Cum să simplificați sarcinile, astfel încât să puteți opri amânarea și să faceți mai multe

Cu cât ai de făcut mai mult, cu atât este mai greu să începi. Și cu cât începe mai greu, cu atât economisim mai mult. Soluția problemei este să simplificați tot ce puteți. Cel puțin așa crede Greg McKeon, un scriitor și antrenor de afaceri care a lucrat la Google și Facebook.

În cartea Fără efort. Fă-o mai ușor.” McKeon explică cum să ai succes și să nu te epuizezi. Cu permisiunea editurii „MYTH”, Lifehacker publică al optulea capitol, care vorbește despre modalități de simplificare a sarcinilor.

---

În februarie 1998, la Seattle, a apărut Peri Hartman Dintr-o conversație cu Peri Hartman din 17 aprilie 2020. din clădirea de cărămidă cu cinci etaje care adăpostește depozitul Amazon pentru a-i întâlni pe Jeff Bezos și Shel Kafan, primul angajat al companiei și director de dezvoltare digitală. După ce a trecut pe lângă câteva case, a mers într-un mic pub de pe celebra piață Pike Place pentru a discuta totul cu ei la cină.

Bezos Am făcut întâlnirea pentru că mă gândeam foarte mult să comand la magazinul meu online în creștere rapidă, ceea ce nu era foarte simplu la acea vreme. Pentru a plasa o comandă, cumpărătorul trebuia să treacă printr-o procedură lungă, în mai multe etape, ceea ce era atunci firesc pentru comenzile online.

Pagina în care trebuie să scrieți numele - faceți clic cu mouse-ul. Pagina în care trebuie să scrieți prima linie a adresei - faceți clic. Oraș, cod poștal, tip Card de credit, numărul cardului și data expirării. Pentru a scrie adresa de facturare, a trebuit să mai completez câteva formulare pe diferite pagini - click, click, click! Adresa de livrare - faceți clic din nou. La momentul respectiv, nu exista nicio funcție de completare automată, așa că putea dura câteva minute pentru a finaliza o achiziție.

La cină, a spus Bezos Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos and the Rise of Amazon.com (New York: Portfolio / Penguin, 2011). : „Trebuie să facem sistemul de comandă mai puțin greoi. Pentru ca cumpărătorul să poată comanda produsul fără niciun efort. Tot ce trebuie să faci este să dai clic pe el - și ai terminat.”

Reamintind acea zi, Hartman spune că termenii de referință erau foarte clari: „Scopul este simplificarea”. Bezos a înțeles: „Cu cât faci mai mulți pași pentru a finaliza achiziția, cu atât ei [cumpărătorii] au mai mult timp pentru a se răzgândi. Dacă aranjați totul astfel încât utilizatorul să poată face o achiziție cu un singur clic, este mai probabil să o facă.”

La acea vreme, ideea de cumpărături online era încă nouă și multor oameni se temeau să facă cumpărături online. Procedura lungă de introducere a datelor și apăsare a mouse-ului a fost incomodă și mult mai plictisitoare decât cea cu care toată lumea era obișnuită: mergeți la casă și înmânați cardul casieriei. A trebui să tipăriți de fiecare dată adresa, cardul și numărul de cont a fost dificultatea și problema. A fost nevoie de o descoperire majoră pentru a înlocui totul cu un singur clic.

Astăzi, decizia de cumpărare cu un singur clic ni se pare evidentă. Dar apoi Hartman, educat și pasionat programator, a petrecut două-trei luni eficientizând și simplificând fiecare pas al comenzii și nici nu i-a trecut prin cap că se poate face o achiziție cu un singur clic. „Nimeni nu a făcut-o”, a explicat el. - Jeff a sugerat: „Hai să o facem”. Și am făcut-o.”

Amazon a emisMike Arsenault, „Cât de valoros este Amazon’s1 – Click Patent? It's Worth Billions, ”Rejoiner, accesat pe 15 octombrie 2020. un brevet de comandă cu un singur clic care i-a oferit un avantaj imens față de concurență timp de aproape 20 de ani. Această inovație unică nu poate fi subliniată: ea a adus o contribuție uriașă la dezvoltarea comerțului online.

Cei mai simpli pași sunt cei pe care nu îi faci.

Am fost uimit că Hartman a simplificat fiecare pas al procesului de plată de luni de zile fără să mă gândesc eliminați pașii si simplifica procesul în sine. Acest lucru se datorează faptului că există o diferență uriașă între cele două abordări.

Oricât de simplu este pasul, este mai ușor să nu faci niciun pas.

Când fiul meu avea 12 ani, și-a propus să se alăture Boy Scouts înainte de a împlini 14 ani. Fără îndoială, obiectivul a fost foarte ambițios, dar l-am luat împreună și am început să sărbătorim progresul. Chiar înainte de a împlini 14 ani, s-a angajat în proiectul final, în care o echipă de 40 o persoană a trebuit să reconstruiască un gard de 180 de picioare - cel anterior a ars în urmă cu un an în timpul incendiilor din California. Tot ce trebuia să facă fiul a fost să scrie un raport de proiect. Ar părea o sarcină ușoară, dar după doi ani de muncă continuă, această parte a proiectului a fost de care ne-am săturat atât de mult încât a devenit mai ușor. amâna.

Am început să lucrăm la proiect din timp, iar când entuziasmul a dispărut, eram deja la jumătatea obiectivului. Dar a doua parte a proiectului părea să ne sperie mai mult decât prima. Nu ne-am putut opri să ne gândim la cum să îmbunătățim în continuare raportul: o prefață plină de detalii vii și precise, zeci de fotografii, design profesional. Faptul că am văzut proiectele captivante ale altor cercetași care le-au cercetat cu atenție timp de multe ore a adăugat combustibil focului. (sau mai degrabă, peste care părinții lor s-au gândit multe ore), iar ștacheta în ceea ce privește cantitatea de efort a crescut din ce în ce mai sus și de mai sus.

Deci, proiectul a blocat. De îndată ce ne-am gândit să ne întoarcem la muncă, a devenit imediat insuportabil. Zilele au trecut și au trecut fără a face niciun progres. Două săptămâni mai târziu, întâmplător, am început să studiez procesele de simplificare în structuri complexe. Și apoi mi-a dat seama: am complicat proiectul. Adăugând atât de mulți pași, chiar și mental, noi înșine am făcut chiar și un pas următor mai dificil pentru noi înșine.

Așa că, făcându-ne un pas înapoi, ne-am întrebat care sunt pașii minimi de făcut pentru a finaliza lucrarea. Nu a fost nevoie să facem o legătură specială din lemn pentru raport. Nu trebuie să includeți absolut toate imaginile. Nu a fost nevoie să scriem descrieri de un kilometru pentru fiecare fotografie sau să venim cu o copertă neobișnuită. Prefața raportului nu este o sarcină de-a lungul vieții.

Pe scurt, am întocmit o listă generală de pași cu adevărat importanți: imprimați 20 de propoziții sau citate. Imprimați-le. A tăia. Lipiți pe hârtie. Imprimați o copertă. Introduceți trei separatoare. Scrieți și tipăriți un eseu de trei pagini care oferă răspunsuri clare doar la întrebările adresate. Duți raportul la birou și predați-l. Gata!

Un proiect important pentru fiul meu a trecut de la etapa de „înghețare” la cea finală în doar câteva zile, pentru că am identificat și completat numărul minim de pași. Fiul meu a devenit Boy Scout cu o săptămână înainte de a avea paisprezece ani.

Desigur, această abordare nu funcționează numai cu proiectele cercetași. Pune-ți doar o întrebare universală care te va ajuta să eviți durerile de cap chinuitoare și să te facă să mergi la sarcini importante, dar aparent incredibil de dificile sau confuze.

Pentru a fi clar, specificarea numărului minim de pași nu înseamnă „porniți de cap” sau faceți ceva de care nu veți fi mândri. Doar pașii inutile nu sunt necesari. Prin eliminarea acestora, vei canaliza energia spre finalizarea proiectului. În orice domeniu, încheierea cazului va fi de multe ori mai bună decât adăugarea unor pași redundanți care nu adaugă nicio valoare proiectului. Și finalizarea este doar ceva de care să fii mândru.

Pentru a avea succes în orice, trebuie să-l completezi.

Efort suplimentar nu este întotdeauna necesar

Al meu şcoală cel mai bun prieten al meu a petrecut mai puțin timp studiind decât mine, iar notele lui au fost mai bune. Care este secretul? Când profesorul i-a cerut să facă ceva, a făcut exact ce i s-a cerut și nimic mai mult. Am mers mai departe: am citit mai mult decât am întrebat; căutând mai multe informații decât era necesar.

Am încercat atât de mult să împlinesc programul în exces, încât nu a mai rămas energie pentru programul în sine. Un lucru este să faci eforturi suplimentare în chestiuni extrem de importante (de exemplu, după o operație chirurgicală, să faci o procedură suplimentară pentru a nu introduce o infecție în rană). Și e cu totul altceva să adaugi atingeri inutile, artificiale.

Mi-am dedus o regulă: eDacă vi se cere să faceți x, acesta nu este un motiv suficient de bun pentru a face y. De exemplu, dacă vi s-a cerut să scrieți o prezentare, atunci acesta nu este un motiv suficient de bun pentru a crea diapozitive cu videoclipuri, grafică distractivă și tone de informații. Cât de des a trebuit să te uiți prezentări cu prea multe diapozitive sau prea multe cuvinte pe fiecare diapozitiv? Sau poate sunt prea multe în el? Chiar vrei să fie cineva în pielea ta?

O abordare mai inteligentă demonstrează Ludovic al V-lea. Gerstner, Jr., Who Says Elephants Can't Dance (New York: Harper Business, 2003), 43. mic, dar cheie pentru schimbarea radicală a cursului IBM. Lou Gerstner, care tocmai preluase funcția de CEO, l-a invitat pe managerul superior Nick Donofrio să vorbească la adunarea generală. Gerstner își amintește: „La acea vreme, formatul standard pentru orice întâlnire importantă la IBM era o prezentare care folosea proiectoare și grafică de înaltă tehnologie. Nick tocmai trecuse la al doilea slide când m-am dus și am oprit proiectorul, încercând să o fac cât mai politicos în această situație. După o lungă pauză incomodă, am spus: „Hai să vorbim doar despre afacerea ta”.

Majoritatea prezentărilor ar trebui să fie doar despre „vorbirea despre afaceri”. Pe scurt, data viitoare va trebui să scrieți un raport, să pregătiți o prezentare sau să veniți cu truc de marketing, alunga tentația de a introduce completări inutile. Ei distrag atenția nu numai pe tine, ci și pe ascultători. Acum, când pregătesc o prezentare, pregătesc șase diapozitive cu mai puțin de zece cuvinte.

Necesitatea unui efort suplimentar dincolo de ceea ce este necesar pentru a finaliza sarcina principală este extrem de rară. Este mai bine să rulați doar un program obligatoriu decât să nu faceți nimic.

Începe de la zero

Când echipa de design de top a Apple sa întâlnit cu Steve Jobspentru a prezenta designul a ceea ce a devenit iDVD (acest utilitar învechit a permis utilizatorii ard muzică, filme și fotografii digitale de pe computer pe disc), au așteptat ca șeful admira. A fost un design minunat, ușor de utilizat și, deși programul avea mai multe funcții și caracteristici, designerii s-au mândrit cu modul în care au reușit să simplifice versiunea originală a produsului, manualul pentru care a durat o mie pagini.

Cu toate acestea, echipa a aflat foarte repedeFarhad Manjoo, „Invincible Apple: 10 Lessons from the Coolest Company Anywhere”, Fast Company, 1 iulie 2010.că Jobs avea altceva în minte. Mergând spre tablă, a desenat un dreptunghi și a spus: „Iată un nou program. Are o singură fereastră. Trageți videoclipul în această fereastră, faceți clic pe butonul „Înregistrare” - și gata. Iată ce vom face.”

Mike Evangelist, unul dintre designerii de produse, a fost șocat până la capăt. El a spus: „Mai am diapozitivele pe care le-am pregătit pentru acea întâlnire – sunt incredibil de complicate”. Abia mai târziu, privind în urmă, a văzut clar că „toate celelalte funcții doar interferau”. Potrivit Evangelist, ceea ce l-a șocat cel mai mult a fost faptul că el și echipa lui au înțeles greșit procesul în sine. Au început cu un produs incredibil de complex și au încercat să-l simplifice, iar Jobs a trecut din partea opusă. A început de la zero și și-a dat seama de câți pași minimi sunt necesari pentru a obține rezultatul.

Suntem atât de obișnuiți cu complexitatea tuturor proceselor din viața noastră încât rareori încercăm să ne îndoim de necesitatea acesteia.

De exemplu, am început un podcast în timp ce scriam această carte. Inițial, instrucțiunea pe care urma să o trimit fiecărui oaspete consta în 15 pași.

1. Înregistrați-vă pe Zencastr.com și introduceți-vă acreditările.
2. Nume utilizator: XYZ.
3. Parola: ABC.
4. Urmați linkul din e-mailul de la Zencastr, care va ajunge la e-mailul dvs. la scurt timp după înregistrare.
5. Dacă utilizați Chrome, pentru o calitate video mai bună, permiteți lui Zencastr să vă trimită notificări.
6. Marcați Zencastr (faceți clic pe pictograma stea din partea dreaptă a barei de meniu Chrome) pentru a proteja pasul 3.
7. Confirmați testul microfonului făcând clic pe Treci.
8. Dacă nu funcționează, faceți clic pe pictograma din centrul din partea de jos a barei de sunet cu numele dvs. pentru a afla care este problema, faceți clic pe link și depanați.
9. Vă rugăm să confirmați că mă puteți auzi și că putem comunica prin Zencastr.
10. Urmați linkul în Zoomtrimis prin e-mail; ar trebui să fie și în prima literă.
11. De îndată ce vă las să intrați în cameră în Zoom, opriți imediat microfonul.
12. Transformați videoclipul în Zoom.
13. După ce activez înregistrarea Zoom și Zencastr, confirmați că vedeți pictograma de înregistrare în ambele programe și salutați pe toată lumea.
14. Și iată-ne!
15. La sfârșitul sesiunii, vă rugăm să deconectați-vă de la Zencastr înainte de a închide fereastra.

Eu însumi m-am săturat să citesc acest manual. Ce să spunem despre oaspeți, care vor trebui să facă toate acestea punct cu punct!

Și am început de la zero. M-am întrebat: „Care este numărul minim de pași pe care trebuie să-i facă o persoană pentru a mă contacta prin Zencastr?” După ce am formulat răspunsul, am scurtat instrucțiunile.

1. Urmați linkul trimis prin e-mail de la Zencastr după înregistrare.
2. Mă voi ocupa eu de înregistrare, iar tu trebuie doar să te înscrii la chat.

Iată-l! Doar doi pași simpli. Dacă lucrurile din viața ta implică prea mulți pași, încearcă să pornești de la zero. Și dacă puteți deschide calea pentru același rezultat, faceți mai puțini pași.

Maximizați pașii pe care nu îi faceți

În februarie 2001, 17 oameni liberi s-au întâlnit la Snowbird, o stațiune de schi din Utah, în munții Wasach. Aveau de gând să se relaxeze, să vorbească, să mănânce, să schieze și să discute despre software. Rezultatul conversațiilor lor este acum întruchipatJim Highsmith, „Istoria: Manifestul Agile”, Agile Alliance, 2001. într-un document binecunoscut numit „Manifest dezvoltare agila software”. În ea, ei au formulat un set de reguli pentru dezvoltarea unui software mai bun pentru a facilita lucrul utilizatorului prin eliminarea obstacolelor și interferențelor.

Unul dintre cele 12 principii ale Manifestului afirmăPrincipii fundamentale ale Manifestului Agile: „Simplitatea – arta de a minimiza munca inutile – este esentiala.” Aceasta înseamnă că scopul dezvoltării este de a crea un produs de care utilizatorul are nevoie, și dacă acest lucru poate fi realizat printr-un cod mai puțin lung și mai puține funcții suplimentare, atunci acesta este exact ceea ce aveți nevoie a intra.

În timp ce acest principiu se aplică dezvoltării de software, îl putem adapta la zi cu zi viața, de exemplu: „Simplitatea – arta de a maximiza pașii care nu sunt făcuți – este extrem de necesară”. Cu alte cuvinte, oricât de semnificativ ar fi scopul nostru, trebuie să ne concentrăm eforturile doar pe esențial. Fiecare pas mic ne costă o oportunitate pierdută, iar eliminarea acestuia ne oferă mai mult timp, energie și cognitive resurse care sunt direcționate către sarcinile cu adevărat importante.

S-ar putea să fii surprins câte obiective aparent dificile pot fi atinse și câte sarcini dificile pot fi rezolvate în doar câțiva pași. După cum scrie Andy Benoit, Andy Benoit's Touchdown 2006: Everything You Need to Know About NFL This Year (New York: Ballantine Books, 14 iulie 2006). cronicarul sportiv Andy Benoit, majoritatea geniilor „au reușit nu pentru că au rezolvat ghicitori dificile, ci pentru că au urmat o cale de simplitate nerecunoscută”.

Fără efort este un ghid excelent pentru cei care doresc să facă mai multe în mai puțin timp. Dar cartea îi va ajuta și pe cei care s-au săturat de alergări nesfârșite și treburi plictisitoare.

Cumpără o carte