Cum să programați întâlnirile pentru a le face eficiente
Miscelaneu / / September 07, 2021
Nu-ți pierde timpul.
Poate că nu vă plac întâlnirile, dar totuși trebuie să le țineți. Aceasta este o parte esențială a fluxului de lucru în orice companie. O modalitate de a face programările mai utile și mai rapide este să le programați cu atenție. Cartea lui Olga Demyanova, doctor în economie, „Întâlniri rapide și eficiente. De la pregătire până la obținerea rezultatului dorit. "
Cu permisiunea editurii „Alpina Pro” Lifehacker publică un extras din capitolul al doilea.
Întâlnirile în sine nu reprezintă o problemă. Sunt chiar necesare și sunt un atribut managerial al puterii. Trebuie să scapi de adunări inutile și ineficiente prelungite.
Cele mai frecvente tipuri de întâlniri:
- săptămânal;
- strategic;
- muncitorii;
- raportare;
- planificarea întâlnirilor;
- brainstorming;
- conversații și întâlniri de afaceri;
- briefinguri.
Toate aceste tipuri pot fi grupate în patru grupe principale:
- după durată: rapid (până la 30 de minute) și prelungit (mai mult de 1 oră);
- după numărul de participanți: până la 10 persoane sau mai mult;
- după scop: activ, politic și informațional;
- după timp: planificat și neplanificat.
Întâlnirea programării atributelor necesare
Ce să planificați:
- scopuri;
- agendă;
- lista invitaților;
- programa;
- materiale informative;
- responsabil pentru păstrarea protocolului;
- reguli spectacole.
În primul rând, liderul trebuie să ia în considerare obiectivele întâlnirii. Acesta este punctul de plecare pentru agenda și lista participanților, ora și regulamentele.
Principalele obiective ale întâlnirilor:
1. Informații noi - pentru întâlnirea de informații:
- noutăți importante și schimbări de politici;
- discutarea planurilor și strategiilor;
- prognoză pe termen scurt;
- prezentarea de noi produse și abordări;
- discutarea bugetului;
- probleme de personal.
2. Monitorizarea evenimentelor și luarea deciziilor operaționale - pentru întâlniri regulate:
- principalele riscuri și dificultăți;
- parametrii pentru evaluarea progresului;
- evaluarea proceselor cheie și a modificărilor necesare;
- discutarea a ceea ce se întâmplă: ce merge bine, ce trebuie îmbunătățit;
- lecții cheie și rezultate ale acțiunilor;
- coordonarea eforturilor;
- comunicații.
3. Motivație - întâlniri creative, dezvoltarea de noi abordări și constructia unei echipe:
- motivația pentru acțiune;
- luarea deciziilor colective;
- onorând succesul individual și colectiv.
Astfel, scopul afectează tipul de întâlnire și modelul organizării sale. De exemplu, sesiunile de informare diferă în ceea ce privește numărul de participanți și durata. Cele obișnuite sunt de natură planificată, sunt mai rapide în timp și cu un număr limitat de participanți. Întâlnirile creative necesită o pregătire specială: organizarea mobilierului (de obicei mese separate), ceai, cafea și atmosferă informală; nu necesita respectarea codului vestimentar.
Matricea Eisenhower pentru clasarea întrebărilor întâlnirii
Trebuie amintit că o întâlnire este o platformă în care se iau decizii importante și se depășesc problemele. Matricea Eisenhower este domeniul în care sunt colectate toate problemele și întrebările. Acestea sunt clasificate în funcție de importanță și urgență.
Urgent | Nu va grabiti | |
Important | A | B |
Nu conteaza | C | D |
Pătratul A: chestiuni importante și urgente
Pătratul problemelor importante și urgente ar trebui să fie gol sau mic. Aceasta va indica faptul că îndepliniți data scadenței. Dacă există multe astfel de cazuri, acesta este un semn de dezorganizare. Exemple de cazuri care pot fi pătrate:
- cazuri direct legate de atribuțiile dvs. funcționale și care vă afectează eficienţă;
- cazuri, al căror eșec poate crea probleme;
- probleme legate de sănătate și climat psihologic în echipă;
- probleme care afectează siguranța echipei;
- cazuri, ale căror rezultate trebuie coordonate sau prezentate conducerii dumneavoastră.
Pătratul B: chestiuni importante, dar nu urgente
Atunci când misiunile sau problemele nu au urgență și nu există specificități, atunci când acestea trebuie îndeplinite, executorul însuși îl numește sincronizare. Acest pătrat include toate lucrurile care țin de funcționalitatea dvs. în întreprindere, lucrurile pe care le faceți în mod regulat și, de regulă, implementarea lor este legată de programul general la întreprindere (de exemplu, pregătirea finalului raportare). Sarcinile de cercetare, care necesită o anumită perioadă de timp, pot fi, de asemenea, atribuite unor astfel de cazuri, dar valoarea costurilor forței de muncă nu este clară până în momentul finalizării. Sarcinile primei și celei de-a doua pătrate ar trebui monitorizate în mod constant și, prin urmare, este recomandabil să le includeți pe agenda ședințelor.
Pătratul C: probleme urgente, dar neimportante
Acestea sunt distrageri. Adesea, ele interferează pur și simplu cu concentrarea asupra sarcinilor importante și reduc eficiența. Amintiți-vă întotdeauna obiectivele dvs. și învățați să faceți distincția între important și secundar.
Merită să intrați în această piață:
- impus de cineva din partea întâlnirii sau negociere;
- discutarea problemelor pe care subordonații le pot rezolva;
- discutarea problemelor non-comerciale;
- discutarea subiectelor abstracte.
Pătratul D: chestiuni neurgente și neimportante
Cazurile din această categorie nu te promovează în proiecte, dar te distrag de la lucrul la ele.
- nu aduce deloc niciun beneficiu;
- este util să nu te ocupi deloc de ele;
- Devoratorii de timp.
Pentru fiecare obiectiv, liderul pune următoarele întrebări:
- Cine are în vedere informațiile și cunoștințele cu privire la problema?
- A cui interese afectează această problemă?
- De cine depinde decizia?
- Cine trebuie să cunoască informațiile de discutat?
- Cine va implementa deciziile luate?
Puteți utiliza metodologia 99/50/1 atunci când programați întâlniri de proiect.
Liderul organizează întâlniri în trei puncte importante ale proiectului:
- la început - pentru a scufunda toți participanții în ritmul proiectului și pentru consolidarea echipei grupului;
- într-o etapă intermediară - pentru a discuta rezultatele muncii efectuate și ajustările ulterioare, dacă este necesar;
- la linia de sosire, când rămâne de realizat 1% din volumul total - pentru însumare preliminară.
Acest calendar vă va ajuta să profitați mai bine de timpul petrecut la întâlniri.
Agendă
Agenda este un plan de sarcini care trebuie rezolvate la ședință. Este necesar să definiți în mod clar timpul pentru fiecare discurs, să alocați un timp separat pentru discuții și feedback de la toți participanții.
Când planificați calendarul întâlnirii, este important să luați în considerare următoarele:
- importanța punctului de pe ordinea de zi;
- limita de timp pentru fiecare spectacol;
- pauze dacă este necesar;
- 20% din timp pentru informații importante suplimentare.
Agenda este trimisă tuturor participanților la întâlnire.
Agenda cu fixarea timpului și specificul discursurilor
Agendă:
- Rezultatele lucrărilor privind încheierea contractelor. Ivanov I. (15 minute).
- Probleme în transportul aprovizionărilor. Petrov I. (15 minute).
- Rezultate și planuri ale lucrărilor de proiect. Sidorov T. (20 de minute).
Începând la ora 11:00.
Se încheie la 12:15.
Trebuie să te antrenezi pentru a avea întâlniri rapide și eficiente!
Ghidul dvs. de timp:
Important și urgent | 12 minute |
Important și neurgent |
24-36 minute Urgent și important: 12 minute - principiul Pareto funcționează aici: 20% din timp creează 80% din rezultat, cu o întâlnire medie de o oră (60 de minute), timpul cel mai productiv este de 12 minute (20% din 60 de minute). Important și neurgent: de obicei planificat. Timpul efectiv pentru astfel de întâlniri este de 24–36 de minute. Aici funcționează metoda 60/40, conform căreia, la elaborarea unui plan pentru zi, 40% din timp ar trebui lăsat liber, 60% alocați pentru munca planificată, inclusiv 20% - pentru „imprevizibil” și 20% - pentru cei care apar spontan sau devin acompaniind. Cu un timp mediu de întâlnire de o oră (60 de minute), timpul pentru chestiuni importante planificate, dar care nu sunt urgente, este de 24-36 minute (40-60% din 60 de minute). |
Neimportant și urgent | Delegație și control prin telefon și alte mijloace de comunicare, nu mai mult de trei minute pentru control. |
Fără importanță și fără urgență | Delegare și control de către conducere, nu mai mult de un minut pe delegare. |
Lista invitaților
Numărul optim de participanți la întâlniri rapide este de 5-7 persoane. 8 până la 12 persoane sunt acceptabile dacă liderul ședinței are abilități de facilitator.
Pentru generarea de idei, stabilirea de obiective și înțelegeri, compoziția ideală nu este mai mare de 15 persoane.
Există o regulă nerostită la Google - numărul maxim de participanți nu depășește 10.
Amazon are o regulă cu două pizza: ar trebui să fie cât mai mulți oameni într-o întâlnire pe cât să poți hrăni două pizza.
Există o regulă 8-18-1800:
- nu mai mult de 8 persoane - rezolvarea problemelor de muncă;
- nu mai mult de 18 - brainstorming, rezolvare colectivă a problemelor;
- până la 1800 de persoane - informații și posibilitatea de a comunica.
Un studiu realizat de Bain and Company spune că, în grupurile de luare a deciziilor, adăugarea a mai mult de șapte din fiecare participant are ca rezultat o eficiență cu aproximativ 10% mai mică.
Persoanele direct responsabile sunt obligate să participe la întâlniri.
Apple listează numele persoanei responsabile lângă fiecare element de întâlnire. Astfel, fiecare angajat are un domeniu clar de responsabilitate în cadrul misiunii atribuite.
Dacă organizați des întâlniri, această carte vă va fi cu siguranță utilă: Olga Demyanova sugerează să studiați 16 tehnici și patru instrumente pentru a ajuta la îmbunătățirea eficienței tuturor celor implicați în aceste întâlniri.
Pentru a cumpăra o carte
Citește și🧐
- Cum să faceți întâlnirile mai productive
- 3 sfaturi pentru a încheia întotdeauna întâlnirile la timp
- Life Hack: cum să evitați întâlnirile inutile cu Zoom
Vânzarea iPhone a început pe AliExpress: 11 modele cu reduceri de până la 22 de mii de ruble