Cum de a gestiona e-mail: 10 sfaturi de la personalul TED
Productivitate / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters un blog de companie, partajate 10 sfaturi cu care să păstreze ordinea în e-mail.
Cine altcineva, dar editorii și managerii TED, pentru a vorbi despre metodele de luptă cu e-mail supraîncărcat. Potrivit acestora, compania a primi sute de email-uri în fiecare zi, și e-mailuri primite contra, unii angajați au depășit de mult o mie.
Michael Makvoters, UX-arhitect TED, oferă 10 soluții la această problemă.
În viitor, nu vei avea mai mult timp decât este acum
Michael a observat că amânarea de lucru cu mai multe de e-mail pentru mai târziu, pentru că ei cred că, la un moment dat în viitor ei vor avea mai mult timp pentru a face acest lucru. Nu fi. Rata de ocupare, probabil, va rămâne în următoarea săptămână, lună, an. S-ar putea fi chiar fericit despre acest lucru. Dar, aceeași cantitate de timp va fi pentru post. Deci, începe să lucreze cu el chiar acum.
Încercați să înceapă cu o tabula rasa
Aici sunt două moduri de a face acest lucru:
- Ia ceva timp și să fie implicat în curățarea e-mail în mai multe etape. În funcție de cât de multe mesaje pe care le aveți, trebuie să zece apeluri până lor curate. În cazul în care este dat de greu, rupe munca în mai multe segmente de 15 minute.
- Du-te pentru rupt. Evidențiați trei sau patru ore și să facă din dosarul „Inbox“ ideal de curățenie și ordine.
Retrase din circuitul agricol un pic de timp în fiecare zi
Potrivit lui Michael, aceasta este cea mai grea parte a planului. Trebuie să lucreze cu timpi de e-mail de mai multe în fiecare zi. El sfătuiește să dedice 15 minute la fiecare patru ore și să se ocupe doar cu dosarul Mesaje primite.
În cazul în care scrisoarea nu este foarte important - eliminare
Este tentant pentru a trimite fiecare bit scrisoare puțin importantă într-un dosar, pentru a face față cu ea mai târziu. Dar, în cazul în care scrisoarea nu merită atenția chiar acum, șterge.
Dezabonare de la discuții inutile fiecare
Am suferă de multe ori de faptul că elimină doar mesajul de la neinteresante pentru mine e-mailuri. Michael, de asemenea, a primit mai categoric:
În cazul în care expedierea nu este interesat de tine, nu numai pentru a elimina scrisoarea, dar dezabona de la ea.
În partea de jos a fiecărei litere există un buton „Dezabonare“ sau Dezabonare. Utilizați-l pentru scopul intenționat. Și cu atât mai mult, cu atât mai bine. Puteți utiliza, de asemenea, serviciul Unroll.me, pe care am descris aici. El te otpishet din listele de discuții nedorite automat.
Dacă mesajul este încă în dosarul „Inbox“, citit-
În cazul în care scrisoarea a fost testat, și nu dezabona și ștergeți-l imediat, apoi citit-o. Dacă este scurt, citește imediat. Dacă mult timp, trimite o scrisoare în dosarul de pre-create „Citiți“ și să vină înapoi la ea, atunci când nu va fi mai mult timp liber. Michael spune că, dacă sunteți sinceri cu noi înșine, procentul minim al tuturor scrisorilor vor cădea în acest dosar.
Răspunde la scrisori scurte este mai bine să
Dacă trimiteți un e-mail necesită un răspuns rapid, vă rugăm să răspundeți... imediat. Nu așteptați. După trimiterea răspunsului, eliminați litera. În cazul în care scrisoarea este o copie, trimis la un alt destinatar, iar el nu are nevoie să știe răspunsul, scoateți-l din destinatari.
mesaje Redirecționarea către colegi, în cazul în care acestea sunt în măsură să răspundă mai adecvat
Redirect mesaje cu puține explicații și ștergeți din mesajele primite.
Engage sortare
Orice serviciu de e-mail permite utilizatorilor să creeze foldere. Acesta este cel mai bun instrument pentru a face cu e-mail supraîncărcat. Am creat un dosar de lucru, fotografii, studii și alte lucruri. Michael oferte de a face directorul „Projects“, „Altele“, „răspuns mai târziu.“ Principalul lucru este că te simți confortabil.
Selectați aplicația din dreapta
Pentru mine, această cerere a devenit cutie poștală. Michael, de asemenea, ea a ales. Dar o mulțime de opțiuni. Puteți introduce în căutarea Layfhakeru cuvântul „e-mail“ și numele sistemului de operare pentru care sunteți în căutarea pentru un client. Îți promit că vei găsi ceva potrivit.
rezultat
Dacă nu puteți citi articolul (spune-mi de ce), iată o listă scurtă de toate etapele:
- dezasambla dosarul „Inbox“ pentru o serie de abordări.
- Decide ce să facă cu scrisoarea, de îndată ce este vorba.
- Din când în când implicat în curățarea e-mail.
- Dezabonați de la nedorite.