6 moduri de a vă automatiza afacerea și de a nu mai controla fiecare pas al angajaților

1. Treceți la gestionarea electronică a documentelor

Documentele de hârtie ocupă mult spațiu. Nu este întotdeauna convenabil să le căutați, în plus, contractul necesar poate fi pierdut sau poate cădea accidental în mâini greșite. In plus, trebuie sa cheltuiesti bani pe echipamente de birou, hartie de tipar, posta sau servicii de curierat. Automatizarea poate ajuta la evitarea acestor probleme. Orice angajat poate găsi rapid documentul dorit în program, poate lucra cu el și îl poate trimite destinatarului, care va primi instantaneu dosarul.

Serviciile de flux de lucru vă permit să urmăriți modificările aduse unui document și să stocați mai multe versiuni ale acestuia în cazul în care aveți nevoie de originalul. De asemenea, puteți configura accesul pentru anumiți angajați la fiecare fișier.

Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la partea juridică a problemei. Pentru ca un document să fie valabil, ton semnătură electronică calificată. A ei a primi într-un centru de certificare acreditat.

2. Încearcă chatbot-uri

Când utilizatorii scriu în mesagerie, ei gata așteptați în medie 45 de secunde pentru un răspuns. O întârziere poate duce la pierderea unui client. Dar menținerea unui personal care va procesa cererile non-stop este costisitoare. Un chatbot vă va ajuta - un interlocutor virtual care va răspunde la întrebări obișnuite. De exemplu, el vă va spune orele de lucru sau vă va orienta după preț.

Cu un chatbot, nu veți rata solicitările care vin după programul de lucru. Și economisiți timp pentru angajații care nu trebuie să proceseze în mod constant același tip de solicitări. Răspunsurile la acestea pot fi adăugate la scriptul bot. Când clientul scrie o întrebare standard, programul va recunoaște cuvintele cheie și va returna răspunsul. În plus, puteți configura botul să ceară e-mailul clientului. Așa că reumpleți baza pentru mailinguri publicitare.

Un constructor special, cum ar fi Botmother sau Salebot, vă va ajuta să creați un chatbot. Acestea sunt potrivite pentru toate rețelele sociale populare și mesagerie instant, inclusiv Telegram, VKontakte‎ și Odnoklassniki‎.

3. Automatizați vânzările

Chiar și un mic departament de vânzări are nevoie de un sistem CRM. Dacă fiecare angajat menține o listă de clienți într-un document separat, puteți pierde cu ușurință contactele atunci când vânzătorul pleacă. În plus, este mai dificil să verifici munca unui manager - nu există unde să vezi informații despre numărul de apeluri și întâlniri, acorduri cu clienții.

Un sistem CRM vă va permite să construiți o pâlnie de vânzări și să controlați calea clientului de la primul contact cu compania până la încheierea tranzacției. Vei înțelege ce ghidează o persoană atunci când decide să cumpere un produs și îi poți stimula ușor interesul. În CRM, puteți stoca toate datele despre client și puteți repara procesul de comunicare - apeluri, scrisori, mesaje în mesagerie instant. Dacă un angajat pleacă în concediu sau concediu medical, nu va fi dificil pentru un alt manager să restabilească informațiile.

În plus, sistemul este ușor de planificat lucrul. De exemplu, setați un memento pentru a suna la ora promisă sau emiteți o factură. Deci tu și angajații tăi veți fi siguri că nu vor pierde clienți din cauza nerespectării acordurilor.

4. Configurați integrarea între aplicații

Va ajuta să nu introduceți aceleași informații în mai multe programe. Veți ști sigur că nimic nu se va pierde și va fi mai ușor pentru angajații din diferite departamente să lucreze împreună.

Puteți automatiza procesul de transfer de date folosind aplicații speciale, precum serviciul Albato. Vă permite să configurați integrarea între sistemul CRM, mesagerie instant, programe de analiză și alte aplicații. Puteți selecta serviciile dorite din listă și puteți specifica ce date doriți să transferați. Să presupunem că l-ați configurat astfel încât să trimită clienți potențiali de pe rețelele sociale către sistemul CRM.

5. Implementarea unui sistem PLM

PLM înseamnă Product Lifecycle Management - ciclu de viață al produsului. Se referă la întregul set de procese de la studiul nevoilor clienților până la eliminarea unui produs uzat. Sistemul PLM vă permite să combinați maximum de date despre produs - crearea, promovarea, vânzările acestuia. Toate departamentele din întreprindere vor lucra într-un singur mediu și va deveni mai ușor să transferați informații. În plus, prin abordarea PLM, este mai ușor să vezi pierderile. De exemplu, supraproducția sau mișcarea excesivă a materialelor între departamente.

Astfel de programe vor apărea în curând în Rusia. De exemplu acum este în curs de dezvoltare proiectul primei platforme IT pentru managementul afacerilor, care va permite stabilirea unei abordări PLM. Programul este destinat companiilor care activează pe piața bunurilor de larg consum - producători de produse alimentare, îmbrăcăminte, parfumuri sau mercerie. Lansarea primei etape este programată pentru 2023, iar platforma va fi pe deplin operațională în 2025.

6. Utilizați aplicații pentru recrutori și HR

Căutarea specialiștilor poate fi, de asemenea, automatizată. Să presupunem că un algoritm bazat pe inteligență artificială se poate ocupa de analiza CV-urilor. Acesta va selecta candidații potriviți în funcție de parametrii stabiliți de companie și va efectua un interviu inițial prin telefon sau chiar video. În acest din urmă caz, programul va înregistra răspunsurile solicitantului pe video și le va evalua folosind un model de învățare automată. În plus, ea poate verifica calitățile personale ale candidatului: bunăvoință, deschidere către experiență nouă și altele. O astfel de sarcină poate fi încredințată, de exemplu, programului „Nord. AI”.

Unele programe sunt potrivite pentru integrarea angajaților. În prima zi, un începător primește o mulțime de informații și poate să se încurce cu ușurință sau să uite ceva. Pentru a preveni acest lucru, utilizați un chatbot care va răspunde la întrebări obișnuite. Datorită lui, un nou angajat nu se va simți stânjenit să ceară o parolă Wi-Fi sau să încerce să afle în ce departament să ia un laptop de serviciu.