10 moduri de a vă face calendarul de lucru cât mai eficient posibil
Miscelaneu / / June 14, 2022
Luați-vă timp liber pentru a rezolva probleme și renunțați la gestionarea timpului.
Ce duete de succes știi? Batman și Robin, jetoane și fotbal, Olivier și Anul Nou. Știi ce altceva merge grozav împreună? Calendarul și productivitatea dvs. Serios, încearcă să îmbunătățești doar un lucru fără a-l îmbunătăți pe celălalt - este puțin probabil să reușești. Iată câteva modalități de a vă transforma calendarul de lucru într-un instrument eficient pentru a vă atinge obiectivele.
1. Programează-ți o vacanță pentru a rezolva problemele
Toată lumea are sarcini de finalizat sau proiecte de început pentru a construi, de exemplu, afacerea visurilor lor. Dar rareori găsim timp pentru toate acestea.
O formulă simplă va ajuta la rezolvarea problemei: timp × concentrare maximă pe o singură sarcină. Dacă nu este suficient timp, atunci este necesar să creșteți și mai mult concentrația. Și pentru aceasta trebuie să eliminați toate distragerile.
Începe prin a întreba ce trebuie să înveți pentru a avansa în carieră. Cel mai probabil, vei veni cu mai multe sarcini foarte mari care sunt greu de preluat în lipsa timpului liber. Și aici ajungem la cel mai important lucru - vacanța pentru a rezolva sarcini și probleme importante. Iată cum să-l organizezi:
- Pune deoparte 2-3 zile sau orice altă perioadă de timp în calendar care te va ajuta să faci progrese semnificative.
- Adaugă încă o zi. Pentru ce? De cele mai multe ori, ne supraestimăm punctele forte.
- Concentrați-vă pe deplin pe sarcină în acest moment.
Tratează această perioadă ca pe o vacanță normală. Finalizați toate proiectele de lucru curente în avans. Avertizați clienții sau colegică nu vei fi la birou zilele astea. Activați un răspuns automat în e-mailul dvs., astfel încât nimic să nu vă distragă atenția. Multitasking-ul și rețelele sociale sunt, de asemenea, strict interzise. Sarcina ta este să te concentrezi pe muncă și progres.
2. Programează cu un an înainte
Planificarea unui an întreg în avans pare o sarcină monumentală. În plus, este imposibil să prezici cu exactitate ce se va întâmpla în viitor. Desigur, toate acestea sunt argumente foarte bune. Cu toate acestea, un plan pe termen lung poate fi cheia unei bune gestionări a timpului.
Acest lucru nu înseamnă că vi se cere să notați fiecare minut din următoarele 365 de zile. Adăugați numai elementele esențiale în calendarul dvs.: întâlniri regulate, întâlniri, zile de naștere, concediu de odihna, călătorii, evenimente și sarcini recurente. Această abordare va ajuta la reducerea nivelului de stres și vă va asigura că în fiecare zi lucrați la lucruri cu adevărat importante.
3. Creează-ți săptămâna perfectă
Acum că ai pus la punct planul general, este timpul să restrângi puțin lucrurile, planificându-ți săptămâna. Acest lucru se poate face în fiecare duminică.
Trata planificare cum să aloci bugetul, doar în acest caz trebuie să-ți aloci timpul. Și, ca și în cazul banilor, mai întâi îi vei „cheltui” în planul tău, notat pe hârtie.
De asemenea, puteți veni cu subiecte pentru fiecare săptămână - sarcini mari la care veți lucra în următoarele 7 zile.
4. Simplificați-vă programul zilnic
Nu are rost să faci un plan complex și lung, dimpotrivă, cu cât mai simplu, cu atât mai bine.
Unii oameni folosesc o schemă conform căreia trebuie să evidențiați cele trei sarcini principale ale zilei. Acest lucru poate fi eficient, dar această metodă are și câteva lacune. De exemplu, puteți selecta sarcinile greșite. Sau este incorect să se determine timpul necesar pentru a le finaliza. În plus, alte cazuri pot apărea întotdeauna brusc, ce să faci cu ele?
Este ușor să veniți cu un plan simplu, dar eficient. Uită-te la limpede zilnic orarulPoza zilei: programul zilnic al lui Benjamin Franklin / The Atlantic unul dintre părinții fondatori ai Statelor Unite, Benjamin Franklin. Era chiar loc pentru obiceiurile bune.
- Acordați-vă pentru ziua: duș, mic dejun, sarcini personale, pregătire pentru muncă (3 ore).
- Sarcini de dimineață (4 ore).
- Analiza proiectelor curente si pranz (2 ore).
- Sarcini zilnice (4 ore).
- Cina, odihna si sfarsitul zilei de lucru (4 ore).
- Vis (ora 7).
Puteți utiliza acest program ca șablon și apoi îl puteți completa cu propriile sarcini.
5. Fii atent la ritmurile circadiene
În fiecare dintre noi există un „ceas” special care distribuie energia pe parcursul zilei. Acestea sunt ritmuri circadiene. Ele susțin funcțiile de bază ale corpului nostru, cum ar fi somnul și veghe. Dacă ați călătorit vreodată într-un oraș sau o țară cu un fus orar diferit, atunci probabil că înțelegeți cât de dificil este să vă adaptați la un alt ritm.
Același lucru este valabil și pentru calendarul de lucru. Încercați să distribuiți sarcinile în el în funcție de ritmurile circadiene: cel mai important lucru este să planificați pentru prânz sau 18:00, cel mai ușor - pentru dimineața devreme, 15:00 sau seara târziu. Și cel mai bun lucru este să vă urmăriți nivelul de activitate pe parcursul zilei. S-ar putea să fii mai productiv la miezul nopții decât la prânz.
6. Luați pauze
Mulți dintre noi cred în mod eronat că pauzele sunt o pierdere de timp. În cele din urmă, este mai bine să petreci acele 15-20 de minute pe sarcini importante.
De fapt, această abordare a productivității a fost demult depășită. În plus, pauzele regulate pot îmbunătăți considerabil eficiența. Dar și ei trebuie abordați responsabil.
Programați pauze în avans, de preferință în conformitate cu ritmurile circadiene și stabiliți cum vă veți petrece timpul liber. De exemplu, Fă o plimbare în aer liber sau antrenați-vă în sală.
Principalul lucru este să găsiți mijlocul de aur. Nu ar trebui să abuzați de restul, dar munca fără oprire nu vă va aduce satisfacție. Setați un cronometru pentru pauză și tratați-o ca pe o altă întâlnire sau sarcină importantă.
7. Nu mai utilizați managementul timpului
Poate suna contraproductiv, dar adevărul este că timpul este aproape imposibil de controlat. Deci, trebuie să vă concentrați pe ceea ce puteți controla. Pentru a vă îmbunătăți calendarul, acordați atenție mai multor domenii:
- Energie. În loc să faci buldozer prin noile provocări, ia o pauză când ești obosit. Astfel restabiliți energia și creșteți eficiența.
- Priorități. Pune-le în calendar și lucrează mai întâi la sarcinile prioritare. Nu irositi energie cu sarcini care pot fi delegate, reprogramate sau ignorate.
- Creier. Neuroplasticitatea este capacitatea creierului de a crea noi și de a restabili conexiuni neuronale pierdute. Cu cât exersezi mai des anumite sarcini, cu atât îți devine mai ușor să le lucrezi.
- Esență. Eliminați mesajele nedorite inutile din calendarul dvs., cum ar fi sarcinile prea mici, și concentrați-vă pe cele vitale.
- Concentrează-te. Aici este diferit tehnologie. De exemplu, Pomodoro - 25 de minute de muncă și 5 minute de odihnă. Sau regula 52/17 - 52 de minute de lucru și 17 minute de pauză. Acest lucru vă va menține atenția pe tot parcursul zilei.
- Emoții. Experiențele negative nu numai că distrag atenția, ci și epuizante. Adaugă activități distractive în calendarul tău și fă-ți timp pentru îngrijire personală. În acest fel, poți evita epuizarea.
8. Împingeți-vă să schimbați sarcinile
Pentru a vă motiva, activați mementourile din calendar pe smartphone-ul dvs. sau chiar setați un cronometru obișnuit pentru bucătărie. Principalul lucru este că sunetul nu vă enervează, ci vă solicită ușor când este timpul să treceți la următorul lucru. Acest lucru vă va ajuta să vă respectați programul fără a vă întrerupe sarcinile anterioare.
9. Nu vă fie frică de spații
Dacă planificați cu atenție lucrurile, probabil că veți observa lacune în calendarul dvs. Și acest lucru este absolut normal. În limita rațiunii, desigur. Dacă există o pauză de două ore între sarcini, merită luată în considerare, dar o pauză de 30 de minute este destul de naturală. În acest timp, puteți să vă pregătiți pentru o nouă întâlnire, să rezolvați probleme urgente, să finalizați o sarcină dificilă, să meditați, să faceți câteva exerciții de întindere sau să vă evaluați progresul zilei.
10. Evitați modelele
Calendarele electronice alocă implicit o oră standard pentru fiecare sarcină, dar aceasta nu este cea mai bună invenție. Sunt multe lucruri care pot fi făcute în 30 de minute. Și cele mai importante informații dintr-o întâlnire de lucru pot încadra cu ușurință în 15 minute.
Nu te baza pe standarde - alocă atât timp pentru lucru cât ai nevoie cu adevărat.
Citeste si🧐
- 15 funcții Google Calendar pe care ar trebui să le utilizați la maximum
- De ce un calendar este mai bun decât o listă de lucruri de făcut
- Un calendar care va pune totul la loc în viață