Cum de a utiliza în mod eficient de viață a sistemului GTD

Acest material - o continuare a articolului "Cum pentru a curăța afacerile și totul pentru a tine pasul: ghid complet sistem GTD». În primul rând, merită să se familiarizeze cu ea, așa cum a explicat în detaliu multe dintre conceptele utilizate.

Acest articol - un ghid pas cu pas cu privire la modul de aplicare GTD în viață. Când scrieți, folosesc următoarele reguli:

• Versatilitate. Sunt descrise aici sunt idei universale, și să le utilizeze pentru a construi unul pentru tine sistem GTD, care va lucra cu exact acele servicii pe care era obișnuit.
• Simplitatea. Sistemul ar trebui să fie intuitiv ușor de utilizat. La intrarea și prelucrarea informațiilor trebuie să petreacă un minim de timp și de energie, precum și planificarea următoarelor acțiuni. Numai atunci sistemul va funcționa pe termen lung, chiar și după pauze lungi, de exemplu, dacă pleci în vacanță timp de o lună, atunci, când te întorci, vei fi capabil de a restabili abordarea de gestionare Afaceri.
instagram viewer
• Fiabilitate. Cel mai important lucru - este să fie încrezător în sistemul său, și anume că nimic nu uita planificat, astfel încât să vedeți memento la momentul potrivit.
• la o concentrație importantă. Sistemul ar trebui să vă ajuta să se concentreze pe modul în care faci în acest moment, și acele lucruri care sunt importante pe termen lung.
• Plăcerea. Sistemul de management de caz și obiectivele ar trebui să vă aducă plăcere. De exemplu, atunci când culcat pe canapea, după o zi de muncă grea cu telefonul în mână, șterge din lista de sarcini finalizate, și de a lua de la ea o adevărată plăcere. Mai ales atunci când acesta devine o productivitate de creștere mai planificărilor.

5 etape principale ale sistemului GTD

Pasul 1. colectarea de informații

Pentru a colecta în mod absolut toate lucrurile, chiar și cele mai mici, atunci mintea noastră va fi clar și vom acționa ca productiv posibil.

Prin urmare, nu este standard de lucru listeDeoarece cei mai mulți oameni captura de multe ori numai cele mai importante lucruri, și sutele de probleme care nu sunt atât de importante, nu iau în considerare. Dar este o astfel de problemă mică, în mod regulat amintind, utilizați o parte semnificativă a resurselor creierului și de a crea experiențe suplimentare, care duc la oboseala si stres.

Unul dintre cele mai importante principii ale sistemului GTD - acesta este complet descărcat din capul tuturor sarcinilor și le-a pus într-un sistem de încredere, care va ajuta la momentul potrivit să se gândească la probleme importante.

Cu toate acestea trebuie să ia în considerare faptul că coșuri pentru a colecta datele de intrare trebuie să fie suma minimă. Într-un ideal - unul. Apoi, va fi mai ușor de manevrat.

Etapa 2. de prelucrare a informațiilor

În această etapă, procesăm informația care este în nostru „inbox-ul“ coș.
Există trei opțiuni pentru modul în care putem face în această etapă:

• Marcați o sarcină ca fiind „acțiune“, arătând spre următorul pas al punerii sale în aplicare și termenul limită. Nu puteți specifica Termen limităDacă nu există nici o înțelegere precisă atunci când pentru a efectua sarcina.
• Mutați informațiile din „directorul“ în cazul în care nu au nevoie de nimic, dar s-ar putea veni la îndemână în viitor.
• Ștergeți informațiile, determinarea că este „gunoi“: care este de a face cu ea nu are nevoie de nimic și ea nu a venit la îndemână în viitor.

Etapa 3. organizație de acțiune

Toate acțiunile au loc prin următorul canal.

Filtru 1 - „tăiere“

Intreaba-te, nu chiar trebuie să efectueze această acțiune? Când aveți dubii, ștergeți.

Filtru 2 - „Delegația“

Întrebați-vă dacă trebuie să faci, atunci ea are într-adevăr să îndeplinească în persoană sunt eu? Dacă nu, responsabilitatea delegatului și punctul rezultatul final, etapele intermediare de control (punctele cheie) și termenul limită.

Dacă acțiunea ar trebui să efectueze vă mutați la filtrul următor.

Filtru 3 - „Acțiunea“

Întrebați-vă, această acțiune va dura mai mult de 2-5 minute? Dacă nu, face acum și eliberați capul. Dacă este așa, drop-in.

Acțiunile din sistem pot fi de următoarele tipuri.

„Pașii următori“ - sarcini simple, care constau dintr-o singură acțiune (apel, scrie, du-te, și așa mai departe). De exemplu, acțiunea „Schimbarea anvelopelor roților de iarnă“ va consta din următorii pași simpli: apela și de a face un atelier de lucru, programați în calendarul dvs. pentru unitatea la momentul potrivit reparații auto.

Astfel de acțiuni sunt convenabile pentru a colecta listele de loc și circumstanțe (liste de context). Acesta poate fi o listă de „Shop“, în cazul în care ați introdus tot ceea ce ai nevoie pentru a cumpăra atunci când vă aflați într-un magazin, sau o listă de „Scaunul“, în care adăugați întâlniri și sarcini care pot fi efectuate în seara după muncă în preferat sa scaun. Sau o listă de „chef-întrebări“, unde scrie toate întrebările care apar la tine șefulApoi, pentru a le rezolva totul dintr-o dată.

Toate aceste acțiuni, de obicei am repara sau "Calendar Google„(întâlniri și evenimente) sau Todoist - servicii de nor, în cazul în care este convenabil pentru a sistematiza sarcina.

„Proiecte“ - sarcini pentru a efectua, care necesită mai mult de un pas. Pentru proiectul mutat din punctul mort, este necesar să se descrie primii pași pentru a pune în aplicare și pentru a lăsa un memento cu privire la aceasta într-un sistem fiabil. Ca urmare, se transformă într-un proiect lanț de pași simpli, fiecare dintre care se poate face în următoarele cinci minute și a obține un rezultat.

Proiecte Locul I pe carduri Trello. Cardul este un container ideal pentru proiecte, în cazul în care vă puteți plasa:

• descrierea și scopul proiectului;
• linkuri către alte documente în cadrul proiectului;
• numele celor responsabili;
• termenul limită;
• liste de verificare cu următoarele etape;
• Comentariile privind proiectul;
• fișierele necesare, și așa mai departe.

„Acțiune Amânat“. Dacă nu putem planifica următorii pași, fără evenimente sau informații suplimentare (de exemplu, așteptați până când telefonul va trimite un centre de servicii familiare, în cazul în care puteți profitabil înlocuiți anvelopele), o astfel de acțiune vom fi înscrise în lista „amânată“. Opțional, puteți pune un memento că ai nevoie de ceva de control.

Astfel de liste de cazuri pot fi structurate într-un context listă. De exemplu, să facă o listă a sarcinilor care îi sunt încredințate asistentul său.

Lista „Într-o zi“ Acesta conține lucrări care nu necesită măsuri active acum, dar ne-ar dori să le îndeplinească în viitor.

Acesta poate fi:

• cărți, Și cursuri de formare video care doresc să cumpere;
• abilități utile care vrea să învețe;
• locuri Vreau sa vizită;
• lucruri pe care doresc să cumpere.

Ar trebui să verificați periodic această listă, luând înregistrările și să le transforme în obiective pentru a atinge care va lucra.

Pasul 4. revizuire regulată

Pentru ca sistemul să funcționeze, trebuie să revizuiască în mod regulat principalele sarcini și proiecte pentru a elimina cele care nu mai sunt relevante, iar noul tip de prioritate și trimis la locul de muncă.

Pentru o astfel de revizuire a fost efectuată în mod regulat, urmați aceste sfaturi:

• Lasă timp de 30-60 de minute în calendarul de revizuire (la etapa inițială de ori pe săptămână, ar fi suficient).
• Faceți o listă de verificare sau de a planifica o astfel de revizuire, care a precizat secvența, că în spatele ceea ce se întâmplă. Acest plan nu trebuie să fie prea dificil, iar revizuirea nu ar trebui să dureze prea mult, altfel pur și simplu nu o va face în mod regulat.

Mai jos - un exemplu de listă de verificare mea cu privire de ansamblu pe săptămână. Am făcut-o într-un format de circuit-patuturi cu secvența de acțiune, care serviciile de spectacole / documente, care mă uit. O puteți plasa în lista obișnuită sau trage din mâna unui circuit care vă sunt confortabile.

Tiparirea patru astfel de liste de verificare, timp de o lună. În timpul săptămânal de revizuire a lua una dintre ele în brațe și a efectuat eliminat din listă. Acest exercițiu simplu vă va motiva să continue să efectueze astfel de comentarii.

Etapa 5. acţiuni

Atunci când un plan este elaborat pentru o săptămână, mai multe ramasite de a acționa. Nu lasa una dintre greselile principale incepatori pentru a lucra la sistemul GTD atunci când prea mult timp este petrecut pe organizarea sarcinilor în loc de punerea în aplicare efectivă.

Iată câteva sfaturi pentru a face o acțiune mai eficientă.

1. Planurile pentru o zi pe baza planului pentru săptămâna. Se împarte ziua în blocuri, selectarea 2-3 unități pentru efectuarea de lucruri importante și un cuplu de blocuri alocate altor sarcini. Unități Durata - în medie 60-120 minute. Între blocurile sunt introduse timp liber pentru cazuri de urgență.
2. Lucrările la sistemul PomodoroPentru aceasta, puteți seta cronometrul. Esența ei este simplu: la fiecare 25-30 de minute de funcționare, să ia o pauză de cinci minute, iar după a treia unitate de afaceri - o pauză lungă (15-30 minute). Total există trei blocuri de 30 de minute, cu pauze de cinci minute, urmată de o pauză lungă timp de 15-30 de minute. În timpul zilei vă puteți petrece 2-4 astfel de cicluri, în funcție de cât de des se distrage atenția.
3. Pe parcursul mai importante compartimente pentru afaceri încearcă să evite să fie distras de alte persoane și alte sunete (puteți include un căști speciale muzica pentru concentrare).
4. Determinați când nivelul de energie un maxim (de exemplu, 7 - 9 am), și în acest moment pentru a efectua cele mai importante lucruri pe care le aduce mai aproape de obiectivele personale.
5. Nu planifica prea multe lucruri importante de făcut pentru a doua zi: este de ajuns 1-3. Este important ca la sfârșitul zilei, privi lucrurile încrucișate în planul tău, ești fericit și-au făcut un plan realist pentru mâine.