7 acțiuni care ajută la lucru cu e-mail-ul mai rapid

Dezordine în căsuța poștală este nu numai strica starea de spirit, dar, de asemenea, pe de viță de vie ucide productivitatea. Ce ar trebui să fac în cazul în care muntele e-mailurilor primite este în creștere, și nu aveți timp să se ocupe de toate astea?

1. Scapă de dezordine

Acestea includ nu numai spam sincer. Acest lucru și buletine de știri, precum și o selecție de reduceri și oferte on-line de cumpărături - tot ceea ce odată ce ați abonat și ce timpul de utilizare din când în când. Ideea este aceasta: de fiecare dată când deschideți e-mail, cum ar fi scrisori pentru a vă distrage atenția și a interfera cu accent pe locul de muncă.

Să nu ne resemnăm la lupta veșnică cu haos, trimitem această corespondență în zonele desemnate.

Microsoft Outlook 2016 Acesta vă permite să configurați filtrarea de incoming, astfel încât literele de pe implicit prioritate scăzută a evoluat în dosarul „non-urgente“. Aici ei vor fi de așteptare în aripi, nu bătături ochii.

2. Copierea de e-mailuri care și-au pierdut relevanța

Desigur, dacă ceva nu are nevoie chiar acum, aceasta nu înseamnă că nu este util în viitor. Cu toate acestea, în mesajele primite și trimise trebuie să mențină ordinea.

Postările care conțin informații importante pe care acum tu inutil, ar trebui să trimită în arhivă. Cel mai convenabil mod de a face acest lucru în mod automat, configurarea backup-uri cu o anumită periodicitate. Aici este secvența de acțiuni: „Fișier» → «Setări» → «Avansat“ în «AutoArchive», apăsați „Configurarea AutoArchive“ și selectați „Run AutoArchive la fiecare N zile“, precizând timpul dorit interval.

Lista (CTRL + E), vei naviga cu ușurință în arhivă și poate relua conversația, dacă este necesar. Ca urmare, cutia poștală nu este plină, și nu trebuie să pierdeți timp încercând să găsească e-mail corectă, printre care nu foarte relevant.

3. Împărțiți în grupuri de destinatari

Pentru peste si peste din nou, nu pentru a produce același tip de liste de discuții, a crea grupuri tematice, pe care le pot distribui destinatarii e-mailurilor.

Familie, prieteni, lucru pe echipa de proiect - perspectivă Acesta vă permite să adăugați un grup de persoane din agenda dvs. sau contactele dvs. în Excel.

Ce este confortabil? Nu aveți nevoie în mod constant la lopata toate destinațiile pentru a găsi dreapta. În cadrul grupului, puteți partaja rapid documente, apoi să lucreze împreună cu ei. Mesajele sunt sortate în conversații, astfel încât să puteți găsi rapid informații importante și de a rezolva problemele urgente. Pentru a crea un grup de contacte, apăsați CTRL + SHIFT + L.

4. Utilizați aplicația pentru mobil

În cazurile în care o nevoie urgentă de a face cu orice problemă, este critică pentru a avea acces la e-mail oricând, oriunde - acasă și pe drum.

Utilizarea aplicațiilor Outlook pentru dispozitive mobile, puteți vizualiza mesajele, lucrul cu o listă de contacte și fișiere de pe smartphone sau tabletă. Toate datele sunt sincronizate instantaneu, astfel încât riscul ca unele informații importante vor trece de tine, este exclusă.

5. Configurarea programată trimiterea de e-mailuri

Nu a fost necesar pentru a rezolva mai multe probleme în ceea ce privește probleme cu normă întreagă, nu de lucru în avans. Microsoft Outlook vă permite să trimiteți mesaje în mod automat la un moment specificat.

Rețineți toate informațiile despre cine, ce și când ai promis să trimită, este dificil. Sansele sunt bune pe care pur și simplu uitați să-l facă. Specificați ziua scris și ora de plecare, astfel încât nu va fi distras de livrarea de notificări despre întâlniri sau memento-uri cu privire la termenele care se apropie.

6. Gestionați e-mail utilizând reguli

În Outlook 2016 reguli - sunt acțiuni care sunt aplicate în mod automat mesajele în funcție de condițiile specificate. Regulile sunt împărțite în două categorii: notificarea și organizarea.

De exemplu, puteți seta alerte sonore despre mesajele de la orice persoană sau doar trimite într-un grup separat de mesaje cu anumite cuvinte în linia de subiect. Utilizați șabloanele de servicii oferite sau de a crea propriile lor reguli. Ele pot fi folosite pentru mesajele primite sau trimise în una sau mai multe conturi.

7. Păstrați toate mesajele într-un singur loc

caseta de lucru, e-mail personal - nu-entitati se inmultesc fara necesitate. Mult mai ușor atunci când, în același timp, să aibă acces la toate e-mailurile.

Cu Outlook 2016, puteți pune împreună mesajele primite pentru mai multe conturi.

Adăugați la această setare a grupului de contact și filtrarea mesajelor cu prioritate redusă - economie de timp arata foarte impresionant.

Pachete software Microsoft Office 365, care include Outlook 2016- o combinație de instrumente familiare cu noi caracteristici care fac munca mai ușoară și mai rapidă. documente, date Sincronizare e-mail și calendar, interacțiunea cu instrumente de nor fără acces la rețea, precum și accesul la textele prezentări dintr-un browser - care este doar o mică parte din inovații care vă va ajuta să facă față cu sarcinile de zi cu zi rapid și fără inutile eforturi.