Cum să ajuți un nou angajat să se adapteze dacă munca este la distanță

Odată cu debutul pandemiei de coronavirus, piața muncii s-a schimbat dramatic. Interviurile au trecut în format online, companiile au transferat angajații într-o locație îndepărtată, iar pentru a aplica pentru un loc de muncă nu mai este nevoie să vii la birou.

Într-o realitate necunoscută, metodele de lungă durată de onboarding pentru angajați au încetat să mai funcționeze: acum, nou-veniții s-ar putea să nu apară la birou timp de săptămâni sau chiar să locuiască în alt oraș.

Cum diferă integrarea online față de cea obișnuită

La prima vedere, se pare că lucrul de la distanță este o opțiune excelentă pentru un începător. Nu trebuie să comunice cu colegii vorbăreți, să piardă timpul pentru a impresiona „vechea gardă” sau să mențină un fel de imagine. De fapt, toate comunicările vor fi de tip business și mai puțin frecvente.

Și aceasta este tocmai principala dificultate a onboarding-ului online. Noul angajat se trezește fără legătură cu viața lui obișnuită de birou. Nu gătește într-un cazan comun de valori corporative: nu vorbește cu colegii în pauze, nu comunică inutil cu oamenii din alte departamente și ratează obișnuit. activitate. Și este puțin probabil ca o astfel de persoană să aibă un atașament față de un birou confortabil într-un loc frumos. Așa că este mult mai dificil să motivezi un nou angajat și să-l păstrezi pentru o perioadă lungă de timp.

În plus, în birou și într-o locație îndepărtată, instrumentele de adaptare sunt semnificativ diferite.

Și companiile fie folosesc scheme nefuncționale și nu fac față adaptării noilor veniți la o locație îndepărtată, fie uită, în general, de onboarding atunci când vine vorba de telecomandări. angajati. Aceștia din urmă sunt lăsați singuri acasă și nu li se oferă niciun ajutor sau îndrumare. Și apoi oamenii părăsesc rapid compania fără să recunoască cu adevărat pe nimeni.

Care sunt principalele sarcini ale adaptării online

Există două lucruri de luat în considerare atunci când faceți onboarding de la distanță.

1. Este important să-l faceți pe angajat să se simtă ca parte a echipei, chiar dacă nu se află la birou. Pentru aceasta, este necesar să păstrați constant legătura cu persoana și să ajutați prompt cu problemele care apar. Și în condiții noi toată lumea le are.
2. Este necesar ca angajatul să înțeleagă clar ce se așteaptă de la el și pe ce se poate baza el însuși. Este mai bine să oferiți cele mai complete informații despre condițiile de muncă, sarcini și oportunități în primele zile.

Pe de o parte, îl va ajuta pe noul venit să evite deficitele de comunicare și să se simtă mai bine confortabil în echipă fără să se simtă prea mult stres din cauza dificultăţilor. Pe de altă parte, va permite unei persoane să-și înțeleagă clar responsabilitățile. A doua provocare este la fel de importantă ca și prima: sondajele arată că nepotrivirea așteptărilor și realității este un motiv comun pentru a pleca. Deci, ea a fost cea care a fost numităStudiu Națiunii Căutător de Loc de Muncă 2018 / Jobvite 43% dintre angajații intervievați dintre cei plecați în primele trei luni de muncă.

Cine ar trebui să fie implicat în procesul de adaptare

Este mai bine să definiți acești oameni în avans, astfel încât toată lumea să-și înțeleagă clar sarcinile și rolurile. În acest caz, probabilitatea ca un fel de puncte moarte să rămână. Merită atras la onboarding:

• Manager de resurse umane. Povara organizatorică va cădea asupra lui. Va trebui să întocmească un plan de adaptare, să instruiască liderul și mentorul și să-l prezinte pe noul venit în companie.
• Manager direct. El este cel care stabilește sarcini, controlează munca, oferă feedback și rezolvă problemele cheie.
• Un mentor. Poate fi ca unul dintre colegiiar liderul. Mentorul ajută la activitățile zilnice, prezintă specificul muncii și ale companiei, împărtășește hack-uri de viață și îl sprijină pe începător.
• Membrii echipei. De regulă, aceștia sunt angajați ai departamentului în care persoana a obținut un loc de muncă. Sarcina lor nu este doar de a participa la întâlniri comune, ci și de a asigura și sprijini noul venit.

Cum să-ți organizezi prima zi de muncă pentru un începător

Sarcina principală este de a face cunoștință cu compania și angajații, precum și de a defini sarcinile de lucru pentru viitorul apropiat.

Cunoașterea valorilor companiei

În unele companii, noilor veniți li se trimit imediat o grămadă de documente prin poștă și li se oferă să se familiarizeze cu ele. Ca rezultat, o persoană poate citi fișele posturilor și descrierile produselor pe tot parcursul zilei, urmăriți prezentări numai despre misiunea și valorile companiei.

Aceasta nu este cea mai bună idee: este important ca angajatul să cunoască mai întâi cultura corporativă prin exemple reale și abia apoi să consolideze informațiile cu ajutorul documentelor și altor materiale.

Compania și valorile sale sunt cel mai bine discutate în persoană. Antrenamentul Welkam sau o întâlnire cu liderul este potrivită pentru asta.

Primul format este potrivit atunci când mai mulți oameni noi au venit la companie deodată. În acest caz, este convenabil să se organizeze o conferință online în care managerul HR sau șeful departamentului HR vorbește despre companie. Este important să ne bazăm pe exemple specifice. Deci, dacă valoarea organizației sunt oamenii, merită să descrieți modul în care aceștia sunt îngrijiți (de exemplu, se oferă pregătire psihologică).

Prima întâlnire cu liderul

Dacă nu este planificat niciun antrenament de wellness, managerul ar trebui să-i spună noului venit despre cultura corporativă la prima întâlnire. De asemenea, trebuie discutat:

• sarcinile și responsabilitățile angajatului, cu cât este mai specific, cu atât mai bine;
• aspectele tehnice ale muncii, de exemplu, cum sunt stabilite și controlate sarcinile, există un sistem de raportare, ce servicii sunt utilizate;
• regulamente de planificare şi întâlniri;
• particularitățile interacțiunii cu șeful pe probleme de muncă (unde și când este mai bine să scrie);
• plan pentru prima zi.

În timpul unei conversații, este important să distingem câteva nuanțe importante despre care începătorii își fac griji de obicei:

• cât timp durează să aștepți un răspuns la sarcini înainte de a-ți aminti despre tine;
• cât de clar este reglementată ziua de muncă și la ce ore și zile nu poți fi în contact (la distanță, oamenii de multe ori suprasolicită, așa că este important să spui la ce oră se pot odihni liniștiți);
• cum se formează programul vacantecând este posibilă prima vacanță și pentru câte zile se acordă;
• ce reguli se adoptă în companie cu privire la concediile medicale și timpul liber;
• in ce zile si in ce parti se plateste salariul.

Întâlnire cu colegii

Poate fi organizat de un manager HR sau un manager direct. Este necesar să invitați alți angajați ai departamentului în care a venit noul venit la acesta, inclusiv un mentor, dacă rolul său nu a fost preluat de însuși șeful.

Întâlnirea în sine se face cel mai bine în mijlocul zilei, cum ar fi la Zoom. Pentru început, cereți-i pe începători să se prezinte. Dacă este timid, managerul poate descrie el însuși noul angajat și abia apoi îi poate da cuvântul.

Apoi lăsați-i să spună despre ei înșiși colegi. Doar cereți-le să vorbească în avans nu numai despre experiența de muncă, educație, hobby-uri, ci și despre domeniul lor de responsabilitate și despre posibilele puncte de contact cu noul venit. Datorită acestui lucru, el va ști pe cine și de ce poate contacta.

Întâlnire cu managerul la sfârșitul zilei

Este necesar să aflăm cum a decurs prima zi a angajatului, ce întrebări a avut și ce dificultăți au apărut.

Pentru a evita răspunsurile monosilabice, puteți pune întrebări suplimentare care vă vor ajuta să analizați mai bine emoțiile și gândurile începătorului:

• Ce ti-a placut cel mai mult? Ce lucruri au provocat emoții plăcute și care - anxietate?
• Cât de clare și de convenabile sunt instrumentele de lucru? Ce dificultăți ați întâmpinat când le utilizați?
• Cum și-a înțeles persoana sarcinile și responsabilitățile? Le poate descrie în detaliu?
• Cum plănuiește angajatul să-și organizeze munca în zilele următoare? Unde să încep? Ce se așteaptă să realizeze?

Cum să-ți organizezi prima săptămână de muncă pentru un începător

În această etapă, este important să oferiți începătorului calm și certitudine. Prin urmare, trebuie să întocmiți un program clar cu toate afacerile și proiectele la care va participa angajatul. Cel mai probabil, acestea vor fi diverse întâlniri online, cu participarea unui lider, mentor sau echipă.

În plus, trebuie să vă faceți timp pentru a:

1. Analizați procesele de afaceri. Este necesar să vorbim din nou despre toate punctele organizaționale, reglementările și standardele care sunt importante pentru angajat. Cu cât acesta din urmă înțelege mai bine mecanica muncii, cu atât mai repede se va putea adapta.
2. Descrieți sistemul de motivație. Este necesar să fie complet de înțeles pentru un începător. Trebuie să știe cum se calculează salariul, ce bonusuri poate primi, ce KPI trebuie făcut.
3. Avertizați despre potențiale probleme. Există blocaje în orice loc de muncă care pot duce la fundături. Prin urmare, este important să discutăm despre cele mai frecvente probleme și să vă spuneți cum să acționați în aceste situații. Este mai bine să avertizați începătorul despre toate dificultățile posibile.

Managerul examinează fluent toate aceste întrebări în prima zi de lucru a începătorului. Cu toate acestea, este imposibil să asimilați o cantitate atât de mare de informații la un moment dat. Va trebui să o repeți de mai multe ori pentru ca angajatului să nu rateze nimic. În plus, un începător poate fi implicat în mai multe proiecte deodată. Și este important să analizăm specificul fiecăruia dintre ele.

Cum să organizezi prima lună a muncii unui începător

În această perioadă, trebuie să construiți un proces de lucru, așa că este important ca liderul sau mentorul să monitorizeze constant noul venit și să fie în contact. Acest lucru vă va permite să controlați și ghid angajat și să nu plece singur cu probleme.

Cea mai convenabilă modalitate este de a interacționa prin intermediul sistemelor de setare a problemelor online. Cu ajutorul lor, puteți urmări procesul de lucru și orele de activitate ale angajatului (de exemplu, când creează sarcini sau, în principiu, se află în sistem). Acest lucru va preveni orele suplimentare sau, dimpotrivă, neglijența inutilă. Și, de asemenea, pentru a înțelege ce sarcini cauzează mai multe probleme unui începător.

O atenție deosebită trebuie acordată feedback-ului. Ar trebui să fie constructiv, clar și consecvent. În prima lună, este mai bine să comunicați cu un începător de cel puțin mai multe ori pe zi folosind apeluri video sau mesagerie instant. În timpul unor astfel de conversații, trebuie să clarificați sarcinile, să rezolvați greșelile, să ajutați să faceți față dificultăților și să vă asigurați dacă ceva nu a mers prost.

Acest lucru nu înseamnă că este necesar să monitorizați acțiunea fiecărui începător. Principalul lucru este să îi stabiliți clar o sarcină, să oferiți toate intrările necesare, să stabiliți criteriile de evaluare și să determinați cum și când va primi angajatul feedback cu privire la munca depusă.

Cum se evaluează rezultatele adaptării

Deși perioada de probă durează adesea trei luni, până la sfârșitul primei, angajatul trebuie să se adapteze complet noului loc de muncă. Procesul de integrare este neprofitabil pentru prea lung Afaceri la urma urmei, rezultatele reale sunt importante.

De aceea, în urma rezultatelor primei luni de muncă, este util să ținem o întâlnire online pentru noul venit cu șeful sau managerul HR. În timpul conversației, merită să faceți un mic sondaj.

• Cât de bine răspunde jobul așteptărilor personale? Ce momente îți plac și care te jenează?
• Cum este structurată comunicarea cu colegii? Cât de repede și cât de eficient reușești să rezolvi problemele de lucru cu ei? Care sunt problemele?
• În ce direcție intenționează persoana să se deplaseze în cadrul lucrării? Care sunt scopurile și obiectivele tale personale?
• Sunt clare obiectivele cheie ale companiei? Au legătură cu sarcinile de serviciu?
• Ce emoții trezește munca în companie? Cât de anxioasă sau distractivă a fost prima lună?
• Ați avut dificultăți tehnice când lucrați cu servicii în cadrul companiei?

Răspunsurile la aceste întrebări vor ajuta la evaluarea cât de încrezător și calm este noul venit, dacă are chef de muncă în companie și ce probleme trebuie rezolvate.

În timpul întâlnirii, este, de asemenea, important să oferiți feedback detaliat: discutați cu noul venit punctele sale forte și punctele slabe și asigurați-vă că lăudați. Când discutăm despre abilitățile care necesită dezvoltare, trebuie făcute recomandări specifice. Dacă managerul consideră noul angajat foarte promițător, atunci acestuia din urmă i se poate oferi pregătire suplimentară deja în această etapă.

Dacă conversația este productivă, atunci se va dovedi că va crește loialitatea angajatului și încrederea acestuia că va putea să facă confortabil și eficient lucrează pentru această companie.