6 sfaturi pentru a reduce costurile de călătorie
Miscelaneu / / June 30, 2023
1. Dezvoltați o politică de călătorie
Programul dvs. de călătorie ar trebui să includă:
- O listă de cheltuieli pe care compania este dispusă să le suporte. De exemplu, mâncarea și cadourile pentru parteneri sunt plătite de companie, dar angajatul plătește pentru comunicații mobile și taxiuri.
- Limite de călătorie și cazare pentru angajații de diferite posturi. Să presupunem că hotelurile de patru stele sunt pentru șefii de departamente, hotelurile de trei stele sunt pentru angajații obișnuiți.
- Reguli de gestionare a documentelor. Acestea sunt condițiile pentru emiterea unei călătorii de afaceri, pregătirea sarcinilor, procedura de depunere a cererilor și rapoartelor. De asemenea, este important să numiți un angajat sau un departament care va fi responsabil de respectarea politicii de călătorie.
Puteți adăuga șabloane pentru documentele de călătorie - va fi mai ușor pentru angajați să le completeze, iar numărul de documente întocmite incorect va scădea vizibil.
Pentru a vă face politica de călătorie și mai profitabilă, împărțiți-o în mai multe părți în funcție de importanța călătoriilor de afaceri. Gândiți-vă la diferite reguli și limite pentru ei. Aceste excursii pot fi:
- Pentru a menține imaginea. Prezentări la conferințe, participare la forumuri sau training-uri. Astfel de evenimente nu vor aduce beneficii imediate, astfel încât costul biletelor și al cazării poate fi redus.
- Pentru dezvoltarea companiei. Verificări de lucru, întâlniri și negocieri. Astfel de călătorii au ca scop creșterea profiturilor, așa că puteți cheltui puțin mai mult pe ele. Prioritatea aici este confortul angajaților și viteza de mișcare.
Sistemul de coduri vă va ajuta să sortați mai rapid călătoriile după sarcini. Atribuiți numere diferitelor formate de călătorie, colectați-le într-o singură listă și atașați-o la politica dvs. de călătorie.
Gestionați-vă cu ușurință cheltuielile serviciu de organizare de călătorii OneTwoTrip pentru afaceri. Cu acesta, puteți configura politica de călătorie a unei organizații, puteți stabili limite pentru fiecare angajat și puteți planifica călătorii de afaceri în calendar. Platforma lucrează cu 800 de companii aeriene și oferă, printre altele, zboruri de grup. Transfer, bilete pentru trenuri, trenuri, autobuze și aeroexpress - toate într-un singur loc. Hotelurile din întreaga lume sunt disponibile clienților corporativi cu reduceri de până la 35%, iar în cadrul programului de fidelitate pentru achizițiile prin intermediul serviciului, puteți obține până la 5% cashback.
Conectarea la serviciu este gratuită. De asemenea, nu există o taxă lunară de abonament, așa că călătoriile neregulate de afaceri nu vor irosi banii companiei.
Pentru a afla mai multe2. Luați în considerare diferite transporturi și locuințe
Avionul nu este întotdeauna cel mai convenabil și mai profitabil mod de a călători. Dacă nu există zboruri directe către orașul dorit, conexiunile pot dura mai mult decât călătoria cu trenul. În plus, este cu adevărat posibil să lucrezi în mașină: multe trenuri au Wi-Fi, compartimente duble și chiar compartimente pentru interfoane. O altă opțiune sunt autobuzele. O scurtă călătorie pe ele nu va afecta confortul, economisind în același timp suficient timp și bani din cauza lipsei transferurilor.
Locuința este aceeași poveste. Un hotel este mai scump, dar în centru este uneori mai profitabil decât o opțiune de buget la periferia orașului: costul unui taxi sau al transportului public va acoperi diferența. Se întâmplă ca chiria zilnică a unui apartament să fie mai ieftină decât un hotel. Și Wi-Fi stabil și o mașină de spălat la îndemână vor face o călătorie lungă mai confortabilă.
3. Nu vă prelungi călătoria
Cu cât călătoria este mai scurtă, cu atât este mai ieftin pentru afacere. Fiecare zi de muncă este necesară compensa cu diurne, iar dacă călătoria cade în weekend sau sărbători - tot cu tarif dublu.
Prin urmare, calculați întotdeauna cu atenție timpul necesar pentru finalizarea sarcinilor. De exemplu, dacă un angajat trebuie să vorbească la o conferință joi după-amiază, nu este necesar să ia miercuri și vineri la drum. Puteți zbura dimineața și zburați seara - în loc de trei zile, o călătorie de afaceri va dura doar una.
Această schemă funcționează în majoritatea cazurilor, dar există și excepții. Să presupunem că toate biletele profitabile pentru ziua dorită s-au terminat și rămâne doar clasa business. Poate costa mai mult decât diurna și o noapte la hotel. Aici merită să calculați costurile mai multor opțiuni, să comparăm sumele și să o alegeți pe cea mai bună.
4. Obțineți un card corporativ
Cu el, călătoriile de afaceri vor deveni mai confortabile pentru tine și pentru angajații tăi. Veți putea stabili limite pentru ca angajații să nu depășească bugetul atunci când călătoresc. Gata cu cheltuieli neevaluate - veți vedea toate tranzacțiile în contul dvs. personal. În plus, cardurile corporative au de obicei bonusuri speciale, cum ar fi cashback sporit sau reduceri la servicii.
Principalul lucru este că va fi posibil să returnați TVA-ul pentru achiziții fără nervi inutile. Pentru rambursarea taxelor necesar doar o factură, iar dacă angajatul plătește cazarea și transportul la hotel în numerar sau cu cardul de salariu obișnuit, hârtia nu poate fi eliberată.
5. Oferiți angajaților o alegere
Se pare că aranjarea de zboruri și hoteluri pe cont propriu este decizia corectă pentru a economisi bani. Există însă riscul ca alegerea dvs. să pară incomodă angajatului: confortul va avea de suferit, iar dorința de a lucra în timpul călătoriilor este probabil să scadă. În plus, persoana responsabilă cu planificarea va pierde timp care ar putea fi cheltuit pentru rezolvarea altor sarcini care sunt mai eficiente pentru afacere.
Dacă condițiile de reședință și deplasare vor fi alese de călătorul de afaceri, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la aceste probleme. Principalul lucru este să-i indicați limitele și condițiile politicii de călătorie. De asemenea, puteți încredința achizițiile unei persoane responsabile, cum ar fi un contabil: călătorul va oferi link-uri către opțiuni convenabile, organizatorul le va plăti și apoi va împărtăși biletele și detaliile rezervării.
6. Analizați rapoartele din călătoriile anterioare
Verificați documentele diferiților angajați, vedeți dacă costurile diferă și căutați motive pentru creșterea cheltuielilor. De exemplu, cineva a ales un zbor care era incomod pentru companie sau a luat masa exclusiv în restaurante scumpe. Astfel de date vor ajuta la ajustarea politicii de călătorie și o vor aduce la cea mai bună opțiune pentru afaceri.
Pentru a fi mai ușor de analizat, merită să aveți un tabel pivot. Împărțiți documentul în coloane pe categorii: bilete, cazare, masă, comunicații mobile, transport în timpul călătoriei și așa mai departe. Vă rugăm să indicați și data călătoriei și numele angajatului detașat. Doar sumele cheltuielilor pot fi încărcate în tabel, iar detaliile pot fi stocate în rapoarte. Dacă observați o anomalie, ridicați documentele pentru a vedea de ce au crescut cheltuielile.
Nu este necesar să mențineți singur o masă - puteți utiliza servicii online care oferă deja astfel de instrumente. Rapoarte și documente de închidere în „OneTwoTrip pentru afaceri» sunt generate automat și le puteți obține prin EDI. Analizele vor afișa debitele pe un card corporativ, cheltuielile cu depozitele și plata ulterioară a facturilor de hotel și de călătorie, inclusiv bilete de grup. Serviciul se integrează cu 1C: Contabilitate. Acest lucru permite angajaților să aleagă singuri opțiunile adecvate, iar contabilului să le plătească într-un mod convenabil pentru companie.
Pentru confort și siguranță în călătoriile de afaceri, "OneTwoTrip pentru afaceri» există un serviciu de asistență care funcționează 24/7. O poți contacta telefonic, prin mesagerie sau în chat-ul contului tău personal. Specialiștii vă vor ajuta să rezolvați rapid problema și să găsiți opțiuni alternative de cazare sau bilete.
Programați o călătorie de afaceri