Sesiuni strategice: ce este acest instrument și cine poate beneficia de el
Miscelaneu / / April 21, 2023
Echipele mari suferă adesea de dezbinare și neînțelegere a obiectivelor companiei. Iată cum să o remediați.
Ce sunt sesiunile strategice
Sesiunile de strategie sunt un format de întâlnire pentru directori, în cadrul cărora aceștia discută planurile de dezvoltare a companiei. Acest instrument ajută la:
- evaluează poziția actuală a companiei, identifică punctele forte și punctele slabe ale acesteia;
- găsiți modalități de a evita problemele sau de a le rezolva pe cele existente;
- definiți un plan de acțiune - pași specifici pentru atingerea obiectivelor;
- stabiliți repere pentru a măsura succesul.
O sesiune strategică este un fel de brainstorming. Deci, la întâlnire, discutăm problemele și succesele departamentelor, stabilim obiective pentru fiecare dintre ele, desenăm diagrame și grafice pe o tablă interactivă online.
În aceste scopuri, am ales Miro. Acest instrument vă permite să capturați gânduri și idei într-un format vizual. În același timp, toți participanții la sesiune au acces la acesta de oriunde în lume și de pe orice dispozitiv.
După aceea, efectuăm planificarea tactică: șeful fiecărui departament își descompune sarcinile în pași mai mici.
Cum se desfășoară o sesiune de strategie
Iată câțiva pași care vă vor ajuta să vă organizați.
Stabiliți frecvența întâlnirilor
Nu există intervale de timp fixe pentru desfășurarea sesiunilor strategice. Unele companii preferă să țină întâlniri trimestriale, în timp ce altele le pot organiza o dată la șase luni sau la un an.
Astfel, puteți seta orice frecvență a întâlnirilor care vă este convenabilă.
În compania noastră, sesiunile strategice au loc o dată pe trimestru. Apoi rupem intenția obiective pentru un fel de sprint. Pentru a face acest lucru, trebuie să decideți ce pași să faceți pentru a rezolva probleme mari, cât timp va dura în general, ce departamente vor fi implicate și câte resurse au.
Managerii descompun apoi sarcinile la nivel de departament, dacă este necesar. Și după 3 luni, verificăm programul.
Invitați oamenii potriviți
Pe cine invitați la sesiunea de strategie va depinde de lista problemelor care trebuie rezolvate. De exemplu, dacă țineți o întâlnire pentru a discuta strategia generală de afaceri, ar trebui să sunați pe șefii de departamente. De asemenea, puteți invita manageri de proiect care sunt responsabili pentru indicatorii cheie.
Dacă sesiunea ta de strategie este dedicată revizuirii și discutării unor date, merită atrasă comandacare a colectat aceste informații și le înțelege importanța.
Alegeți o dată și o oră convenabile pentru toată lumea
Când stabiliți o dată și o oră, luați în considerare opinia tuturor. Evitați să programați întâlniri cu angajații cu o zi înainte de scadență. Poate că au o întâlnire importantă. întâlnire sau există sarcini arzătoare pe care nu le pot amâna. Drept urmare, îi puteți pune într-o situație incomodă.
Când dați o dată, indicați cât timp va dura sesiunea. De exemplu, în compania noastră, întreaga zi lucrătoare este alocată acestui eveniment. Și în acest caz, este important să iei pauze la timp, oferindu-ți tie și colegilor posibilitatea de a te relaxa.
Stabiliți o agendă
Agenda poate include subiecte importante, principalele etape ale sesiunii, probleme care trebuie discutate. Nu adăugați un număr mare de puncte - este mai bine să indicați subiectul principal. De exemplu, ar putea intra pe o nouă piață.
Lăsând deoparte întrebările inutile, veți putea rămâne concentrat pe sarcina principală.
La sfârșitul sesiunii strategice, asigurați-vă că parcurgeți din nou întreaga agendă și consolidați acordurile la care s-a ajuns.
Cereți participanților să se pregătească în avans
Managerii ar trebui să fie conștienți de indicatorii actuali ai departamentului: nivelul volumului de muncă al subordonaților, volumul total de sarcini și așa mai departe.
De asemenea, ar trebui să aibă informații actualizate despre cum și când indicatori cheie - atât pe termen scurt, cât și pe termen lung. Dacă managerii trebuie să discute unele probleme și probleme ale departamentului, ar trebui să pregătească și o listă a acestora în avans.
Înainte de unele sesiuni strategice, poate fi util nu numai să se circule ordinea de zi a întâlnirii, ci și să se întocmească un raport detaliat cu privire la progresele înregistrate în sarcinile importante. Puteți rezuma obiectivele și KPI-urile asociate acestora în foi de calcul.
Organizați o întâlnire
În timpul întâlnirii, nu trebuie doar să treceți peste toate problemele, ci și să oferiți oamenilor posibilitatea de a vorbi sincer și de a-și exprima opiniile. Încurajați participanții să facă acest lucru, dar încercați să nu-i întrerupeți pe alții și reveniți la cei întrerupți.
De multe ori este mai eficient să predați desfășurarea și controlul sesiunii gazdei (moderatorului). Acest lucru permite directorului să treacă în același domeniu cu angajații și să treacă de la monitorizarea evenimentului la interacțiunea activă cu managerii și rezolvarea problemelor.
Luați notițe în timpul întâlnirii
Trebuie să înregistrați punctele principale, ideile, datele, calendarele și toate celelalte informații importante pe care le discutați în sesiune, deoarece va fi util în planificarea tactică ulterioară.
Fiecare departament are întotdeauna o înțelegere a cât timp este necesar pentru a finaliza o anumită sarcină. Acest lucru permite deja în timpul sesiunii de a contura indicativ termeni.
De obicei, liderii captează informații pe măsură ce merg, dar un raport general ar trebui să fie pregătit și după sesiune.
În compania noastră, moderatorul este responsabil pentru acest lucru. Adică nu doar organizează și supraveghează întâlnirea, ci generează și un raport asupra deciziilor luate.
Solicitați feedback
Datorită acesteia, puteți vedea diferite puncte de vedere și puteți afla ce Colegi acordați o atenție deosebită. Și, de asemenea, pentru a stimula interacțiunea lor unul cu celălalt.
Cereți participanților să scrie despre orice problemă. Mai bine, utilizați aplicația pentru sondaj pentru a vedea răspunsurile lor în timp real. De exemplu, acestea pot fi întrebări referitoare la sentimentul general al eficienței sesiunii și diverse probleme organizaționale, precum și dorințe pentru evenimente viitoare.
Pentru cine este acest instrument?
Eu cred că afacerile nu pot exista fără planificare. Ele ar trebui să fie întotdeauna tratate - indiferent de nișa și formatul muncii tale.
Fără propria strategie, riscați să prioritizați greșit sau să treceți cu vederea problemele unui anumit departament, toate acestea vor afecta rezultatul final al întregii companii. Ca urmare, mai devreme sau mai târziu, problemele interne vor deveni mai mari și mai distructive pentru companie.
Sesiunile strategice vă vor ajuta să faceți față acestora și să stabiliți un flux de lucru. Prin urmare, în opinia mea, vor fi utile oricăror echipe cu mai mult de 3-4 persoane.
La urma urmei, cu cât ai mai multe departamente responsabile pentru probleme individuale, cu atât mai mare poate fi dezbinarea liderilor. Iar cu ajutorul sesiunilor strategice, poți sincroniza planurile companiei și poți asigura ce este mai bun înţelegere înăuntrul ei.
Citeste si🧐
- 3 fraze toxice pe care CEO-ul nu ar trebui să le spună
- Cum să-i inspiri pe angajați să obțină mai mult împreună
- 5 semne ale unei companii grozave pe care fiecare proprietar de afaceri ar trebui să le țină cont