8 greșeli care fac ca listele de sarcini să nu funcționeze
Miscelaneu / / April 22, 2022
Cele mai multe dintre ele nu sunt deloc greu de evitat.
O listă de lucruri de făcut vă ajută să vă planificați ziua în mod clar și să vă concentrați asupra sarcinilor importante. Dar trebuie să fii atent: un defect - și acest instrument util se transformă într-o groapă haotică cu care este imposibil de rezolvat. Experții în productivitate au identificat unele dintre cele mai frecvente greșeli în lista de activități și cum să le evite.
1. Nu nota lucrurile
Un punct evident, dar merită totuși amintit: dacă ții lista sarcinilor exclusiv în cap, atunci cu siguranță vei uita ceva. Scrierea lucrurilor într-un caiet de hârtie, în note de pe telefon sau într-un document de pe computer vă va ajuta să obțineți o imagine clară, chiar și atunci când gândurile încep să se încurce din cauza oboselii.
Sociologul și antrenorul de management Jen Yager notează că acest lucru vă permite, de asemenea, să fiți mai responsabil pentru sarcini. „Diferitele lucruri care te trag în direcții diferite dispar pur și simplu pentru că ai un plan clar în fața ochilor”, explică expertul.
2. Tratează-ți lista de lucruri de făcut ca pe o listă de dorințe
Desigur, ar fi frumos să implementezi ideea care ți-a venit în minte acum câteva zile, dar întreabă-te: „Chiar vreau să fac asta astăzi?”
Expert și autor în managementul timpului cărți „Simt de calm. Productivitate și liniște sufletească într-o eră a termenelor limită perpetue ” Laura Vanderkam consideră că nu are sens să adaugi pe listă acele sarcini pe care nu intenționezi să le duci la bun sfârșit. „La fel de bine vor rămâne nefăcute dacă nu le enumerați. În plus, va ajuta la evitarea sentimentelor de vinovăție”, notează expertul.
Creați o listă separată pentru lucrurile și proiectele mari pe care ați dori să le faceți, dar mai târziu. Expertul în productivitate David Allen numește asta o listă „poate cândva”. Această abordare vă permite să vă salvați ideile și să nu supraîncărcați agenda zilnică.
„Amintiți-vă că o listă de lucruri de făcut este un instrument de productivitate, nu o listă magică a ceea ce ați dori să realizați”, reamintește Jen Yager.
3. Adăugați prea multe sarcini la listă
Potrivit Laurei Vanderkam, una dintre cele mai mari greșeli este să fii prea ambițios atunci când faci o listă. Este mai bine să o scurtați și să prioritizați sarcinile.
„Lista de sarcini ar trebui să conțină 3-5 sarcini pe care urmează să le finalizați astăzi. Da, ai mult mai multe proiecte care necesită atenție. Dar, în mod ideal, o listă de lucruri de făcut este un fel de contract cu tine însuți. Îți promiți că vei îndeplini exact aceste sarcini, indiferent de alte lucruri care apar”, conchide expertul.
Și sarcinile mai puțin importante pot fi întotdeauna distribuite în cele mai apropiate zile ale săptămânii sau lunii.
4. Nu împărți lucrurile mari în pași mici
Adesea, lucruri intră pe listă care necesită mai mulți pași pentru a fi finalizați deodată. Astfel de proiecte mari ar trebui tratate cu prudență.
Mike Vardy, creatorul blogului Productivityist productivity, consideră că fără a împărți sarcinile mari în părți mici, nu vei obține rezultatul maxim.
Antrenoarea de productivitate, Grace Marshall, adaugă asta cu o listă mixtă de cele mari, cum ar fi construirea unui site web și lucruri mici, cum ar fi comandarea unui nou lot de cărți de vizită, este mult mai probabil să amânăm proiecte mari pentru după.
„Acest lucru se întâmplă pentru că atunci când suntem în modul de acțiune, vrem să ne asumăm sarcini simple pe care cu siguranță le putem rezolva. Este ca un joc de calculator care captiva. Nu ni se oferă niciodată să salvăm lumea de zombi sau să găsim comori într-un singur pas. În schimb, trecem pe un nivel după altul și completăm toate misiunile pe rând”, explică Grace Marshall.
5. exprimat greșit
Bloggerul Michael Vardy sfătuiește să folosești întotdeauna verbe. În loc de fraze scurte, cum ar fi „Seryozha, e-mail”, rămâneți cu expresii clare, de exemplu: „Trimiteți cifrele de vânzări lui Sergey prin e-mail”.
„Imaginați-vă că trebuie să predați responsabilitățile altcuiva. Dacă începeți descrierea sarcinii cu un verb, va fi mult mai ușor pentru o persoană să înțeleagă ce i se cere. Ești din viitor și există acea persoană. Simplificați-vă sarcina și scăpați de cuvintele vagi”, recomandă Michael Vardy.
6. Tratează-ți căsuța de e-mail ca pe o listă de lucruri de făcut
Dacă lăsați e-mailurile care vin prin poștă să vă controleze ziua, vă veți pierde tot timpul rezolvând problemele altora. „Să fim sinceri: fluxul de mesaje nu se usucă niciodată. Nu este de mirare că simțim că nu avem energia necesară pentru a face altceva”, spune antrenorul de productivitate Grace Marshall.
Gândiți-vă la obiectivele dvs. strategice - proiecte proactive ambițioase, dorințe pentru anul sau direcții globale de dezvoltare. Cât de des apare ceva din acestea în e-mailul tău? Dacă este rar, atunci este mai bine să vă îndreptați atenția către alte sarcini.
7. Nu-ți face timp să te odihnești
Pauzele periodice, cum ar fi o plimbare în parc sau un exercițiu de respirație de cinci minute, vă ajută să vă reîncărcați și să câștigați forță. Și acest lucru nu este mai puțin important decât ștergerea următoarei sarcini din listă.
„Mulți oameni consideră că este inutil să adauge ceva „neproductiv” pe lista lor. Cu toate acestea, puțină odihnă ajută să se concentreze mai profund și mai eficient asupra sarcinilor ulterioare. Lasă pauzele să fie ceva natural și incontestabil pentru tine. Acest lucru vă va echilibra energia, vă va rămâne concentrat și va preveni epuizarea”, spune consultantul în sănătate și psihologul Lee Chambers.
8. Enumerați sarcinile inutile
Este întotdeauna plăcut să verifici ce ai făcut. Dar asta nu înseamnă că merită să adaugi un număr mare de sarcini elementare la programul tău.
„Deși există beneficii în înregistrarea activităților și obiceiurilor mici, acestea au multe mai multe dezavantaje. Devine mai dificil pentru noi să prioritizăm sarcinile, lista devine mai complicată și uneori există o productivitate toxică care duce la suprasolicitare și amânare. În plus, poate exista un sentiment fals că am reușit să facem multe într-o zi, deși de fapt ne-am încurcat cu lucruri elementare”, spune Lee Chambers.
Pentru obiceiuri și ritualuri mici, cum ar fi mementouri pentru a lua vitamine sau exerciții fizice, expertul recomandă utilizarea aplicațiilor speciale precum instrumente de urmărire a obiceiurilor.
Citeste si🧐
- Cum să planificați rapid și convenabil o săptămână folosind o listă de alergare
- Un sistem simplu de planificare pentru cei care s-au săturat de gestionarea timpului, obiective și liste de sarcini
- 9 liste simple care te vor ajuta să devii mai productiv