Metoda Inbox Zero - cel mai bun mod de a face cu mii de e-mailuri necitite

O gramada de e-mailuri necitite, în mod constant agățat în dosarul „Mesaje primite“, va provoca panică în oricine. Dacă aveți o mulțime de parteneri de afaceri și colegi cu care interacționăm corespondența, trebuie doar să păstrați caseta de e-mail curat și ordonat.

CEO-ul JotForm Aytekin Tank ofertele un mod interesant de a organiza e-mail numit Inbox Zero. După cum sugerează și numele, metoda este de a menține pur și simplu dosarul „Inbox“ este gol.

In general, Tank nu a inventat nimic nou. Primite Zero mult timp în urmă a stabilit scriitor și blogger Merlin Mann, și este o metodă dovedită și bine-cunoscute. Aproximativ tehnica de lucru cu documente descriu mai multe David Allen, în cartea sa "Cum afacerile în ordine». Rezervor doar adaptat la interfața web a serviciului Gmail.

Tank enumeră avantajele metodei Inbox Zero:

• Nu va fi dor de un mesaj important, în cazul în care dosarul este „Inbox“ este gol.
• Tu nu va face ca beneficiarii să aștepte mult timp, pentru că în curând va fi în măsură să răspundă la scrisorile lor.
• În căsuța poștală nu va acumula sute sau mii de e-mailuri necitite.
• Vei economisi mai mult timp pe foarte importante sarcini și nu va petrece ore în jur de joc cu e-mail.

Cunosc mulți oameni care prețuiesc toate mesajele de poștă electronică fără a șterge. Ca urmare a cutiei poștale începe să arate ca un feed Twitter. Acest lucru este incomod. Vei primi în mod constant pierdut în scrisorile.

Aytekin Tank

Să presupunem că utilizați Gmail - cu toate că această metodă poate fi adaptată la orice furnizor (Hotmail, «Yandex», Yahoo) sau e-mail client (Outlook, Thunderbird sau Sylpheed). Ia-o privire de depuneri de mesaje necitite și continua.

1. Curățați mesajele primite

Astfel, prin adoptarea metodei Inbox Zero, trebuie să acționeze în mod decisiv. Deschideți „Mesaje primite“, selectați toate acumulate de acolo și e-mailuri-le pe toate arhiva dintr-o dată. Pentru unii va părea nebunie existente, dar Tank recomandă de a face doar asta.

Ai nevoie pentru a începe cu o cutie poștală goală. Acest ghid nu te ajuta, dacă în „Inbox“ a acumulat zeci de mii de scrisori. Deci, înapoi totul, și începe de la zero.

Aytekin Tank

2. Tratați scrisorile în ordine cronologică

Pentru a dezvolta acest obicei util, veți avea nevoie de o anumită disciplină. Când procesul de e-mailuri, începe cu cel mai vechi mesaj și să se mute în stare proaspătă. Astfel, veți salva o ordine cronologică și nu te confuz.

Procesul de scriere vă va ajuta două funcții în Gmail:

Activați „Auto-avans“. Pentru a face acest lucru, mergeți la „Setări» → «General“, derulați la «Auto-avans» și activați-l. Acum, când răspundeți sau mesaje de rezervă Gmail nu vă va reveni la lista de mesaje primite și afișează următorul mesaj. Astfel, va fi capabil să se ocupe de cele litere câte una în ordinea în care sunt primite, indiferent de distragere.

Apoi porniți pe butonul „Send & archive“ dacă nu ați pornit. Deschideți „Setări» → «general» și găsiți opțiunea «Arată» Trimiteți și arhivați «în răspunsul». Astfel, veți economisi timp. La urma urmei, dacă ați răspuns deja scrisoarea, nu există nici un sens să-l păstrați în „Inbox“, nu-i așa? Faceți clic pe butonul de trimitere și de e-mail este automat mutat în arhivă.

Și un alt lucru important:

Nu utilizați e-mail ca chat-ul. Nu este nimic mai rău decât să producă lanț Răspuns foarte lung de scrisori în mod constant citate. Dacă trebuie să vorbim, messenger utilizarea instantanee, Slack de chat sau contact prin telefon. E-mail nu este potrivit pentru acest lucru.

Aytekin Tank

3. Answered - Arhive

Regula principală este metoda din Inbox Zero: dosarul „Mesaje primite“ - acest lucru nu este locul unde doriți să stocați e-mail. Toate e-mail-uri din cutia poștală sunt procesate imediat. Citiți-le unul câte unul și să răspundă la orice și arhiva, dacă mesajul necesită un răspuns, sau pur și simplu arhiva, în cazul în care mesajul de răspuns nu este necesară.

Dacă nu puteți răspunde imediat la orice e-mail, există două opțiuni:

• Salvați-l în aplicație organizator. Acest lucru poate fi Evernote, OneNote, sau orice task manager. Setați data la care programul vă va reaminti să scrie un răspuns la momentul potrivit.
• Dacă se poate scrie doar răspunsul, dar obiectivul este să-l după un timp, utilizați livrare amânată în Gmail. Același lucru este capabil de a Outlook, Thunderbird și alți clienți.

4. Doar fă-

Toate preceptele marelui și puternic David Allen. În cazul în care e-mail necesită o acțiune, care durează câteva minute, doar o fac acum. Nu copiați scrisoarea pe lista de rezolvat. Nu-l lăsați în dosarul „Inbox“.

Dacă aveți nevoie pentru a face o plată, face chiar acum. Dacă aveți nevoie pentru a trimite feedback unui coleg trimite imediat. În cazul în care caz durează câteva minute, nu are nici un sens pentru a pune off.

Aytekin Tank

5. Utilizați comenzile rapide de la tastatură

Comenzi rapide reduce semnificativ timpul de procesare de e-mail. Cu ei, nu va trebui să conducă cursorul mouse-ului înainte și înapoi. Tank recomandă să-și amintească și de a folosi trei Hotkey:

• Tasta E vă permite să arhivați rapid mesajul. Citește, apăsați E, arhivate. Este simplu.
• Butonul R este folosit pentru a scrie rapid un răspuns. Dacă doriți să răspundeți la un mesaj, faceți clic pe acesta, introduceți răspunsul, vom apăsați Enter.
• F-cheie a primit înainte de e-mailuri către alți destinatari.

Nu cred că aveți nevoie de orice alte taste. În Gmail, eu folosesc doar trei comenzi rapide. Pentru orice altceva, există un mouse. Dar hotkeys enumerate vă permit să efectuați rapid cele trei acțiuni mai comune cu e-mail, astfel încât acestea economisi timp considerabil.

Aytekin Tank

6. Configurarea filtrelor

Filtre de e-mail - un instrument incredibil de util, care are o mulțime de lucru pentru tine. Este suficient să le setați o dată, și vă va salva o mulțime de timp.

Dacă Inbox vă găsiți în mod regulat scrisoare neimportante (aviz de servicii Internet, automat mail, și așa mai departe), atunci fie de dezabonare de la ei, sau ajustați filtrele pentru astfel de scrisori au fost arhivate în mod automat.

7. Primite este goală - Închide-mail

Când încearcă să se concentreze pe munca, nu poate fi distras constant prin e-mail. Deci, stick de la regulile, atunci când directorul „Inbox“ este gol, închideți fila sau e-mail client Gmail și uitați de e-mail în următoarele câteva ore. Doar să fie angajate în muncă.

Dezactivați toate notificările pentru mesajele e-mail primite. Ele sunt foarte distrag atenția.

Puteți re-deschide e-mail în câteva ore pentru a procesa mesajele acumulate acolo, și apoi du-te înapoi la locul de muncă. Scopul metodei Inbox Zero - Forteaza-te sa nu fie distras de e-mailuri primite. Trebuie să gestionați căsuța poștală fără a vă.

Aytekin Tank

Dacă ați încercat tehnica Inbox Zero și sunt dispuși să-ți spun ce ai, sau doriți să sugereze o metodă mai bună - scrie în comentarii.

a se vedea, de asemenea,

• 9 servicii de e-mail temporare →
• Cum pentru a șterge contul dvs. Gmail din toate superfluu →
• 7 extensii pentru Gmail, care vă va economisi timp →