Cum stabiliți că scrisoarea dumneavoastră este prea lung?
Sfaturi Productivitate / / December 19, 2019
© fotografie
Dacă veți primi o scrisoare cu mai multe pagini, ați citit-o? scrisori lungi, precum și articol foarte mult timp, este foarte dificil de citit și de înțeles. Mai mult decât atât, autorul este atât de purtat de procesul care, în cele din urmă să înțeleagă exact ceea ce a vrut de la tine, devine aproape imposibil.
De ce nu scrie scrisori lungi? Primul și cel mai evident răspuns - pentru că nimeni nu-l va citi!
Utilizarea corectă a e-mail poate fi un instrument eficient în dezvoltarea afacerii dumneavoastră. Scrierea scrisori lungi nu înseamnă că sunt mai productive. Da, ai făcut o mulțime de muncă, dar acest lucru nu înseamnă absolut nimic. Acum, toată lumea încearcă să reducă procesarea mesajelor primite și face treaba cât mai eficient posibil într-o perioadă scurtă de timp. Prin urmare, scrisoarea dvs. lung - este nu numai o pierdere de timp, dar, de asemenea, o risipă nebunească altora.
Mai scurt scrisoarea dumneavoastră, cu atât mai bine va efectua activitatea. Acesta ar trebui să conțină întrebări specifice numai, sau răspunsuri. Scrie numai pe meritele și nimic mai mult. Dacă încă o explozie de dorința de a scrie o scrisoare lungă, poate fi mai bine să se numească această persoană se întâlnesc și discută toate aspectele legate de problemele pe care le pentru un prânz de afaceri?
De unde știi că scrisoarea dumneavoastră a trecut limita? Aici sunt 10 semne prin care puteți determina ceea ce ai plătit prea multă atenție.
1. Nu știi că încearcă să spună. Este ca și cum ai sunat pe cineva mai întâi, și a fost întrebat: „Ce sa întâmplat?!“ Răspunsul firesc: „Ei bine... Nu știu. M-ai sunat?! „Hold scrisoarea ta este, până când capul nu specifică o întrebare clară sau un răspuns.
2. Sunteți inconfortabil cu subiectul. Acest lucru poate fi comparat cu un flux nesfârșit de conștiință în întâlnirile, atunci când oamenii nu dețin subiectul de conversație și, astfel, încercând să acopere ignoranța. Sau când elevul începe să lungime mare pentru a răspunde la întrebarea profesorului, încercând să câștige cel puțin trei. Același lucru cu o scrisoare lungă. Dacă nu pot fi rezumate ca ceea ce vrei de la persoana de la celălalt capăt, atunci nu aveți suficiente cunoștințe. Acest lucru poate fi adesea văzut în companii mari, în care oamenii dau aspectul scris ocupat un foarte important și lungi scrisori.
3. Scurtează semnătura standard de. În cazul în care scrisoarea conține răspunsul în câteva cuvinte, semnătura cu toate detaliile (din titlu, companie, întreaga listă de contacte, citat favorit, logo sau sloganul companiei, etc.) pe podeaua paginii va arata ridicol. Încercați să părăsească întreaga scrisoare în stilul minimal.
4. Ai scrie o carte. E-mailuri - nu cărți. În cazul în care există informații suplimentare, atașați la scrisoarea în formă de fișiere separate. În cazul în care scrisoarea poate fi foarte mult timp, este în valoare de gândire despre ce fel de informații pentru a identifica mai bine și să trimită într-o aplicație.
5. Tu spam. Astfel de situații apar adesea în corporații mari, în cazul în care angajații simt un fel de nevoie trimite fiecare alte scrisori lungi, care conțin un raport detaliat cu privire la activitatea desfășurată cu permanentă actualizări. Ca rezultat, se transformă pe zi într-un e-mail de verificare solidă, cu un flux de mesaje în stilul „Am trimis o scrisoare către client.“, „Aranja o întâlnire.“ „Raportul este de peste 30%.“ Și așa mai departe.
6. scrisorile tale incoerente. Nu este necesar să se scrie o scrisoare de două pagini pentru a cere doar o singură întrebare.
7. Ai abuz scrisori peresylaniem. Mai degrabă decât a face cu o literă, pur și simplu faceți clic pe „Trimite“. Scrisoarea toga este transformată într-o bandă fără sfârșit, care este aproape imposibil de a ajunge la punctul principal.
8. Nu ar trebui să fie scris. Nu trimite scrisoarea ce este discutat cel mai bine la o întâlnire sau la telefon. Uneori, e-mail nu este instrumentul potrivit pentru comunicare. În cazul în care este nevoie de mai mult de câteva linii, cea mai bună persoană pentru a discuta problema sau de a face un apel telefonic.
9. Acest lucru ar trebui să fie un mesaj la numărul de beneficiari mai mult de unul. De exemplu, scriind o scrisoare la cap și pune în beneficiarii tuturor angajaților săi. S-ar părea, așa că încearcă să scurteze timpul de a scrie și trimiterea acestei scrisori pentru toată lumea în mod individual și, astfel, devine treaba eficient. Dar, mai presus de toate, el a făcut nici măcar imagina că va umple curând o avalanșă de răspunsuri într-o scrisoare de îndată ce personalul său va apăsați „Reply All“. Uneori, această metodă nu funcționează cu adevărat.
10. Nu modificați scrisorile tale. Înainte de a trimite o scrisoare, ar trebui să-l citiți din nou și edita. În plus față de greșeli gramaticale și de ortografie, trebuie să editați și semnificația sa. Poate că ceea ce a luat un întreg paragraf, puteți pune în câteva rânduri. Și o altă regulă bună de degetul mare: ar trebui să re-citit scrisoarea de multe ori, câți oameni aveți de gând să-l trimită.
Și înainte de a trimite scrisoarea, citit-o și asigurați-vă că este scurt și conține întrebări specifice numai. Mai clar mesajul dvs., cu atât mai mare probabilitatea ca destinatarul va înțelege ce se cere de la el, și va răspunde în cel mai scurt și la obiect.