7 secrete pe care experții în productivitate le folosesc atunci când nu o fac
Miscelaneu / / March 24, 2022
Doar o întrebare simplă, o listă de sarcini pe hârtie și alte trucuri dovedite.
Când e din ce în ce mai multă muncă, începem să ne înecăm în proiecte și să încălcăm termenele limită. Adăugați stresul vieții, iar lista de lucruri de făcut devine ca Everestul, care este imposibil de cucerit. Ai fi surprins, dar experții în productivitate se confruntă cu aceleași probleme. Mai ales pentru aceste cazuri, au câteva soluții simple, dar foarte eficiente.
1. Întreabă pentru ajutor
De îndată ce editorul revistei Wired, Alan Henry, își dă seama că a preluat prea multe proiecte, oprește și sortează sarcinile după importanță.
„Aceasta este partea cea mai grea. Dar nu pentru că trebuie să-ți organizezi sarcinile - este ușor - ci pentru că trebuie să iei o pauză și să realizezi întregul domeniu de activitate. Uneori pare o prostie să iei o pauză pentru a începe să lucrezi din nou mai târziu, mai ales când ești copleșit sau nu poți ține pasul. Dar este necesar să se restabilească claritatea gândirii. Fă o plimbare, bea un pahar cu apă, asigură-te că iei prânzul”, spune Henry.
După o astfel de pauză, el recomandă împărțirea lucrurilor pe prioritate, importanță și capacitatea de a delega. Acesta din urmă în acest caz nu înseamnă „da-l cuiva”. Ideea este să alocați mai mult timp pentru unele sarcini, să contactați un coleg cu unele și să refuzați unele.
Henry sfătuiește să nu fie timid să ceară ajutor. Nu trebuie să fii singur responsabil pentru tot. Dacă ai ocazia să te bazezi pe colegi, folosește-o.
Alan Henry
Editor al revistei Wired.
Habar nu ai câți șefi, când m-au văzut alergând pe coridor cu ochi frenetici, au spus: „Data viitoare, contactați-mă când ceva nu merge bine. Te voi ajuta".
2. Notează totul pe hârtie
Consultantului în managementul timpului Anna Dirmon Kornik îi place să-și noteze gândurile și considerațiile pe hârtie. Ea împarte foaia în patru părți egale. Primul este pentru sarcinile care trebuie absolut făcute, al doilea este pentru a face, a treia este pentru a face și a patra este pentru a face. Apoi expertul repartizează cazurile pe categorii, iar apoi, deja în cadrul fiecăruia dintre ele, pe prioritate.
Cornick compară această tehnică cu o strecurătoare, care ajută la „încordarea” sarcinilor, lasă-le pe cele mai importante, înțelege de unde să începi și se apucă calm la treabă.
3. Scapa de exces
autor cărți „Anul meu productiv” Chris Bailey listează în mod regulat toate proiectele curente. Și apoi face la fel ca Alan Henry: el decide care cazuri pot fi abandonate și care pot fi transferate altora.
Bailey distribuie proiectele rămase conform termenelor limită. Dacă nu are timp de ceva, încearcă să avertizeze că sarcina va fi amânată. Și dacă înțelege că va termina, dimpotrivă, înainte de termen, informează că se va putea închide din timp.
Chris Bale
Autorul cărții „Anul meu productiv”.
În 90% din cazuri, această tactică mă ajută să reduc volumul de muncă. Daca tot trebuie sa lucrezi peste ore, aceasta metoda te poate scuti cel putin de stres.
4. Recunoaște că nu poți face asta
Consultant în managementul timpului Pamela L. Reed încearcă să lucreze în mod consecvent la sarcini, dar uneori tot este distras. În astfel de momente, mai multe practici o ajută:
- Afla unde este ea. „Mi se învârte capul, am nevoie de ajutor!”
- Stabiliți priorități și înțelegeți: munca trebuie făcută acum sau în viitorul apropiat sau poate fi amânată pentru mai târziu.
- Limitați distragerea atenției – verificați mai puțin rețelele sociale sau alocați o anumită perioadă de timp pentru sarcini mici și repetitive.
- Închideți ușa, rămâneți singur, acordați-vă o anumită perioadă de timp și scufundați-vă în sarcini.
5. Interacționează rapid cu ceilalți
Consultantul în productivitate Rachel Izip preferă să ia o pauză, deoarece lucrul la mai multe sarcini simultan duce la supraîncărcare de informații. În timpul unei pauze, ea nu verifică e-mailul sau telefonul și nu încearcă să preia primul lucru care îi apare pentru a termina măcar ceva, dar încearcă să se calmeze și să decidă ce să facă în continuare.
Expertul analizează cu atenție proiectele în sine termenele limită și determină dacă trebuie făcute independent sau dacă este un efort de echipă. Dacă lucrați în tandem, atunci trebuie să interacționați chiar acum. De exemplu, scrieți „Acesta este noul nostru termen limită” sau „Voi putea arăta partea mea din muncă până la sfârșitul zilei”. În orice caz, ar trebui să-ți avertizezi colegii cu privire la ceea ce se întâmplă cât mai curând posibil.
6. Pune o întrebare clarificatoare
Antrenoarea de afaceri, Kathy Wussow, consideră că prioritățile clare ajută la a face față blocajului la locul de muncă. Dacă ai un manager de proiect sau un șef, uneori este doar o chestiune de a ajunge la ei: „Iată proiectele pe care le am în acest moment. Care este prioritatea?
Dacă determinați singur importanța sarcinilor, folosiți această întrebare: „Care dintre sarcini trebuie rezolvate sau eliminate din listă chiar acum, pentru ca și altele să poată fi rezolvate sau să devină mai ușoare”? Răspunsul vă va ajuta să înțelegeți de unde să începeți.
7. calmeaza-te
Expertul în productivitate Samphie Wye observă că oamenii caută de obicei soluții simple la probleme. Cu toate acestea, pentru a fi cu adevărat productiv, trebuie să practici regulat managementul stresului, să fii perseverent, să fii capabil să prioritizezi și să gestionezi timpul și sarcinile.
Wye însăși în primul rând își realizează sentimentele - meditează sau se angajează în alte practici. „Înțelegeți că ați obținut un rezultat când inima începe să bată într-un ritm normal, mușchii, maxilarul inferior și chiar sprâncenele se relaxează, iar respirația se uniformizează din nou”, explică expertul.
Ea notează apoi sarcinile care trebuie îndeplinite. „Problema este mult mai ușor de rezolvat când o vezi în fața ochilor”, spune Wye. După aceea ea folosește matricea Eisenhower — se ocupă de lucruri urgente și importante, alocă timp în program pentru cele importante, dar nu urgente, delegă altora sarcini urgente care nu fac parte din atribuțiile ei și taie restul.
Dacă nu vă puteți concentra, Samphie Wye vă sfătuiește să încercați să depășiți termenul limită. „De cele mai multe ori sunt surprins de cât de multă înțelegere arată oamenii față de problemele mele”, notează expertul.
Citeste si🧐
- 12 sfaturi de la un expert pentru a vă ajuta să respectați termenele limită
- 9 sfaturi pentru a rămâne productiv în timpul depresiei
- 12 secrete de productivitate folosite de celebrități
Cum să înlocuiți tampoanele și tampoanele de unică folosință: 3 produse alternative de igienă feminină
Truc de viață: cum să economisiți la achizițiile de pe AliExpress folosind un curs de schimb al dolarului mai favorabil