12 dintre cele mai comune probleme cu Excel și cum să le rezolve
Sfaturi De Tehnologie / / December 19, 2019
cititorii Layfhakera sunt deja familiarizați cu Denis BatyanovymCine a împărtășit cu noi secrete Excel. Astăzi, Denis va vorbi despre modul de a evita cele mai multe probleme comune cu Excel, de multe ori am crea prin ele însele, în mod independent.
Imediat am spus, că articolul material este destinat pentru utilizatorii începători de Excel. Utilizatorii de putere deja incendiare au dansat în aceste grebla mai mult decât o dată, astfel încât sarcina mea este să-l proteja de tineri și fără experiență „dansatori“.
Nu dau titluri de masă
Multe instrumente Excel, cum ar fi sortarea, filtrarea, tabele inteligente, tabele pivot, - înseamnă că datele conțin titlurile de coloană. În caz contrar, nu veți fi fie în măsură să le folosească, sau ei vor lucra nu este în întregime corectă. Aveți grijă întotdeauna să conțină tabelele antetele de coloană.
coloane și rânduri goale în tabele
Se bate Excel Disp. Confruntându-se cu un rând gol sau o coloană în tabel, el începe să creadă că aveți 2 mese în loc de una. Trebuie să-l corecteze în mod constant. De asemenea, nu ascunde rândurile nedorite / coloane într-un tabel, este mai bine pentru a le elimina.
Pe de o foaie este mai multe tabele
În cazul în care acest lucru nu este tabelele care conțin mici valori de referință, astfel încât să nu ar trebui să faci.
Vei fi un inconvenient pentru munca pe deplin cu mai mult de un tabel pentru fiecare coală. De exemplu, dacă o masă este plasată la stânga, iar a doua pe dreapta, apoi filtrarea aceeași masă va afecta cealaltă. În cazul în care mesele sunt aranjate unul deasupra celuilalt, este imposibil să se utilizeze zonele de fixare, precum și unul tabelele trebuie să caute în mod constant pentru a produce și de manipulare suplimentare pentru a ajunge pe tabular ei cursor. Este necesar să vă?
Aceste artificial un singur tip sunt aranjate în coloane diferite
Foarte des oameni care știu Excel este suficient agent activ de suprafață pentru a prefera acest format de tabel:
S-ar părea să ne format nevinovat pentru stocarea de informații, agenții de vânzări și penalități lor. Un astfel de aspect de masă este un bine perceput de ochiul uman, așa cum este compact. Dar, crede-mă, e un coșmar - încercarea de a prelua datele din aceste tabele și pentru a primi rezultatele intermediare (informații agregate).
Faptul că acest format conține două dimensiuni: la găsi ceva în tabelTrebuie să decidă pe linie, atingând o ramură, de grup și de agent. Când găsiți scurgere dreapta, apoi mai târziu trebuie să caute coloana deja, ca multe lor aici. Și acest „doi-dimensionalitate“ complică foarte mult activitatea unei astfel de tabel pentru un standard de instrumente Excel - formule și tabele pivot.
Dacă vă construi un tabel pivot, veți găsi că nu se poate obține cu ușurință datele anului sau trimestru, ca cifrele sunt realizate pe diferite domenii. Nu aveți un câmp pentru volumul de vânzări, care pot fi manipulate în mod convenabil și există 12 câmpuri individuale. Va trebui să creați un câmp calculat separat pe mâini pentru trimestrul și anul, deși, dacă este într-o singură coloană, tabelul de sinteză s-ar fi făcut-o pentru tine.
Dacă doriți să aplicați o formulă standard de tip însumării SUMIF (SUMIF), SUMIFS (SUMIFS), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), se va găsi, de asemenea, că ei sunt capabili să lucreze eficient cu acest aranjament tabel.
Formatul recomandat al tabelului este după cum urmează:
Diversitatea de informații cu privire la diferitele foi de carte „pentru comoditate“
O altă greșeală comună - este un sâmbure de format standard de masă și care au nevoie de informații pe baza acestor date, se distribuie pe foi separate ale unui registru de lucru Excel. De exemplu, de multe ori crea liste separate pentru fiecare lună sau an. Ca urmare, volumul de muncă prin analizarea datelor de fapt, înmulțită cu numărul de foi create. Nu este necesar să se facă acest lucru. Colectați informațiile pe o singură foaie.
Informațiile în comentariile
utilizatorii adaugă de multe ori informații importante pe care acestea ar putea avea nevoie, într-un comentariu la o celulă. Rețineți că există în comentarii, puteți vizualiza numai (dacă puteți găsi). Ia-l în celula dificilă. Vă recomandăm să aloce mai bine coloana separata pentru comentarii.
Mess cu formatarea
Categoric nu adăugați în tabelul orice bun. Se pare dezgustător pentru persoanele care se bucura de mesele. În cel mai bun caz, acest lucru nu dă valoarea, în cel mai rău - va crede ca nu sunt organizate și neglijent în afaceri. Straduiti pentru următoarele:
- Fiecare tabel trebuie să aibă un format uniform. utilizarea de formatare tabele inteligente. Pentru a șterge vechiul format folosind stilul de celulă „Normal“.
- Nu selectați culoarea întregului rând sau coloană. Evidențiați stilul unei anumite celule sau interval. Furnizarea de o „legenda“ de descarcare. Dacă selectați o celulă pentru a face în continuare le orice operațiune, culoarea nu este cea mai bună soluție. Cu toate că sortarea în funcție de culoare și a apărut în Excel 2007, iar în 2010 - filtrarea prin culoare, dar prezența unei singure coloane, cu o valoare clară pentru filtrarea ulterioară / sortare este încă de preferat. Culoare - un învestită lucru. În tabelul de sinteză, de exemplu, să nu trageți.
- Obișnuiți de a adăuga la filtrele automate de masă (Ctrl + Shift + L), Zone de siguranță. sort de dorit Tabel. Personal, am infuriat întotdeauna când am primit în fiecare săptămână de la persoana responsabilă de proiect, o masă, în cazul în care nu a existat nici un filtru și zone sigure. Amintiți-vă că aceste „lucruri mici“ sunt stocate pentru foarte mult timp.
fuzionarea celulelor
Celulele Utilizați îmbinare numai dacă fără ea în nici un fel. Îmbinările este foarte dificil de manipulat intervalul în care acestea sunt incluse. Problemele apar atunci când vă mutați celule, atunci când inserați celule, etc.
Combinarea textului și a numerelor într-o singură celulă
celula impresie Dureros care conține un număr, crescut în spatele constanta de text „RR“. Sau „USD“, introduse manual. Mai ales în cazul în care nu este o placă de imprimare, și o masă obișnuită. Operațiile aritmetice astfel de celule natural imposibil.
Numerele sub formă de text într-o celulă
Evitați stocarea datelor numerice într-o celulă în format text. De-a lungul timpului, unele dintre celulele din această coloană, va fi în format text, iar unele în comun. Din cauza acestei probleme va fi cu formulele.
În cazul în care masa ta va fi prezentat printr-un proiector LCD
Alegeți combinațiile de culori cele mai contrastante și fundaluri. Se pare bine pe fundalul întunecat proiector și litere luminoase. Cel mai groaznic impresie roșu pe negru și vice-versa. Această combinație de extrem de contrast redus uite la proiector - evitați.
foaie Excel în modul pagină
Acesta este modul în care Excel arată modul în care foaia va fi împărțită în pagini atunci când se imprimă. Page Borders evidențiate în albastru. Nu recomand să lucreze în mod constant în acest mod, pe care mulți o fac, pentru că în datele de ieșire din proces la partea de ecran a driverului de imprimantă, și este în În funcție de mai mulți factori (de exemplu, o imprimantă de rețea și nu este disponibilă în prezent), procesul de formare a imaginii podvisanie plină și recalcularea formule. Să funcționeze normal.
Chiar și mai multe informații utile despre Excel, vă rugăm să consultați Denis online.