda 90/30
Metoda 90/30 folosit de scriitorul și bloggerul Tony Schwartz, cofondatorul Buffer Leo Widrich, criticul literar Benjamin Che Kai Wai și antreprenorul Thomas Oppong.
Esența sa este următoarea: lucrezi din greu timp de 90 de minute, apoi te odihnești o jumătate de oră și apoi repeti ciclul. În același timp, dedicați primele 90 de minute celei mai importante sarcini pe care trebuie să le faceți în ziua respectivă și dedicați următoarele segmente unor chestiuni mai puțin importante.
Conform cercetărilorLumea fermecată a somnului de către specialistul Yale, Peretza Lafee, 90 de minute este timpul optim în care o persoană se poate concentra în mod eficient pe o singură sarcină. Și o jumătate de oră este suficientă pentru o odihnă completă, lucru confirmat de cercetăriSomn și veghe neurofiziolog Nathan Kleitman.
6. Metoda 52/17
Aceasta este o versiune privată a metodei anterioare. Nu diferă decât cu numărul: lucrezi 52 de minute și apoi te odihnești 17 minute. Conform experimentuluiRegula 52 și 17: este aleatorie, dar îți mărește productivitateaefectuate de serviciul de recrutare Muse folosind aplicația DeskTime, aceste intervale de timp vă ajută să rămâneți productivi și să evitați suprasolicitarea. Prin urmare, utilizați metoda 52/17 dacă credeți că nu sunteți suficient de puternic pentru a lucra 90 de minute drept.
7. Mănâncă broaște
Metoda a venit cuEat That Frog: Brian Tracy explică adevărul despre broaște vorbitor motivațional și autor de cărți despre auto-dezvoltare Brian Tracy. El numește „broaște” sarcini neplăcute și dificile pe care trebuie să le îndeplinești în ciuda reticenței tale. Faceți un lucru chiar de la începutul zilei - mâncați broasca. Și atunci îți va fi mai ușor: vei arunca această piatră din suflet și îți vei asigura o bună dispoziție pentru întreaga zi.
8. Blocuri de timp
Listele de sarcini au una caracteristică neplăcută: absolut nu dau o idee despre cât durează această afacere. „Cumpărați pâine” și „Finalizați raportul” ocupă o linie din listă, dar aceste sarcini sunt incomparabile ca complexitate și importanță.
Un calendar este mult mai bun decât o listă de sarcini: vă permite să controlați vizual ora. Vedeți un bloc mare și vă dați seama că sarcina nu este ușoară. Așa că încercați tehnica „blocuri de timp»: Plasați-le în calendar și alocați timp pentru fiecare în funcție de complexitatea sarcinii. Și în timp ce faci una sau alta sarcină, nu te lăsa distras de către ceilalți.
9. GTD
GTD (Realizarea lucrurilor) Este un sistem de productivitate inventat de antrenorul de afaceri David Allen. Principiile sale principale sunt următoarele:
- Notează-ți toate activitățile și ideile într-un singur loc, așa-numita Mesaje primite („Mesaje primite”).
- Sortați periodic conținutul Mesaje primite, prioritizând și sincronizând sarcinile. Plasați notele în dosare în funcție de conținutul lor - „Muncă”, „Acasă”, „Cumpărături” și așa mai departe.
- Efectuați revizuiri - aruncați note inutile, tăiați cazurile completate, mutați materialele care și-au pierdut relevanța în arhivă.
- Când totul este planificat, continuați cu execuția. Sarcinile care pot fi realizate în câteva minute, rezolvate imediat. Altele pot fi delegate sau plasate într-un calendar.
Puteți afla toate subtilitățile GTD în conducere.
10. ZTD
Leo Babauta, autorul blogului de productivitate Zenhabits, crede că sistemul GTD al lui David Allen este foarte complex și necesită prea mult efort. El oferă sistemul său Zen to Done. Pentru a o urma, trebuie să dezvoltați 10 obiceiuri simple.
- Colectați toate informațiile în Mesaje primite.
- Procesați toate înregistrările fără a le lăsa pe spate.
- Planificați-vă obiectivele principale pentru fiecare zi și cele mai mari obiective ale săptămânii.
- Concentrați-vă doar pe un singur lucru la un moment dat, fără a vă împrăștia atenția.
- Creați liste de sarcini simple și scurte.
- Organizați-vă notele în categorii pe baza conținutului acestora, la fel ca în GTD original.
- Examinați-vă periodic notele și scăpați de lucrurile inutile.
- Simplifica. Reduceți lista sarcinilor și obiectivelor dvs., scrieți scurt și clar.
- Pentru a vă acorda la locul de muncă, mențineți o rutină zilnică specifică.
- Fă ceea ce te interesează cu adevărat.
11. Kanban
japonez metoda productivității, care vă ajută să urmăriți ce lucruri faceți, ce ați făcut deja și ce trebuie făcut în viitor. Kanban vizualizează vizual fluxul de lucru.
Luați o placă de autocolante (sau vă înscrieți cu un manager de sarcini precum Trello) și desenați trei coloane pe ea: De făcut, De făcut, Gata. Apoi scrieți-vă afacerile pe note lipicioase și plasați-le în coloana corespunzătoare, în funcție de ceea ce faceți și de ceea ce ați făcut deja.
12. Regula celor două minute
aceasta regula Este o parte integrantă a GTD, dar poate fi folosit chiar dacă nu sunteți un fan al tehnicii lui Allen. Dacă sarcina durează mai puțin de două minute, faceți-o imediat. Deci, vă descărcați creierul, pentru că nu mai trebuie să vă amintiți acest caz.
13. Zero Inbox
Zero Inbox a fost inventat de scriitorul și expertul în performanță Merlin Mann și funcționează bine cu GTD. Mann l-a aplicat e-mailuri, dar în același mod puteți procesa cazuri, documente, note și alte informații. După cum sugerează și numele, scopul acestei tehnici este să vă mențineți Mesaje primite goale.
În sistemul GTD original, Inbox a continuat să adune o grămadă de intrări. Trebuie să vă alocați timp pentru a le rezolva și este ușor să treceți cu vederea ceva important într-o cutie primită. Mann recomandă dezasamblarea conținutului imediat ce ajunge. Deschideți o căsuță de e-mail și decideți ce să faceți cu fiecare element: ștergeți, delegați, răspundeți, amânați sau finalizați. Nu îl închideți până nu efectuați una dintre acțiunile specificate cu toate elementele.
În plus, filtrele automate din e-mail vă vor ajuta să economisiți timp, foldere inteligente și programe pentru triere documente.
14. Proaspăt sau prăjit
Fresh sau Fried se traduce prin „Fresh or Fried”. Această filozofie a fost creatăDominați-vă ziua cu sistemul de prioritizare „proaspăt sau prăjit” bloggerul Stephanie Lee. Potrivit acesteia, când te trezești dimineața, creierul tău este „proaspăt”, dar pe măsură ce ziua progresează, „se rumeneste”. Acest lucru înseamnă că trebuie să determinați timpul productivitate de vârf și reușește să facă toate cele mai importante lucruri într-o zi în această perioadă. Asa functioneaza.
- La sfârșitul zilei, când sunteți obosit, luați 15 minute pentru a crea o listă de sarcini pentru mâine.
- Mutați cele mai importante sarcini la începutul zilei în secțiunea Proaspăt. Lucrurile care nu vă plac sunt trimise acolo - chiar „broaștele”. Ele trebuie făcute în timp ce tu încă mai ai putere.
- Lucrurile mai puțin urgente, mai puțin dificile și mai plăcute merg la secțiunea Fried - adică după-amiaza, în funcție de programul dvs. Îți vor încărca mai puțin creierul.
- Urmăriți-vă lista a doua zi dimineață. Apoi alcătuiește unul nou seara.
Stephanie recomandă FoF persoanelor care află în fiecare seară că sunt complet epuizate, dar nu au avut timp, chiar dacă au lucrat toată ziua.
15. Metoda aisbergului
Ramita Sethi, autorul cărții Te voi învăța să fii bogat, folosește această metodă pentru a salva informații pentru mai târziu. Funcționează astfel: salvați toate e-mailurile, notele, articolele, listele într-un singur loc - de exemplu, într-un serviciu de luare a notelor precum Evernote sau Notion sau ca documente. Apoi distribuiți aceste materiale folosind etichete, foldere și categorii - după cum doriți.
Revedeți aceste informații la fiecare 4-6 săptămâni și luați în considerare dacă acestea pot fi aplicate în practică. Dacă ceva este inutil, aruncă-l sau arhivează-l. Acest lucru vă permite să creați propria bază de cunoștințe.
16. Autofocus
„Autofocus” inventatSistemul de gestionare a timpului cu focalizare automată expert în performanță Mark Forster. Acest sistem de planificare se potrivește oameni creativigreu de urmărit GTD.
Notează-ți toate activitățile într-un caiet fără nicio comandă. Apoi parcurgeți lista, alegeți-le pe cele pentru a finaliza cât mai curând posibil și sortați-le. Când sarcinile urgente sunt rezolvate, continuați cu cele pe care le preferați acum. Dacă nu ați terminat ceva - mutați-l la sfârșitul listei, veți reveni la acest lucru mai târziu. Și repetați acești pași zi de zi.
17. Matricea Eisenhower
Această schemă stabilit de președintele american Dwight D. Eisenhower. Matricea are patru secțiuni pentru sarcini: Non-urgent și neimportant, Urgent, dar neimportant, Important și non-urgent și Urgent și important. Împărțiți-vă sarcinile în secțiuni și puteți afla la ce petreceți cel mai mult timp și la ce sarcini ar trebui să vi se acorde mai multă atenție.
18. Metoda 4D
4D a fost inventat de Edward Ray, un scriitor și consultant motivațional. Metoda este menită să ajute oamenii care sunt îngroziți la vederea listei lor de sarcini și care nu știu cum să abordeze toate obiectele acumulate.
Ray susține că trebuie doar să memorați patru cuvinte pentru litera D, și atunci nu vă veți pierde inima în fața munților de lucru. Aici sunt ei:
- Efectuați - Dacă vi s-a atribuit o sarcină, cel mai bine este să o faceți acum și să o eliminați imediat din listă.
- Delegat - când nu puteți sau nu aveți timp să executați ceva, dar aveți un asistent relativ gratuit, transferați sarcina către el.
- Șterge - Unele lucruri nu sunt atât de importante. Aruncați-le eliminându-le definitiv din lista de activități. Dacă încearcă să-ți impună responsabilități inutile, învață politicos spune nu.
- Întârziere - atunci când o sarcină este prea mare sau nu necesită executarea imediată, aceasta poate fi amânată. Dar cu siguranță trebuie să îi stabiliți termene clare, altfel va rămâne greutate.
Selectați o sarcină, efectuați o acțiune 4D cu aceasta, apoi treceți la următoarea.
19. Sincronizare
De obicei, oamenii care încearcă să fie productivi urmăresc timpul petrecut pe lucruri importante și uită complet să ia în considerare perioadele în care fac prostii. Această problemă este rezolvată prin tehnica „Cronometrarea”, care a fost inventată de expertul în domeniul gestionării timpului Gleb Arkhangelsky. Vă permite să înțelegeți la ce vă petreceți timpul, vă învață să fiți mai atenți la ceea ce faceți și mai puțină distragere a atenției.
Ia un caiet și notează toate acțiunile tale și cât le-ai făcut, cu o precizie de 5-10 minute. Înregistrați momentele de lucru, negocierile, întâlnirile și chiar timpul petrecut pe YouTube și în jocuri. Luați câteva săptămâni pentru asta. Apoi răsfoiți caietul, vă recunoașteți „cronofagele” prin vedere și trageți concluzii. Poate că trebuie să vizionați videoclipuri mai puțin amuzante sau să beți mai puțină cafea, altfel inamicul dvs. este apelurile telefonice.
20. Metoda Tim Ferriss
Timothy Ferriss este guru-ul productivității care a venit cu al său metodă organizarea muncii, bazată pe două reguli. Prima este regula 80/20 sau Principiul Pareto, conform căruia 80% din munca noastră poate fi realizată în 20% din timp. Restul de 20% va dura 80% din timp. A doua este legea Parkinson: munca umple tot timpul alocat acesteia.
Implicația acestui lucru, spune Ferriss, este că nu trebuie să lucrați mai mult pentru a face totul - trebuie să vă concentrați mai bine. Vă permit să lucrați cu dedicare deplină doar 20% din timpul dvs. de lucru, dar puteți reface toate lucrurile cu adevărat importante. Iar restul de 80% pot fi alocați rutinei simple, astfel încât să vă puteți concentra asupra sarcinilor prioritare și să evitați suprasolicitarea.
Dacă vrei să devii cea mai bună versiune a ta - alătură-te provocării mari, finalizează sarcinile și primește cadouri. În fiecare lună oferim un iPhone XR și vom oferi, de asemenea, o călătorie în Thailanda pentru doi.
Particip!
Citește și⏲
- Care este diferența dintre productivitate și eficiență și ce este mai important
- 50 de sfaturi de aur pentru a îmbunătăți productivitatea
- Faceți față epuizării și redobândiți productivitatea