10 reguli de proprietate atunci când se ocupă de e-mail

site nou CARTA EMAIL împărtășește cu noi, reguli de zece, care încă se poate salva timp pentru toți utilizatorii atunci când se lucrează cu e-mail-ul, care este mai mult și mai îneacă și ne surprinde toate timpul liber. Și totul depinde nu numai de numărul de mesaje pe care le încadrează. De multe ori problema este că oamenii pur și simplu nu fac lucrurile simple, care pot salva de ore și ani de viață pentru persoanele cu care lucrați.

© fotografie

Deci, mai putin de 10 puncte / sfaturi această cartă.

1. Respectați timpul destinatarului

Este o regulă fundamentală. Ca expeditor, ar trebui să ia în considerare modul în care să reducă la minimum procesarea scrisorii dumneavoastră. Chiar dacă va trebui să-și petreacă mai mult timp pe scrierile sale.

2. Pe scurt - nu înseamnă nepoliticos

Răspunsurile la scrisorile în mod clar, dar nu fac grafomanstvo Citește nu va funcționa și este posibil să nu numai destinatarul.

3. clarifica

Începeți cu subiectul mesajului și, dacă este posibil, adăugați o etichetă de stare. [Info], [Acțiune], [Do nu va grabiti] [Documente]... În cazul în care scrisoarea este mai mult de cinci propoziții, extinde conținutul scrisorii, fără a se transformă dificil. Evitați fonturi ciudate sau culori.

4. Pune întrebări simple,

Este considerat maniere proaste pentru a insera patru paragrafe de text dintr-o corespondență anterioară, iar întrebarea „Cine are gânduri?“ Așa de des, crede-mă. Problema care se pune este mai bine după ce ați citit CV-ul și un număr limitat de răspunsuri. De exemplu:

Am trimis un contract. Când puteți conecta:
a) mâine;
b) această săptămână;
c) necesită aprobarea.

Deci, excludeți discuțiile de multe ori lungi, care pot fi cauzate pentru că cineva nimic altceva de făcut.

5. Ai grijă cu CC:

Nu adăugați o copie a scrisorilor de o grămadă de oameni doar în cazul. Aceasta va crește timpul de răspuns, mânca o mulțime de timp și poate face de multe ori problema de nerezolvat. aduce aminte toată lumea corespondență legendar Angajații unei bănci?

6. Nu trageți toată coada corespondență

Multe corespondență prelungite și să crească cozi mari de scrisori din trecut. Nu le trage. Imaginați-vă că pentru a fi nou-venit în SS coleg sau partener. Este mai bine să părăsească 3-4 ultimul răspuns și parafrază în propriile cuvinte ultimul acord.

7. Lupta cu imagini

Nu utilizați obiecte grafice în legendă, care afișează unele programe ca atașamente. De fiecare dată când vă verificați, există atașament nou. Și nu pun informații text într-un fișier în cazul în care este posibil să se introducă text în scrisoarea.

8. Pentru adoptarea codurilor sau MOA NNTR

Adăugarea la subiectul MOA simbolurilor de mesaje (= sfârșitul mesajului) vă spun că dezbaterea este închisă. Un NNTR (= Nu este nevoie de a răspunde) - că răspunsul nu este în mod necesar. Aceasta salvează destinatarul și timpul, și nu obține o altă scrisoare cu o întrebare de genul: „Deci, cum ai nevoie de mine?“

9. răspunsurile limită

Nu vi se cere să răspundă la orice literă. Mai ales în cazul în care nu se adresează în mod direct la tine, dar tu stai doar CC. Fa ceva nu scrie ca „Multumesc pentru sfat“, „Multumesc pentru ajutor,“ sau „Oh, rece“ Aceasta nu este o comunicare reală și aici regulile, principalul fiind - economisind timp unul cu celălalt.

10. Dezactiveaza!

Cu toții au fost de acord să-și petreacă mai puțin timp pe e-mail, noi toți vrem să primim mai puține e-mailuri. Încercați să rezervați o jumătate de zi și aduceți-l la colegii care nu va trebui să e-mail. Sau o regulă să-și petreacă week-end, fără a face e-mail. Și să robotul telefonic la link-ul de week-end-o la acest post.

Semneze Carta poate fi aici.