Cum să faceți mai multe lucruri, să setați corect sarcinile și să gestionați timpul angajaților
Munca Lui / / January 07, 2021
Andrey Chumachenko
Cofondator și partener de conducere al Netpeak Internet Marketing Agency. Autorul canalului Telegram Trist dar adevărat.
Probabil că doar o persoană publică leneșă nu a vorbit despre cât de important este să planifici orele de lucru pentru a face mai mult, pentru a câștiga mult și, în general, pentru a fi „cea mai bună versiune a ta”. Dar, dintr-un anumit motiv, ne confruntăm în continuare cu termene limitate, cu sarcini neîndeplinite sau cu sarcini greșite. Voi împărtăși metodele mele, modul în care un manager poate organiza eficient timpul de lucru al angajaților, cum să construiască comunicarea și să stabilească sarcini astfel încât acestea să fie finalizate corect.
Eliminați toate inutile
De gestionare a timpului. Ador acest cuvânt. Este foarte convenabil: nu sunt deloc lent și prost la locul de muncă, am probleme cu gestionarea timpului.
Rețeta mea este să îndepărtez toate inutile sau, așa cum o numesc eu, să tai porcarea. Ștergeți și dezactivați orice nu aveți nevoie.
Pentru a face mai mult, nu aveți nevoie de 25 de ore pe zi, trebuie doar să petreceți mai puțin timp pe lucruri inutile.
Este necesar să comunicați des la locul de muncă - combinați toate corespondențele într-un singur mesager și nu mergeți niciodată la alții.
Ești dezvoltator? Nu? Atunci de ce ai nevoie de mai multe browser-uri? Sigur aveți nevoie de trei dintre aceleași aplicații de editare a textului? Si asa mai departe.
În munca mea din curgere poate elimina mai multe lucruri care se întâmplă în mod regulat: mesaje în mesager, scrisori primite în poștă, persoana care a intrat în birou, sună telefonul.
Așa că am reunit toate comunicările în Telegram, am dezactivat notificările din toate chat-urile, am arhivat toate canalele - așa că eu însumi pot decide când am timp să răspund.
Prin e-mail, m-am dezabonat de la toate e-mailurile, cu excepția celor 5-6 cele mai necesare. Folosesc serviciul Unroll.me pentru a le colecta într-un rezumat, care vine o dată pe săptămână la o oră convenabilă pentru mine. De asemenea, îmi verific corespondența de câteva ori pe zi și nu imediat după primirea scrisorii.
La telefon, îmi cer doar să nu sun - aproape întotdeauna poți scrie sau dictează un mesaj. Și întâlnirile personale au loc numai conform planului - le-am introdus în calendar (este foarte convenabil să faceți acest lucru folosind Calendly.com), de obicei în după-amiaza zilei săptămânii.
Rețeta este simplă și evidentă, dar, după cum arată practica, nu este întotdeauna aplicată și nu de toți cei care au „probleme cu gestionarea timpului”.
Aplicați urmăriri
Destul de des țin întâlniri atât de dragi tuturor. Deși îi distrag pe oameni de la locul de muncă, ei sunt totuși cel mai convenabil mod de a transmite informații noi. imediat unui număr mare de oameni, pentru a procesa obiecții și a da răspunsuri la întrebări care vor fi auzite imediat toate.
Dar cum să faci întâlnire eficientă? Mai ales când sunt ținute pentru 20-50 de persoane și nu există nicio modalitate de a vă asigura că toată lumea ascultă cu atenție.
Cea mai ușoară și mai eficientă metodă este de a cere tuturor să urmărească chiar de la început. Adică, este teză să notăm tot ceea ce pare important. Și imediat după întâlnire, trimiteți-vă textul personal prin poștă sau messenger.
Pentru prezentator, această metodă permite, în primul rând, să vadă imediat cine și cum percepe informațiile. Și, în al doilea rând, pentru a obține feedback instantaneu: dacă mesajele principale ale publicului au intrat sau abilitățile tale de vorbire mai trebuie îmbunătățite.
Și, bineînțeles, urmăririle ajută la îndeplinirea principalului scop al întâlnirii - pentru a vă asigura că toată lumea aude cu adevărat și amintit Informații importante.
Estimează corect timpul necesar pentru a finaliza o sarcină
La început se pare că este imposibil să se estimeze corect timpul necesar pentru a finaliza orice sarcină. Puțin mai târziu, puteți vedea în practică că acesta este într-adevăr cazul.
Din acest motiv, evaluarea fiecărei sarcini este un fel de apărare a diplomei. Angajatul spune câte ore intenționează să petreacă pentru implementare, iar managerul fie este de acord, fie cere să justifice de ce durează atât de mult sau atât de puțin timp.
Este cu această „protecție” (dacă nu este realizată pentru spectacol și liderul înțelege ce face angajat) evaluarea problemei are cu adevărat sens
Diferite persoane își evaluează munca în mod diferit. Cineva supraestimează bara și preia o grămadă de sarcini, alocând fiecărei ori mai puțin timp decât trebuie să-l petreacă. Din contră, cineva este reasigurat și pune în fiecare sarcină timp de forță majoră și „să gândească”.
Un lider bun ar trebui să pună întrebările corecte:
- De ce aveți nevoie de X ore pentru a finaliza această sarcină?
- Să recitim din nou condițiile problemei și definiția implementării acesteia. Ești sigur că ai înțeles totul corect și ai luat în calcul?
- Dacă este prima dată când faci o astfel de sarcină, ai rezervat timp pentru familiarizare?
Și, desigur, este întotdeauna bine atunci când compania are mai mulți angajați care îndeplinesc același tip de sarcini. La cap vă puteți concentra asupra indicatorului mediu calculat pe baza evaluărilor angajaților.
Folosiți liste de verificare
Imaginați-vă că aveți o sarcină pentru un angajat. Și sună cam așa: „Lansați un astfel de serviciu nou pe cont propriu”. Un angajat are trei opțiuni pentru îndeplinirea unei astfel de sarcini:
- Minim. Adică, pentru a face totul literă cu literă, pentru a finaliza formal sarcina. Serviciul este lansat, dar nu există cercetări, nu există modele de stabilire a prețurilor, nu se înțelege cine și ce anume va face. Departamentul de vânzări și marketing nu are informații despre cum și cui să-l vândă.
- Maxim. Adică să abordăm sarcina energic și cu mare entuziasm. Efectuați o cantitate imensă de cercetare, comunicați cu alte companii de pe piață, formați o duzină de modele prețuri, organizați mai multe întâlniri în cadrul companiei (cu conducerea, liderii de echipă și separat cu fiecare echipă), faceți mai multe prezentări pentru fiecare potențial public țintă.
- Dreapta. Această abordare se află undeva la mijloc între prima și a doua opțiune: se realizează un studiu a 5-7 companii dintr-un segment, se pregătește un concept ușor de înțeles, se face o prezentare sau o pagină de destinație. Se ține o adunare generală la care se comunică informații cheie despre vânzarea serviciului.
Pentru a împiedica un angajat să facă prea puțin sau prea mult atunci când își asumă o sarcină, utilizați o listă de verificare - o listă numerotată de pași care trebuie parcurși pentru a obține un rezultat. Este deosebit de util să folosiți liste de verificare dacă nu sunteți sigur că angajatul înțelege 100% cum să efectueze astfel sarcină, - de exemplu, el nu mai făcuse așa ceva înainte. Dacă ești prea leneș pentru a picta, pregătește-te pentru opțiunile numărul 1 și numărul 2. O veți termina mai târziu, altfel angajatul își va petrece timpul și timpul echipei pe acțiuni inutile.
Citește și🧐
- De ce ne lipsesc termenele și cum să le oprim?
- Cât își succed liderii de zi
- 8 lucruri de învățat pentru a fi mai productivi