Cum să capsați corect documentele
Miscelaneu / / April 03, 2023
Acest ghid vă va ajuta să vă puneți rapid și ușor ordinea în ordine.
De ce trebuie să flash documente
Acest lucru ajută la păstrarea hârtiilor intacte, organizarea lor pentru depozitare în birou, transferare în arhivă sau trimitere către diverse agenții guvernamentale (de exemplu, pentru verificare sau ca raportare). De regulă, această procedură este necesară pentru documente contabile, de personal, notariale, statutare și alte tipuri de documente.
Înainte de a lua un fir cu un ac, merită să clarificați regulile și cerințele pentru formarea unui caz pentru o anumită situație. Dacă documentele sunt cusute incorect, arhiva, agenția guvernamentală sau altă organizație ar putea pur și simplu să nu le accepte.
Ce trebuie să faceți înainte de a capsa documentele
Acești pași trebuie efectuati indiferent de tipul de firmware selectat.
Pregătiți documentele
În primul rând, verificați toate documentele pentru semnăturile și sigiliile necesare. Asigurați-vă că nu au rămas capse, agrafe sau agrafe de hârtie pe ele. Puneți toate foile în ordinea corectă și numărați-le. În unele cazuri, va trebui să le numerotați suplimentar, să faceți o copertă și să faceți un inventar. Așa că verificați în prealabil la organizația unde veți depune documentele, lista cerințelor pentru înregistrare.
Încercați să pliați cu grijă toate foile, altfel pachetul va arăta urât, iar paginile rupte vor fi șifonate.
Aprovizionați cu unelte
Puteți coase documente folosind un set minim de instrumente. Apropo, ia-i o cutie separată, astfel încât, dacă este necesar, tot ce ai nevoie să fie la îndemână. Vei avea nevoie:
- Ac gros și lung. Cele obișnuite pentru cusut vor fi inutile în această chestiune: sunt subțiri, fragile și se sparg mai ușor.
- Awl de birou. Vă va ajuta să faceți înțepături chiar și într-un teanc gros de hârtie.
- Perforator.
- Fire. Bumbac durabil sau sintetic potrivit - din lavsan sau nailon.
- Lipici.
- O bucată de carton gros sau un suport din lemn, pentru a nu deteriora masa în timpul capsării hârtiei.
- Clemele sunt cleme speciale care sunt utile pentru fixarea ramurilor groase de hârtie.
Cum să capsați documentele în două perforații
Acesta este cel mai simplu și rapid mod.
Lăsați 10 cm de sus și 1-2 cm de marginea stângă a documentului. Faceți o gaură prin întregul teanc de hârtie cu un ac gros sau o pungă, apoi încă una cu 6-10 cm mai jos. Este și mai convenabil să folosiți un perforator.
Tăiați firul de 20-30 cm lungime, treceți-l prin găurile din față și legați-l cu un nod puternic pe partea greșită. Tăiați un dreptunghi de hârtie de aproximativ 2x8, 3x5 sau 5x6 cm (în funcție de tipul de documentație și de cerințele organizației gazdă). Lipiți-l peste nod și capetele firelor.
Pe dreptunghiul lipit, scrieți „Total cusut și numerotat”, indicați numărul total de foi în cifre și în cuvinte între paranteze. Puneți semnătura cu transcrierea astfel încât să se extindă puțin dincolo de marginile dreptunghiului. Și dacă este necesar, puneți și un sigiliu.
Cum să capsați documentele în trei perforații
Faceți 3 găuri în teancul de hârtie, la 1-2 cm din stânga și la 12 cm de sus. Distanța dintre perforații trebuie să fie de aproximativ 3 cm. Se pot face cu un ac sau o punte, iar dacă sunt multe hârtii, un perforator va veni în ajutor.
Treceți acul și începeți să coaseți documentele din spate. Punctul de pornire va fi gaura centrală și apoi conduce acul conform modelului indicat.
Strângeți firele astfel încât să tragă strâns foile împreună și legați-le într-un nod. Apoi lipiți un dreptunghi de hârtie deasupra de 2x8, 3x5 sau 5x6 cm (în funcție de tipul de documentație și de cerințele organizației gazdă). Pe ea, faceți o inscripție de certificare și indicați numărul de foi cusute, înlocuiți o semnătură cu o transcriere și, dacă este necesar, sigiliul organizației.
Cum să capsați documentele în patru găuri
Această metodă va fi utilă în special dacă trebuie să capsați un teanc gros de documente. Firele vor ține ferm foile pe toată înălțimea ca o carte.
Întoarceți-vă din partea de sus a documentului 2 cm și 1-2 cm din stânga. Faceți o înțepătură cu un ac sau un awl, apoi încă trei, mișcându-vă în jos în trepte de 8 cm, sau folosiți un perforator.
Tăiați firul de cel puțin 50 cm lungime și treceți-l printr-un ac gros și lung. Începeți să coaseți teancul din spate și urmați modelul prezentat în imagine.
Legați capetele firelor cu un nod strâns pe spate. Lipiți deasupra un dreptunghi de hârtie de aproximativ 2x8, 3x5 sau 5x6 cm. Pe el, indicați câte foi sunt cusute, puneți o semnătură cu o transcriere și un sigiliu, dacă este necesar.
Citeste si🧐👨⚖️👩💼
- Ce este un facsimil și cum să-l folosești corect în documente
- Cum să curățați Google Docs și să nu vă înecați în numeroase fișiere
- 6 software gratuit de scanare a documentelor
- 6 documente care îți vor salva sau falimenta afacerea
- Whimsical este un serviciu pentru editarea în colaborare a documentelor text, diagramelor și hărților de cunoștințe