Cum de a utiliza în mod eficient auto-răspunsurile la e-mail
Sfaturi Muncă și De Studiu / / December 19, 2019
Madden dacă auto-răspunsurile la scrisorile în stilul de „Bună ziua, în acest moment nu pot răspunde la scrisoarea ta.“ Mai ales atunci când toate luminile și răspunsul necesare „ieri“. Aceste răspunsuri provoca iritații la oameni și alte emoții negative, precum și motivele pentru care nu poate răspunde acum la cerere, ei absolut nu-mi pasă.
© fotografie
Pentru a încă o dată, nu la oameni enerva, pentru că le înțelege și, probabil, un zâmbet, un pic mai poate modifica răspunsuri standard.
Evitați evident
Pentru a începe, începe cu răspunsul, care este mai enervant și tot ceea ce nu ar trebui să fie utilizat.
Am primit scrisoarea ta. În primul rând, acest lucru nu este în întregime adevărat. Pentru că scrisoarea a căzut în cutia, dar dacă l-ați văzut sau citit-o - este o altă întrebare. Dacă nu citiți, atunci fie ignorate, fie ai lucruri mai bune de făcut. Și de aceea este chiar mai enervant.
Am citit scrisoarea dumneavoastră cât mai curând posibil. Lăsați aceste răspunsuri sunt foarte riscante. În primul rând, fiecare persoană are propria lor idee interval de timp „cel mai scurt timp posibil“. În al doilea rând, lăsând următoarele răspunsuri la cineva care vă trimite o scrisoare în perioadele calde ale muncii dumneavoastră, lăsați oamenii speră să obțină un răspuns la aceste „cât mai curând posibil.“ Răspundeți la multe scrisori din această perioadă de timp, este pur și simplu nerealist. Și oamenii sunt jignit, supărat și furios.
Vă mulțumim pentru mesaj. Prin amabilitatea - bine-l lui. Dar ceea ce este utilizarea de dvs. „vă mulțumesc“, dacă încă nu răspunde la scrisorile? Oamenii care iau timp pentru a scrie o scrisoare, iar în schimb a primit o scrisoare standard, de mulțumire și de liniște. Se pare că nu numai că nu a răspuns la scrisorile lor, dar, de asemenea, sa dovedit a fi foarte nesincer.
Vă rugăm să așteptați un răspuns în termen de 24-48 de ore. Acest răspuns este mai puțin iritant și poate fi mai util, așa cum omul indică anumit interval de timp. Dar dacă știi că încă nu au timp, este mai bine să refuze un astfel de răspuns automat sau selectați o altă dată - mai mult decât clar. Cum ar fi „se așteaptă un răspuns în decurs de 3-5 zile.“
Încercați să trezească în om blajin
Aceasta este, alege un răspuns care nu ar provoca iritații și se lasă persoana într-o stare de spirit buna. Nu ar trebui să utilizați un răspuns automat, dacă nu au fost atât de încărcate cu munca. Asta e despre asta și ar trebui spus în mesaj. Pentru oamenii să înțeleagă că nu poți răspunde, nu pentru că sunt prea leneși sau nu-mi pasă ce este scris acolo. Și pentru că ai un motiv bun pentru asta.
Scrie ceva de genul - „In acest moment eu sunt de lucru foarte ocupat și nu au timp la mesajele de proces. Dar pentru a răspunde la scrisoarea dumneavoastră cât de repede pot. Vă mulțumim pentru răbdare și înțelegere. "
În cele din urmă, în cazul în care răspunsul este atât de important, încât persoana poate apela pur și simplu și de a afla tot ce ai nevoie, pentru un minut.
Utilizarea umor
Umorul la locul și într-adevăr ajută la buna asupra situației. Uneori, un singur zâmbet, și dintr-o dată se încadrează în loc, și frustrarea și furia dispar. Încercați să folosiți-l în răspuns automat. Doar amintiți-vă aici că toată lumea are un simț al umorului și unele răspunsuri nu poate părea destul de atât de ridicol. Prin urmare, glumind cu ușurință și pe teme generale.
Acest lucru poate fi ceva de genul „Sunt acoperit cu o avalanșă de muncă. De îndată ce lucrarea de salvare pe mine săpat de sub dărâmături va fi terminat, voi citi scrisoarea ta și să răspundă la ea, „etc.
Concizie - sora talentului
Auto-răspuns nu ar trebui să fie foarte lung (sau el doar nu a citit până la capăt, plus, de asemenea, să ia departe timpul uman, care se așteaptă un răspuns normal, în cazul) și, în mod ideal, format din trei puncte:
1. Această scrisoare este un răspuns automat.
2. Motivul pentru care a fost trimis la acest e-mail.
3. Alte acțiuni ale destinatarului scrisorii. De exemplu, sunteți în vacanță, iar în această perioadă înlocuiți așa-și-așa, în toate problemele se referă la ea: numele și datele de contact ale adjunctul dumneavoastră.
Dacă vă apropiați la această problemă în mod creativ și corect scrie destinatarii enervezi toate aceste auto-răspuns nu va mai. Mai ales dacă ai lăsat contacte acolo umane, care, în lipsa ta rezolvă toate problemele.
bonus
Kevin Rose, a cărui cutie poștală este umplut un număr incredibil de email-uri în fiecare zi, setările de schimbare, și a creat „faliment al filtrului.“ Uneori, în ciuda eforturilor noastre, ne e dor de mesaje importante. Prin urmare, Kevin își propune să creeze un răspuns automat care trimite astfel de mesaj de după două săptămâni:
„Dvs. de e-mail (adresa) nu este deschis în termen de 14 zile. Pentru a reduce la minimum acumularea de email-uri, a fost plasat în arhiva. Dacă totuși doriți să obțineți răspunsul, pur și simplu apăsați «Răspuns» (răspuns) și mesajul va fi plasat automat în coada de așteptare de prioritate. Vă mulțumesc. "
Acest lucru nu este cu siguranță cel mai răspuns politicos, dar dacă nu se ocupe cu rapoarte să vă copleșească, poate ajuta foarte mult. În primul rând, da știu persoana care scrisoarea nu a fost șters sau citit și fără răspuns; în al doilea rând, în cazul în care este important pentru el, el va aminti din nou de la sine, prin trimiterea unui mesaj în coada de așteptare pentru a citi; și în cele din urmă, în al treilea rând, nu vă cer scuze pentru ceea ce nu a avut încă timp să citească scrisoarea.