Cum sa faci un grafic al activității din cadrul proiectului în Excel, în 10 pași
Muncă și De Studiu / / December 25, 2019
Dacă gestionați proiecte, este important să știi întotdeauna cât de mult ai probleme și momentul în care acestea trebuie să le îndeplinească. Și dacă faci o diagramă vizuală, va fi mai ușor să explice punctele cheie ale vieții echipei de proiect, care participă la lucrările, precum și alte părți interesate.
Management de proiect sunt adesea folosite programe speciale, dar, de asemenea, în obicei MS Excel puteți crea un calendar clar și accesibil.
Diagrama pe proiecte arată modul în care evenimentele și sarcinile legate între ele în timp. Bine scris diagramă afișează informații importante despre îndeplinirea sarcinilor specifice și cu privire la dezvoltarea proiectului în ansamblul său, ajută pentru a vedea imaginea de ansamblu.
Pentru a crea o diagramă în MS Excel (versiunea 2007 și mai târziu), trebuie să faceți toate cele 10 etape.
Ce este faptul că pe acest grafic? Detalii cheie sunt afișate cu linii și bare colorate:
- Linia de zi - linia roșie verticală care arată în cazul în care vă aflați astăzi;
- Probleme de sincronizare - bare orizontale gri care arată cât timp este nevoie fiecare sarcină;
- sarcini de pregătire - linii orizontale verzi, care indică în ce stadiu este sarcina și cât de mult mai rămâne de făcut.
Diferite versiuni ale acțiunilor MS Excel pot fi ușor diferite, dar nici un fel procesul este universală, și face față cu programarea poate fi orice utilizator.
video detaliate (în limba engleză) pot fi găsite aiciEste nevoie de o jumătate de oră din timpul tău.
Pasul 1. Pornind, gândiți-vă la rezultatul
Pentru a face față cu ușurință sarcina, imprimare sau desena pe programul de hârtie, cum ar trebui să arate ca în cele din urmă. Păstrați o bucată de hârtie în fața dumneavoastră pentru a compara fiecare pas al probei. Schema nu trebuie să atragă cu atenție în, pur și simplu blocați sub formă de diagramă și să păstreze la îndemână, acesta va fi un memento bun.
Etapa 2. Creați o foaie de calcul cu datele
Pentru un grafic, trebuie să emită primul tabel. In exemplul proiectului este împărțit în patru etape, fiecare dintre acestea fiind o problemă.
Forma un tabel sub diagramă. Pe rândul 30-lea antetelor coloanelor sunt localizate.
Vom înțelege sensul datele din tabel:
- fază"Faza 1", "Faza 2", "3 faze", "Faza 4" și "Azi". Arată ce stadiu al proiectului corespunde la eveniment.
- tip"Phase", "sarcină", "Azi". Afișează tipul de eveniment, făcând distincție între sarcina și faza de execuție a proiectului.
- Data începerii: data începerii evenimentului.
- eveniment: Acesta arată numele evenimentului în diagramă.
- date: arată modul în care durează mai multe zile de sarcina.
- Bunăvoința Procentaj: demonstrează gradul de îndeplinire pentru fiecare sarcină și fază, 0% - sarcina nu este pornit, 100% - finalizat. Rata pentru categoria „faza“ nu este conectat cu sarcinile finalizate și expuse estimate. Pentru a decide cu privire la un procent de completat sau cealaltă fază, este necesar să se aplice propriile reguli.
- Disponibilitatea în zile: Perioada pentru care indicele a fost pregătit în procentul de evenimente a. La sarcină care durează 10 de zile pentru a completa si este de 50%, această cifră va fi egală cu cinci zile (10 zile x 50%).
- înălţime: valoare de înălțime este importantă pentru proiectarea, deoarece determină cât de mare sau mică evenimentul se va reflecta în harta de program. Valorile pot specifica orice, dar mai bine să ia un număr mic aproape de zero. În exemplul utilizat gama 25--25. Dacă înălțimea este pozitiv, evenimentul reflectat în graficul de mai sus axa orizontală, în cazul în care negativ - sub axa.
Etapa 3. Creați o diagramă cu axele X și Y, adăugați-l la primele date din coloana „Data“
Este timpul pentru a crea o diagramă pentru a vizualiza datele din tabel evoluțiile realizate în etapa anterioară. Utilizați o diagramă de dispersie cu axele X și Y, sunt pentru că vă permite să liber casează coordonatele de bază pe ambele axe.
Urmați acești pași:
- Selectați fila din meniul principal „Insert“.
- Apoi, selectați „Charts» → «spot» → «Scatter cu markere“ graficul gol va apărea în fața ta.
- Cârlige marginea diagramei și a modifica dimensiunea și poziția sa, astfel încât diagrame gama de câmp din B4 celula la celula K26 (apăsați și mențineți apăsată tasta Alt pentru a alinia dreapta zona graficul la frontierele celule).
- Faceți clic dreapta pe grafic și selectați elementul de meniu „Selectare date“.
Adăugați un set de date într-un interval făcând clic pe butonul „Add“ în caseta de dialog.
- Pentru a schimba numele „Numele unui număr de“ pus în câmpul corespunzător pentru E30 de celule „Termenii“.
- Pentru valoarea axa X, selectați câmpul corespunzător și selectați celulele C33:. C46 «Data începerii“
- Pentru valoarea axa Y, selectați câmpul corespunzător și selectați celulele H33: H46 «înălțimea».
- Faceți clic pe OK pentru a închide fereastra de date Add.
- Faceți clic pe OK pentru a închide fereastra Selectare date.
Aceste acțiuni ne vor da o diagramă simplă, cu punct de formatare automată.
Asigurați-markerii eveniment sunt verzi:
- Faceți clic dreapta pe orice marcator de date selectat, selectați Change „Data Format Series“.
- În lista din partea stângă, selectați fila „Setări marcator“, apoi selectați tipul de marcator construit „de cristal“. Mări dimensiunea de 10 pt.
- În „marcatorul de umplere“ pentru a selecta o umplere solidă. Schimbarea culorii de umplere verde.
Acum avem un grafic de difuziei care arată timpul. In timp ce markeri verzi indică începe numai sarcini.
Schimbarea numele diagramei, dublu-clic pe caseta de text cu numele și introduceți numele.
Noi încă ne întoarcem la parametrii termenii din etapa a cincea, se adaugă bare orizontale de-a lungul axei X, și va continua până la formatarea diagramei.
Pasul 4. Suntem punerea în ordinea apariției diagramei și adăugați numele evenimentului
A scăpa de faptul că nu avem nevoie de diagramă.
Axa Y. Ascunde axa verticală, deoarece nu transporta traficul de date. Selectați diagrama, din meniul principal din fila „Lucrul cu diagrame“, selectați „Layout“. Apoi selectați „Axa» → axa verticală «bază» → «Nu se afișează.“
ghidaj orizontal. Ei, de asemenea, sunt inutile. Selectați diagrama, din meniul principal, mergeți la „Aspect“ și apoi selectați „Grid» → «linii de grilă orizontale de pe axa principală» → «Nu se afișează.“
legenda diagramă. Apoi, înlocuiți-l cu o mai frumoasă, și în timp ce disable „Aspect» → «Legenda» → «Nu».
În cele din urmă afișa etichetele de date pentru fiecare marcator. În meniul principal de pe fila „Aspect“, selectați „Date Etichete» → «plecat».
Cum se schimbă datele în marcatorii de semnătură
Introduceți date despre fiecare eveniment în diagrama lung și greu, pentru că trebuie să selectați fiecare marcator separat și redenumiți-l.
Dar acest proces poate fi accelerat de patru ori:
- Dați clic pe semnătura primului element de marcare (stânga sus colț al graficului), pentru a selecta direct toate valorile. Nu apăsați mânerul verde, astfel încât să selectați alte obiecte!
- Dați clic din nou pe marcatorul de semnătură pentru a edita un singur nume.
- În tipul câmpului de intrare cu formula simbolului =.
- Faceți clic pe celula D33, acesta a înregistrat evenimentul „Faza 1“, apoi apăsați pe Enter.
- Se repetă primele patru etape pentru semnăturile rămase pentru fiecare marcator.
Cum de a stabili câmpul
Acesta va fi util să se consolideze zona de pe o linie de 28 la o diagramă, puteți fi întotdeauna văzută într-un document. Primele 27 de rânduri rămân în fața ochilor mei, chiar dacă parcurge restul liniei.
Pentru a securiza zona:
- Selectați A28 de celule.
- Selectați fila „View“ din meniul principal.
- Selectați „Fereastră» → «Freeze Panes.“
- În meniul drop-down, selectați "câmpul Lock".
Pe linia 28 va apărea o linie orizontală neagră. Tot ceea ce este mai sus este acum fix, iar atunci când defilare se va muta doar linia de jos.
Etapa 5. Adăugați bare de eroare pentru a afișa calendarul pentru a transforma diagramă într-un program vizual
bare de eroare orizontale din diagramă arată cât de mult timp este nevoie pentru a lucra la fiecare sarcină. Pentru a le face:
- Programul Evidențiați.
- În meniul principal, tab-ul „Lucrul cu Charts“, selectați „Layout“.
- În meniul drop-down din colțul din stânga sus (zona parcelei), selectați seria de date „Termenii“.
- În „Layout“, selectați „Bare de eroare» → «Setări avansate de bare de eroare“. Se deschide o casetă de dialog.
- În meniul drop-down din colțul din stânga sus, selectați formatul de element de diagramă „bare de eroare de-a lungul axei X.“
- În ceea ce privește schimbarea caseta de barele orizontale de dialog, selectați caseta privind valoarea producției „Plus“. „End-style» → «Nici un punct.“
- În „marja de eroare“, selectați „Personalizat“ și apăsați „Enter o valoare.“ În fereastra nouă „Configurarea barele de eroare“ indică „valoare pozitivă de eroare“, pentru că, în câmpul corespunzător, deplasați cursorul și de a evidenția gama de celule de la E33 la E74. Faceți clic pe OK.
Acum liniile gri se extind la dreapta marcatorii verzi, ele arată cât de mult timp ar trebui să fie cheltuite pe o anumită sarcină. Ele trebuie să fie formatate pentru claritate:
- În „barele de eroare Format“ du-te la tab-ul „Color Lines“. Selectați „linie solidă“. Asigurați-vă de umplere gri.
- În „Type Line“ crește lățimea liniei de până la 4 pct.
Pentru o mai bună navigat în diagramă, este necesar să dețină linie subțire în jos pe verticală de markeri. Pentru această listă drop-down din colțul din stânga sus, selectați „Bare de eroare pe axa Y“. Caseta de dialog afișează barele de eroare verticale. Selectați direcția de „minus“, „stil End» → «Nici un punct«»Amploarea erorii» → «valoare relativă», introduceți în acest domeniu până la 100%. Alege culoarea și grosimea liniilor propriu-zise.
Pasul 6. Adăugați valoare diagrama de disponibilitate
Este timpul pentru a adăuga la seria de date diagramă, care arată procentul făcut acest lucru sau această sarcină.
În cazul în care sarcina durează 10 zile și se completează până la 50%, bara care arată caracterul complet fie umplut pe jumătate. Este o măsură de a urmări de muncă, care nu ia în considerare weekend și de sărbători. Pentru a adăuga noi informații în diagramă, urmați instrucțiunile de mai jos.
- Faceți clic dreapta pe zona de diagramă, din meniul de comenzi rapide, selectați „Select date“.
- Faceți clic pe butonul „Add“ în fereastra care apare, pentru a defini „numele de serie“, selectați G30 celulei. Gama de date axele X și Y pentru a selecta aceeași ca și în pasul 3 №.
- Diagrama va apărea pete roșii, care vor fi ascunse sub un verde.
Etapa 7. Formatarea rezultatelor noilor date
Pentru diagramă arată în același stil, dar datele nu se suprapune peste fiecare alte markeri, format:
- În meniul drop-down din colțul din stânga sus, selectați „numărul de pregătire.“ Imediat mai jos lista drop-down este un buton „Format selecție.“ Dați clic pe acesta pentru a deschide caseta de dialog.
- Schimbați marcatorul parametru. Selectați tipul de forma „de cristal“, setați dimensiunea de 10 nm, o umplere marcator selectați o culoare verde solidă. Închideți caseta de dialog.
- Fără a scoate markeri de selecție, faceți clic pe meniul principal din fila „Aspect“ butonul „Etichete de date“, selectați meniul pop-up „Do not show“.
Etapa 8. Adăugați bare de eroare pentru a ține evidența procentului de finalizare a sarcinilor
Acum trebuie să adăugați noi benzi pentru a vedea dintr-o privire ce stadiu este punerea în aplicare a sarcinilor.
- Din nou, selectați „numărul de pregătire“ din lista verticală din partea stângă. Apăsați butonul din meniul principal „bare de eroare“. Selectați meniul drop-down, selectați „Mai multe opțiuni.“ Se deschide o casetă de dialog. Instalați scânduri verticale valoare fixă scriind la câmpul corespunzător zero.
- Cuplați parametrii șipci dispuse paralel cu axa X. Setați direcția „Plus“. „End-style» → «Nici un punct "" Amploarea erorii» → «User». În caseta de dialog „eroare valoare pozitivă“, selectați intervalul de celule G33-G47.
- Schimbarea culorii liniei verde prin selectarea o umplere solidă. Setați lățimea liniei 7 pct.
Liniile orizontale verzi arată cum să efectueze o sarcină: parțial sau complet.
Etapa 9. Adăugați o linie verticală care indică ziua curentă
Spectacolele roșii linia ce zi este, și arată clar modul în care se potrivește de proiect în intervalul de timp de ansamblu.
- Faceți clic dreapta pentru a deschide meniul contextual pentru diagramă. Selectați „Alegeți date“.
- Faceți clic pe butonul „Add“, introduceți în câmpul „Numele unui număr de“ cuvânt „de astăzi.“ Pentru valori ale axei X intră în gama de celule C31-C32, pentru valoarea Y axa - H31-H32.
Există două noi marker de pe grafic. Desemnați-le: selectați datele și scrie semnătura în bara de formule, cuvântul „astăzi“. Faceți clic pe semnul, faceți clic dreapta și selectați elementul de meniu contextual „format de date“. Pune poziția etichetei „de sus“.
- Accesați meniul principal din fila „Aspect“.
- Selectați lista verticală la stânga în colțul din dreapta sus al elementului „numărul de astăzi.“
- Adăugați bare de eroare cu parametri suplimentari, urmând instrucțiunile din etapa a cincea. Va trebui să curea pe axa verticală, cu direcția „minus“, stilul final „fără punct“, valoarea relativă de 100%.
Ai o linie verticală care indică ziua curentă. Schimbarea culorii liniei la roșu, crește dimensiunea la 3 pt.
Într-un eșantion de data curentă este stabilită, astfel încât acesta nu se va schimba. Dar pentru proiectele care sunt dezvoltate în mod activ, recomandăm o altă metodă de contabilizare a datelor. Pentru a face acest lucru, data celula B2 prin introducerea formulei = TODAY () și indică caseta de dialog de selecție a datelor pentru axa x valori în locul celulei B2 banda pe care ați specificat mai devreme.
Etapa 10. Adăugați casete de text
Acum graficul nu este de ajuns doar o explicație a simbolurilor, astfel încât să fie clar pentru toată echipa.
- Selectați diagrama, mergeți la meniul principal pe fila „Insert“. Selectați „Legendă“.
- Plasați zona etichetă în colțul din dreapta sus al graficului. inscripții de frontieră Highlight, faceți clic dreapta pe meniul de comenzi rapide, selectați „Format figură.“ În fereastra care se deschide, selectați tipul de umplere „solide“, de culoare gri. Format etichetă. Puteți introduce orice număr de blocuri.
Acum puteți face o diagramă timp de 20-30 de minute, folosind doar iubitul editor de MS Excel.