Cum să nu fie un sclav la e-mail: 7 sfaturi de la cap LinkedIn
Muncă și De Studiu Productivitate / / December 23, 2019
Un număr foarte mare de oameni în fiecare zi, se confruntă cu aceeași problemă: e-mail, concepute pentru a optimiza procesele de organizare și de lucru și procesele de comunicare, de multe ori se transformă într-un Warden rău, te face să urmați cu atenție membrii, dacă lucrați pe un transportor bandă. Costurile pe care un pic distras ca în mod constant acumularea de informații transforma rapid un elegant și Căsuța poștală curată grebla haldei, care este cu atât mai dificilă cu cât nu te duci înapoi la e-mail.
Astăzi vă oferim câteva sfaturi simple pentru a gestiona procesul de interacțiune cu e-mail de la Jeff Weiner, director executiv LinkedIn. Această persoană de serviciu trebuie să țină legătura cu sute de oameni în fiecare zi, și el are câteva trucuri care îi permit să nu se înece în această avalanșă informații.
Cutia mea de mail este, în esență, a devenit un nod central în fluxul de lucru meu - prin e-mail, am comunice în mod regulat, cu mai mult de 4300 de angajați care lucrează în 26 de orașe din întreaga lume. Nu pot spune că am fost mereu un fan al e-mail, sau că nu am fost o situație în care munca mea cu e-mail arăta ca o sarcină sisifică.
Oricum, de-a lungul anilor, am dezvoltat o serie de recomandări practice, care mi-a permis să se deplaseze de la conceptul de „controale mail-mă,“ conceptul de „Eu controlez e-mail.“
1. Vrei sa primesti mai putin e-mail - trimite e-mail mai puțin
O astfel de sfat pare ridicol de simplu, mai ales în contextul unei astfel de problemă comună, dar pentru mine, cred că aceasta este regula de aur pentru gestionarea cu succes de e-mail.
Această concluzie a venit la mine în timp ce lucrează într-o companie anterioară, în cazul în care doi angajați cel mai strâns asociat cu mine, a părăsit compania. Ele sunt foarte eficiente în comunicarea cu oamenii, o mulțime de muncă și, după cum sa dovedit, trimite o mulțime de e-mail. Atâta timp cât acestea au lucrat în cadrul companiei, volumul de e-mail care vine prin e-mail, părea complet normal, dar după ce au plecat, am constatat că, în traficul meu e-mail a scăzut cu aproximativ 20-30%.
Toate această activitate în post a fost nu numai scrisorile lor: erau răspunsurile mele la ei, și totuși au existat scrisori și răspunsuri din partea tuturor destinatarilor este atașată la corespondență. Adesea, aceste mesaje nu sunt cerute de participarea mea obligatorie în discuție.
Din momentul în care m-am stabilit clar condiție - nu scrie nici o nevoie evidentă. Rezultat: mai puțin de e-mail și mai multă ordine în sertar, fără a aduce atingere activității de lucru. De atunci, încerc să nu se abată de la această regulă.
2. Marcați ca e-mailuri necitite în așteptare
marcați ca scrisorile necitite schimbat fundamental modul în care am lucra cu e-mail. Am mers pe jos suficient de repede pentru e-mail primite, răspunde imediat la cele mai urgente, și elimina inutile. Aceste scrisori, la care am nevoie pentru a reveni mai târziu, dacă există timp, marchez ca necitit. Acest lucru elimină teama că o scrisoare importantă citit, și a lăsat fără răspuns, vor fi uitate și va fi îngropat în măruntaiele cutiei poștale. Această abordare permite un fel de ToDo-List, la care voi reveni mai târziu.
De fiecare dată când încerc să termin cu numărul minim de mesaje în așteptare, și în mod ideal, acestea nu ar trebui să fie deloc. Dacă această zi nu am timp să mă întorc la ei, atunci ei vor începe cu următoarea dimineață de lucru.
3. Setați un calendar clar cu e-mail
De-a lungul ultimilor ani, viața mea merge în zilele lucrătoare conform programului destul de chotkomu. Creșterea în 5: 00-5: 30 am, o oră pe e-mail, știri lectură, micul dejun, se joace cu copii, de formare, de birou, vin acasă, a pus copiii la culcare, cina cu soția sa, de odihnă (de obicei, ma uit la TV un inbox care trece de curățare în timpul reclamelor și plictisitor momente).
Sa constatat că lipirea la acest program, am gestiona cu ușurință e-mail, cu toate acestea, este în valoare de cel puțin un ordin de schimbare puțin, după cum începe haos în cutia poștală.
În acest caz, nu veți simți presiunea de montare a ști că cutia să fie dintr-o dată lăsat fără o atenție. Respectarea calendarului va ajuta să țină totul sub control. Acest lucru a ajutat Benjamin Franklin, și te va ajuta.
4. în sine înțeles
Amintiți-vă jocul de telefon rupt? Apoi, a fost destul de amuzant, dar acum totul este luat în considerare în conceptul de muncă și de afaceri, și nu este de jocuri.
Cuvintele sunt foarte importante, iar pentru a evita și de ambiguitate o interpretare eronată a nevoii lor de a fi selectate foarte atent. Cu cât este mai simplă și clară pentru a înțelege textul, cu atât mai puțin probabilitatea unei a doua scrisoare cu solicitarea de a explica primul.
5. Gândiți-vă la destinatarii
De multe ori se pare că câmpul „To“ și „Cc“ perceput de mulți ca fiind unul și același lucru. De fapt, ele pot fi folosite în mod unic pentru a face clar din oricare dintre destinatari care vă așteptați un răspuns, și care a trimis o copie a scrisorii în scopul menținerii acestuia în bucla.
De fapt, nu selectați destinatarii, care sunt necesare pentru a răspunde - este cel mai rapid mod de a face o panică și confuzie în conversație. 6 destinatari în loc de 1 și 5 copii ale destinatarului - acest lucru suplimentare 5 răspunsuri posibile, dintre care fiecare poate dezvolta într-o conversație întreagă separat.
6. confirmă primirea
Dacă ați specificat ca destinatar, iar scrisoarea este adresată într-adevăr te, nu fi leneș pentru a informa expeditorul pe care le-ați primit o scrisoare. Nu au nevoie de o mulțime de cuvinte, vei pur și simplu „acceptat“ sau „primite“. Acesta va fi un semn că informațiile primite în volum deplin și adecvat, iar expeditorul nu este obligat să vă trimită ceva pe același subiect.
Dacă nu a confirmat primirea, expeditorul rămâne complet cunoștință de scrisoarea. Poate că s-au pierdut în adâncurile căsuței poștale? În cazul în care acest lucru este o informație importantă, îndoielile și emoție va forța expeditorului să vă scrie o altă scrisoare cu Vă cer să confirmați primirea primei litere, sau întrebați pe altcineva despre prezența dumneavoastră la locul de muncă loc. persoane implicate in plus, a trimis și scrisori suplimentare primite.
7. Păstrați-vă emoțiile de e-mail
E-mail poate fi un instrument util dacă-l utilizați în mod corect. Ea poate deveni o forță distructivă dacă este utilizat incorect. Cel mai comun exemplu - utilizarea e-mail pentru discutarea problemelor controversate și sensibile de conflict.
Niciodată nu voi înceta să uimești modul în care oamenii folosesc în cuvinte și fraze corespondență care nu va fi niciodată spus în prezența aceluiași public.
Dacă vă găsiți brusc într-o corespondență similară, face un lucru simplu - stop. Pentru a rezolva disputa sau conflict poate, ținând telefonul și de apel destinatarului, fie l-au întâlnit personal. Aceste chestiuni delicate trebuie să fie tratate, nu în corespondența de text. Textul nu transmite componenta emoțională, intonație și alte lucruri importante care ar putea fi decisive pentru o soluție constructivă a problemei.
(prin jeff Weiner)