Dacă e-mail este supraîncărcat, probabil, problema nu este o tehnologie
Sfaturi Productivitate / / December 19, 2019
Există un număr foarte mare de articole pe tema imbunatatirea diferitelor sisteme de e-mail. Dar, oricum, indiferent ce facem, din când în când, începem să credem că ne c-mail care nu este corect, că ceva nu este suficient pentru a fi productiv - și din nou am îngropa în setările. Cu toate acestea, Joshua Lyman (Joshua Lyman), dezvoltator web, spune că nu e de e-mail nu funcționează corect, și noi înșine.
Joshua își propune să se aplice în munca lor cu e-mail în toate cele trei reguli. Acestea vor ajuta să păstrați până la de două ori mai mult, și de a lucra cu e-mail nu va provoca emoții negative.
Dezactivați notificările
Atunci când spațiul de lucru apar în mod constant observați că aveți un nou mesaj, este dificil de a păstra de la un alt client de e-mail. De ce un client de e-mail de configurare desktop pentru a verifica e-mail la fiecare 5 minute? Situații în care ar trebui să răspundă imediat la scrisoarea, sunt foarte rare, și de obicei oameni pre-apel pentru a spune că scrisoarea a fost trimisă. Toate celelalte mesaje nu necesită răspuns imediat și poate să aștepte un timp. Ca regulă generală, în cazul în care există ceva urgent, normal de oameni de apel, dar nu scrie o scrisoare și de așteptare pentru un răspuns.
Același lucru este valabil și în mod constant filele deschise cu e-mail. Pun pariu că ești doar înapoi pentru a verifica fără nici un motiv la fiecare 10 minute. Și dacă trebuie să monotoniei sau pregătirea următorului raport, intervalul este redus la 3-5 minute (bine, nu se spală candelabru de cristal).
Asigurați-un acord verbal cu colegii
Nu contează modul în care organizează activitatea sistemului său de e-mail, cel mai important în acest buchet încă mai rămâne factorul uman. E-mailuri ply în mod regulat între adrese. Dar, răspunzând la aceste mesaje de oameni, și fiecare are propria sa definiție de urgență. Cineva consideră perioadă de timp adecvată pentru răspunsul la scrisoarea în 1-2 ore. Și cine este el este de la 8 la 24 de ore. Adică scrisoarea dumneavoastră nici un răspuns, nu pentru că sistemul de e-mail este rupt, dar pentru că cineva crede că este valabilă să răspundă în ziua următoare.
Și dacă cu mesaje personale, totul este mult mai ușor, aveți nevoie pentru a discuta cu colegii aceste momente. Dacă știți că un timp standard de coleg pentru a răspunde la scrisoarea - 2 ore, iar răspunsul necesar într-o oră, este mai bine să nu pierdem timp și nervi și de apel. Sau, luând în considerare toate aceste caracteristici, e-mailuri de trimitere cu întrebări care nu necesită un răspuns urgent în prealabil.
Productivitate vs. accelerare
David Levi (David Levy), profesor la Universitatea din Washington, crede că în societatea noastră sunt adesea confundate cu accelerarea productivității. Totul se face rapid, dar nu întotdeauna mai bine. Mai degrabă decât să stai jos și cred bine, și apoi să trimită o scurtă, dar scrisoare informativă, vom arunca fiecare alte mesaje scurte care ne distrage atenția în mod constant și nu poartă destul de dreapta informații.
Se pare că suma cheltuită mai mult timp citind scrisorile scurte, dar lipsite de sens decât o temeinică.
îmbunătățirea constantă a sistemelor de e-mail - care este mare, dar nu uitați că check e-mail și nu răspund la scrisoarea sistemului, și oamenii. Deci, ar trebui să învețe să folosească tehnologia într-un astfel de mod de a comunica mai eficient cu alte persoane și să lucreze mai productiv.