Ce sarcini ar trebui automatizate și cum se face
Miscelaneu / / February 16, 2022
De la calendare la studii cu drepturi depline.
Cu cât inteligența artificială se dezvoltă mai activ, cu atât oamenii au mai multe oportunități. De exemplu, pot automatiza o varietate de sarcini. Cu care să începem, spun dezvoltatorii Matthew Mottolla și Matthew Cotney.
În cartea „Economia de la distanță. Cum se schimbă tehnologiile cloud și inteligența artificială funcționează”, nu doar analizează autorii influența inteligenței artificiale, dar și să sfătuiască companiile despre cum să organizeze mai bine activitățile angajaților în nou conditii. Cu permisiunea editurii Alpina PRO, Lifehacker publică un fragment din capitolul 13.
1. Gestionarea calendarului
Dacă există o activitate de care aproape toți antreprenorii, freelancerii, membrii echipei și managerii se tem, aceasta este programarea întâlnirilor. Conversații interne, externe, formale, informale la o ceașcă de cafea. Accentul de astăzi este pus pe „productivitate” (citește, volum maxim de muncă), iar personalul corporativ cheltuiește o mulțime de parte a zilei lor în întâlniri, așa că aranjarea timpului de întâlnire a două persoane, chiar și din aceeași echipă, devine dificilă sarcină. Mai adăugați câțiva oameni, fusuri orare și asociații libere de liber profesioniști și puteți petrece cu ușurință câteva ore pe săptămână doar jonglandu-vă cu programul. Este la fel de distractiv ca o piatră ascuțită într-un pantof.
Bun venit în lumea automatizării! Se dovedește, planificare întâlnirile sunt ideale pentru delegarea computerului, deoarece este repetitivă, limitată și ușor de învățat. Există mai multe abordări și tipuri de instrumente pe piața actuală.
Acestea sunt instrumente simple de productivitate, cu un pic de inteligență artificială încorporată în ele. Calendly, Doodle și produse similare accesează calendarul dvs. și apoi furnizează un link și un site web, astfel încât alte persoane să poată alege ora care funcționează pentru ei. Aplicația își descarcă apoi răspunsurile și oferă mai multe opțiuni diferite bazate pe cea mai bună accesibilitate pentru toți participanții.
Uneori, cele mai simple soluții sunt cele mai bune. Nu trebuie să te concentrezi întotdeauna pe inteligența artificială.
Cu toate acestea, aceste instrumente plasează povara alegerii asupra celor responsabili și pur și simplu transferă munca de la tine la ei. Pentru întâlniri cu manageri de nivel superior sau VIP-uri, este posibil să aveți nevoie de o notă personală. Utilizați un instrument cu un nume scurt X.ai.
Acest instrument inteligent se sincronizează și cu calendarul dvs., dar în loc să forțeze oamenii să aleagă pe site, pur și simplu adăugați agentul X.ai la adresa de e-mail a solicitării întâlnirii. Să presupunem că primiți un e-mail de la un manager de vânzări, un potențial partener − liber profesionist sau chiar un vechi prieten de școală. Doar copiați X.ai și trimite un e-mail de solicitare de programare celor menționați în firul de e-mail. Funcționează la fel ca celelalte instrumente, dar arată mult mai natural.
Deci ce recomand? În primul rând, opriți-vă și puneți-vă întrebarea: „Chiar am nevoie de această întâlnire?” crestere semnificativa productivitate poate fi realizat pur și simplu prin conștientizarea faptului că nu trebuie să participați la fiecare întâlnire, nu trebuie să atribuiți noi întâlnirile și multe cazuri pot fi gestionate complet folosind e-mail, mesagerie instant sau mesaje vocale. Părăsiți întâlnirile doar pentru a discuta cele mai importante decizii sau pentru a dezvolta relații mai profunde cu rețeaua dvs. de contacte.
2. Răspunsuri la scrisori
Următorul pe lista noastră de ucigași ai productivității este e-mailul. Ca și în cazul întâlnirilor, gândiți-vă mai întâi la o alternativă. E-mailul este cel mai prost mod de a comunica rapid pentru majoritatea proiectelor. Gândește-te la efortul cognitiv pe care trebuie să-l depui de fiecare dată când sosește un e-mail. Este important? Acest lucru este urgent? Asta este pentru mine? Trebuie sa raspund? Ce fel de client are nevoie? In ce context? Sunt nebuni acolo?
Poți să sapi în e-mail ore, trebuie doar să pierzi controlul, iar în acest moment valoarea reală a muncii tale dispare. E ca un vid care îți suge sufletul (wow, s-a dovedit o metaforă profundă).
Încercați să traduceți comunicarea operațională a echipei sau organizației dvs Microsoft Teams, Slack, Trello sau aplicație similară pentru comunicare operațională de afaceri. Configurați canale pentru proiecte și grupuri active și faceți schimb de e-mailuri acolo. Știu că sună ca un vis, dar am lucrat la un startup în care am folosit aproape exclusiv Slack. Am primit aproximativ 20 de e-mailuri pe zi, majoritatea de la clienți. Acest. A fost. Minunat!
Dacă locul de muncă mai are nevoie de e-mail, nu dispera. Încă mai există speranță.
Ca și înainte, să începem cu soluții simple. Microsoft Outlook, Google, Apple Mail și alte instrumente de e-mail vă permit să creați reguli, care semnalează mesajele, le mută într-un folder sau le șterge complet și rezolvă multe altele sarcini. Când vine vorba de fluxuri de lucru simple, această abordare poate face minuni. De exemplu, puteți configura o regulă pentru a semnala e-mailurile care necesită un răspuns specific (de exemplu, despre o problemă de serviciu). clientii) pe baza unui șablon standard prestabilit.
Dacă vorbim despre gestionarea mai complexă a e-mailului, puteți folosi tot felul de instrumente inteligente de automatizare de complexitate diferită. Antreprenorul Ajay Goal a lansat un produs numit wordzen, care reunește utilizatorii de e-mail și editorii de e-mail.
La începutul dezvoltării internetului, el a ghicit în mod corect două tendințe: e-mailul va deveni un instrument puternic productivitatea personală și profesională, iar Gmail va deveni standardul de facto pentru întreprinderile mici și private persoane. Ajay a creat instrumente care pot fi integrate cu ușurință în Gmail, astfel încât utilizatorii netehnici să poată automatiza sarcini precum trimiterea de e-mailuri. marketing sugestii și ajutor la scrierea scrisorilor.
AI a început, de asemenea, să se infiltreze direct în Gmail. Există o funcție de sugestie automată care sugerează automat următoarele câteva cuvinte în funcție de ceea ce tastezi. Acesta este un caz de utilizare puternic și destul de simplu. AI. Există, literalmente, miliarde de e-mailuri care trec prin Google care pot învăța AI cum să folosească expresii comune. Și continuă să-și îmbunătățească priceperea, atingând un asemenea grad de perfecțiune încât până și eu sunt impresionat. Această funcție a redus timpii de răspuns la e-mail cu aproximativ 10-20% - o creștere instantanee a productivității.
Dictarea este, de asemenea, o funcție subestimată, dar utilă pentru a răspunde la e-mailuri și mesaje text.
Mi-am cumpărat recent o pereche de Air Pods (la trei ani după ce au ieșit – sunt cam lent în adoptarea noilor tehnologii, ca un cizmar care merge fără cizme). Aceste Căști împreună cu iPhone-ul meu, care are atât e-mail de serviciu, cât și e-mail personal, îmi permit să răspund la e-mailuri în timp ce conduc și mă pot descurca cu o căsuță de e-mail plină în drum spre casă pentru a-mi face timp pentru copii, nu functioneaza. Este neprețuit.
Dar poate AI ajuta și mai mult? Nu putea să scrie un răspuns complet în loc de un simplu indiciu pentru cuvântul următor? S-au obținut deja rezultate promițătoare în această direcție. Să luăm, de exemplu, chatbots. Versiunile timpurii primitive, care erau pur și simplu îngrozitoare, au fost înlocuite cu soluții tehnologice mult mai sofisticate bazate pe învățarea profundă. Au nevoie în continuare de o cantitate suficientă de pregătire pentru a învăța răspunsuri semnificative, dar acum sunt capabili să o facă în mod continuu învață din date reale, mai degrabă decât să fii codificat cu un set restrâns de întrebări și răspunsuri.
Acești chatboți, de obicei rulează pe una dintre cele mai mari platforme cloud - Amazon AWS, Microsoft Azure, IBM Watson sau Google Cloud - acceptă astăzi multe centre de apeluri și servicii clientii. De exemplu, Bank of America are „Erica” (joc de cuvinte - AmErica?), un asistent personal virtual în aplicație mobilă care înțelege vorbirea naturală și vă ajută să faceți totul, de la accesarea unui cont și transferul de bani la primind sfaturi financiare.
Alte tehnologii, mai automatizate, cum ar fi Roborăspuns și răspuns.ai, conceput pentru a funcționa într-o lume mai deschisă și mai liberă decât o clădire de call center. Sunt din ce în ce mai mult încorporate în instrumentele tale de lucru preferate, astfel încât să nu fii nevoit să te muți pe o altă platformă.
3. Managementul călătoriilor
Una dintre cele mai comune sarcini ale întreprinderii, cel puțin până la o teleprezență fără întreruperi va deveni banal, rezervarea biletelor și camerelor, gestionarea călătoriilor și procesarea rapoartelor pe cheltuieli. Acestea sunt procese necesare, dar teribil de neproductive. Aceștia iau literalmente ore de lucru pe săptămână, iar odată cu tendința de reducere a numărului de asistenți administrativi, cea mai mare parte a acestei lucrări cade pe umerii lider.
Mai multe companii lucrează la o soluție la problema automatizării călătoriilor. De exemplu, serviciul Mezi, care a fost achiziționat de American Express, vă ajută să vă gestionați zborurile, hotelurile și restaurantele. Hopper similare și chiar te ajută să economisești mult, prezicând cel mai bun moment pentru a rezerva un zbor sau un hotel. Serviciu Pana preia gestionarea călătoriilor corporative și ajută la răspunsul la evenimente neprevăzute, cum ar fi interviurile de angajare și evenimente.
Zboruri Google nu numai că ajută la găsirea și cumpărarea biletelor, dar și prezice întârzierile zborurilor mai bine decât companiile aeriene înseși. Incredibil de confortabil. Și aplicația Utrip chiar ia în considerare preferințele tale personale, iar rețelele sociale îi place să recomande călătorii personalizate.
4. Cercetând
Nu e de mirare că majoritatea dintre noi suntem lucrători ai cunoașterii în zilele noastre, punctul culminant al evoluției secolului 21. Dar viitorul nostru va depinde de cât de repede și cu atenție putem colecta și procesa informații. În caz contrar, o generație mai tânără și mai pricepută din punct de vedere tehnic va începe să ne calce pe călcâie. Îmi pare rău bunicule. Fă-ți drum spre viitor.
Să începem cu cea mai simplă sarcină de cercetare - un sondaj. În multe cazuri, dorim să intervievăm colegii noștri pentru a obține informațiile pe care știm că le dețin, dar nu vrem să ne deranjam cu cereri individuale. O modalitate bună sunt formularele simple de sondaj. Multe platforme moderne oferă posibilitatea de a organiza sondaje într-o formă sau alta, de la formulare Microsoft SharePoint on-premise la Slack și rețelele sociale online. Servicii online precum Survey Monkey, Zoho și mailchimp, faceți un pas mai departe și vă permiteți să adăugați o logică condiționată robustă.
Dacă nevoile dvs. de cercetare sunt mai extinse și mai vagi, acum la dispoziție numeroase instrumente de automatizare, chiar dacă ignorați IA puternică evidentă pe care o acceptă Google și Bing. Majoritatea platformelor de conținut au interfețe de programare a aplicațiilor (API) care pot fi utilizate de dezvoltatori și, din ce în ce mai mult, sunt disponibile atât instrumente open source, cât și produse comerciale oricare dintre noi. De exemplu, newsapi.org consolidează toate evenimentele de știri într-un singur flux de căutare.
The New York Times are, de asemenea, o interfață pentru dezvoltatori pentru a accesa conținut, atât nou, cât și arhivat. Majoritatea platformelor de conținut tematic au, de asemenea, propriile API-uri, inclusiv materiale educaționale, arhive științifice și istorice, precum și coduri de legi și documente guvernamentale.
În plus, există instrumente care vă permit să efectuați cercetări pentru anumite profesii. De exemplu, ROSS este o inteligență artificială care îi ajută pe avocați să facă cercetări care obișnuiau să le ia ore întregi de căutare și revizuire minuțioasă a documentelor. Oamenii de știință au la dispoziție instrumente de la companii precum Chemical Abstracts și Elsevier.
M-am scufundat pentru prima dată în lumea afacerilor în timp ce lucram lansare, care construia un sistem de învățare automată pentru chimiștii farmaceutici la sfârșitul anilor 1990. Nimic nu se compară cu vechea școală. Dar ceea ce era de ultimă oră atunci este acum obișnuit, iar multe companii adaugă în mod natural caracteristici AI la software-ul lor.
Un exemplu în acest sens este Tony Tripp, a cărui companie Patinformatics a dus conceptul de „colaborare cu mașini” la nivelul următor. Acesta combină instrumente de cercetare deschise cu sisteme proprietare pentru a oferi oamenilor de știință rapoarte detaliate despre domeniile pe care le cercetează sau pe care speră să le obțină. brevet. Când Tony prezintă descoperirile sale oamenilor de știință, aceștia sunt de obicei uimiți de cât de multe nu știau.
La urma urmei, informațiile științifice, precum internetul, ocupă mult spațiu.
„Nici oamenii cunoscători de tehnologie nu pot ști totul”, spune Tony. Unii oameni de știință cred că înțeleg ce se întâmplă în lumea științifică pentru că participă la mai multe conferințe și se abonează la mai multe reviste. Dar informațiile cresc atât de repede, eh tehnologii se dezvoltă atât de repede încât nimeni nu poate ține pasul cu ei. Organizații precum a mea ajută la capturarea amplorii și profunzimii a ceea ce se întâmplă în domeniile tehnologiei.”
S-a întâmplat să fiu și eu martor la exemple destul de impresionante - și departe de toate, desigur - de automatizare a muncii intelectuale. Luați, de exemplu, povestea lui David Wishanoff, profesor asistent de studii religioase la Universitatea din Oklahoma.
Interesele de cercetare ale profesorului Wishanoff sunt în modul în care oamenii îi tratează pe cei care practică alte religii decât a lor. Interesul lui pentru această problemă a apărut când era încă un băiețel. S-a născut în Tunisia, Africa de Nord, într-o familie de misionari protestanți, iar din copilărie și-a dorit să știe mai mult despre cei care aveau sisteme de credințe diferite decât familia lui și simțeau dorința de a înțelege al lor. „Acesta a fost subiectul tezei mele”, spune Wishanoff, „cum pot să ascult mai bine oamenii? O parte din ea este datoria mea morală să ascult pe ceilalți oameni. Suntem îngrozitor de prost să ascultăm.”
În urmă cu câțiva ani, Wishanoff l-a întâlnit pe Dave King, fondatorul companiei de software pentru știința datelor Exaptive. Exaptive găsește conexiuni interdisciplinare în seturi de date complexe, generând perspective neașteptate pentru oamenii de știință de date, cercetători și statisticieni.
Wishanoff și-a dat seama imediat că cercetările sale au un mare potențial de automatizare. Obișnuia să cerceteze librăriile și să cumpere cărți pe teme precum interpretarea Coranului. Dar, din punct de vedere fizic, o persoană nu poate citi atât de repede încât să treacă teancuri uriașe de cărți necesare pe care le-a găsit.
Instrumentele software ale lui Exaptive i-au permis lui Wishanoff să descopere conexiuni surprinzătoare în literatura sa. De exemplu, a descoperit că unele medieval gânditorii au căutat să rezolve problemele contemporane ale societății musulmane în moduri pe care nu le-ar putea imagina.
A fost interesant să urmăresc noi subiecte de cercetare ieșind din marea de text. „Acum mă pot concentra pe munca pe care mi-am dorit întotdeauna să o fac ca savant și încep să văd noi curente intelectuale în interpretarea Coranului”, spune Wishanoff.
„Programele funcționează mai eficient decât oamenii. Văd imediat ce cărți îmi vor fi cele mai utile. De asemenea, văd cum aparatul găsește probleme interesante la care nici nu m-aș gândi. Acum le pot explora. Obțin mai multe informații despre ceea ce se întâmplă în religie”.
5. Eșantion de informații
Obținerea de informații este jumătate din luptă. Trebuie să fii capabil să-l folosești. De asemenea, în student Ani de zile am privit cu dispreț „înșelatorii” care citeau pamflete cu repovestiri scurte în loc să citească o carte. Mi s-a părut că acest lucru este greșit și că ar trebui să citești cărțile originale în întregime pentru a prinde toate nuanțele.
Eram un tocilar foarte harnic. Privind înapoi, îmi dau seama că am greșit. Desigur, în unele cazuri este necesar să citiți întreaga carte. Dar acum că timpul a devenit cel mai valoros bun al meu, mi-e teamă să-l cheltuiesc pentru orice altceva decât pentru cele mai importante lucruri. Pamfletele cu repovestirea nu sunt atât de rele.
Astăzi, pentru a consuma informații, am nevoie de o versiune business a unui pamflet rezumat.
Nu vreau să trec prin trei pagini din raționamentul cuiva. Vreau să înțeleg esența, să iau o decizie și să merg mai departe. Acum mă încântă nervos când primesc e-mailuri de la colegi pe mai multe pagini, din care este imposibil să înțeleg ce trebuie făcut, când și cine o va face. Pe lângă antrenamentul în domeniu comunicatiiAm nevoie de cineva sau de ceva care să facă un rezumat al lumii mele.
Și aici din nou AI vine în ajutor. Probabil ați văzut deja exemple de scurte rezumate în rezultatele căutării. Acest fragment de text sub titlul rezultatelor căutării (se numește „fragment” sună destul de bine, da?) este creat pe baza interogării de căutare, a ceea ce alți utilizatori au găsit util și altele date. Dar automatizarea poate face mult mai mult.
Instrumentul numit SMMRY poate lua un întreg document sau o pagină web și o poate converti într-o adnotare care poate fi citită. Există multe alte instrumente similare. Această zonă se află în dezvoltare activă, așa că în următorii ani ne putem aștepta la apariția de noi aplicații, inclusiv a celor mai profund integrate în Microsoft Office și Google Chrome.
Alte instrumente vă ajută să găsiți referințe la „entități” (oameni, locuri, companii) și concepte în documente, care pot fi utile pentru transcrierea rapidă a conținutului de conținut, crearea de legături către conținut similar sau chiar crearea unei „amprente digitale” pentru comparare cu altele documente.
Un astfel de instrument, Open Calais de la Thomson Reuters, este folosit pentru a genera știri conţinut. Dacă ați văzut vreodată un articol cu numele unei companii, simbolul acesteia și un link către pagina sa de pornire, mulțumiți unui produs precum Open Calais.
Astfel de instrumente pentru găsirea de obiecte și concepte pot fi destul de sofisticate și complexe. A trebuit să creez instrumente de analiză pentru companii care pot descifra citate din dosarele judecătorești și pot extrage prevederile relevante dintr-un acord legal.
Unul dintre exemplele mele preferate este Vin Vomero, fondatorul Foxy AI. L-am întâlnit pe Vin în timp ce vorbeam la o întâlnire din Boston despre cum să integrez IBM Watson în aplicații personalizate. A fost un tip grozav care a lucrat pentru a aduce AI la evaluarea imobiliară. La scurt timp după întâlnirea noastră, a lansat un serviciu cuprinzător de evaluare a proprietății bazat pe fotografiile disponibile. Un alt motiv pentru a vorbi despre faptul că mașinile ocupă locurile de muncă ale oamenilor (ca să fiu sincer, nu prea îmi pare rău pentru agenții imobiliari și evaluatorii imobiliari).
Prin intermediul Foxy AI Vin a creat o nouă zonă de aplicație pe care a numit-o cercetare imobiliară vizuală. „Construim aplicații de viziune computerizată pentru a extrage informații din fotografii și apoi le folosim în alte aplicații, cum ar fi evaluările imobiliare. Rețeaua noastră neuronală profundă house2vec a fost instruită pe milioane de imagini ale clădirilor rezidențiale timp de două săptămâni. Datorită acestui antrenament, rețeaua noastră neuronală a identificat și învățat caracteristici vizuale care se corelează cu valoarea și reflectă în mod clar gradările de calitate intermediare.”
Deși pare aproape științifico-fantastică, nu este deloc greu dacă folosești instrumentele AI potrivite.
Folosind învățarea profundă, Foxy AI transformă fotografii ale proprietăților care au fost luate în considerare anterior date nestructurate în date structurate, transformând pixelii într-o reprezentare numerică a obiectelor și proprietăților acestora, cuprinse în imagine. Foxy AI utilizează apoi aceste informații pentru a îmbunătăți acuratețea metodelor de estimare existente. „Aceste reprezentări numerice reflectă caracteristici ale imaginii care sunt asociate cu valoarea. Cu alte cuvinte, transformăm imaginea în informații despre calitatea și starea proprietății.”
Evaluarea imobiliară nu este o surpriză, dar Win spune că Foxy AI este mai precis. „Evaluare de catalog Zillow - cea mai comună abordare, dar nu ține cont de calitatea și starea obiectului. Am efectuat mai multe experimente proprii, în timpul cărora am colectat evaluări pentru o serie de proprietăți de vânzare. Am găsit o casă nouă, i-am prezis costul și apoi am așteptat să iasă în vânzare. Am comparat apoi prețul de vânzare cu prognoza Zillow. Prețul nostru estimat a fost adesea mai aproape de prețul real de vânzare și continuăm să îmbunătățim sistemul.”
Nu puteți folosi Foxy AI direct, dar dacă cumpărați sau vinde acasă, este posibil să utilizați produsele acestei tehnologii fără să știți.
6. Managementul sarcinilor complexe
Un lucru este să trimiți un calendar de întâlniri sau să răspunzi la e-mailuri. Dar cum rămâne cu restul sarcinilor pe care le îndeplinești în viața ta de zi cu zi, trecând între diverse aplicații și contexte? Pot fi și ele automatizate?
Porniți marșul supereroilor. Produse precum Zapier, IFTTT și Coda.io. Aceste instrumente reunesc diverse aplicații terțe, fluxuri de lucru și condiții logice pentru a rezolva aproape orice problemă la care vă puteți gândi.
Pe măsură ce aceste produse încorporează învățarea automată în platformele lor, devine mai ușor să le integrezi în procesele de afaceri.
Nu trebuie să fii dezvoltator pentru aceste sarcini. Dar ai nevoie de ceva abilitate cu condițional logică și proceduri. Dacă ai construit vreodată un arbore de decizie doar pentru distracție, atunci vei fi bine. Și chiar dacă acesta nu este punctul tău forte, poți oricând să angajezi specialistul potrivit în cloud.
Sistemele interactive de voce precum Alexa, Siri și Google devin, de asemenea, din ce în ce mai mult platforme pentru automatizare integrarea diferitelor sarcini și surse de informații, permițându-vă să schimbați structura și logica proceselor și toate acestea în voce management. Doar nu uita să spui „te rog” și „mulțumesc”. Copiii tăi te aud.
Dacă lucrezi de acasă sau compania ta a adoptat model hibrid, „Remote Economics” este cel mai bun ghid pentru a crește productivitatea și eficiența. Tehnologia modernă poate face mai mult decât credeți.
Cumpără o carteCiteste si🧐
- 5 trucuri pentru productivitate maximă
- Care este diferența dintre productivitate și eficiență și ce este mai important
- 15 sisteme de management al sarcinilor care vor face viața mai ușoară echipei tale