Cum stilul corespondenței de afaceri ajută la a face o impresie corectă destinatarului
Miscelaneu / / May 04, 2023
Imaginați-vă: vii cu o idee grozavă, decideți să o împărtășiți șefilor sau clienților, trimiteți o scrisoare sau un mesaj mesagerului. Iar de cealaltă parte au citit și se gândesc: „Ei bine, ce ticălos a scris asta!” Sau: „Ce plictisitor!” Și ei decid să nu ia în considerare propunerea ta.
Și nu ești plictisitor. Și ideea a fost bună. Pur și simplu ți-a ratat stilul și ai creat o impresie greșită despre tine.
Care sunt stilurile de scriere
Stilul de corespondență poate fi măsurat pe o scară de la conversațional la formal.
Deplasându-ne de-a lungul ei, subliniem anumite calități, încercând imagini diferite. Cu cât mai mult la stânga, cu atât se pune mai mult accent pe deschidere, sinceritate, dinamism. Cu cât mai în dreapta, cu atât sunt mai vizibile calitățile asociate cu poziția, poziția, statutul nostru: conservatorism, soliditate, raționalitate.
Situații diferite necesită stiluri diferite. Iată opțiunile.
"Prietene" | Doar un bărbat de pe stradă. Poate că este vesel și dulce, dar destinatarul nu îl vede ca pe un profesionist căruia i se poate avea încredere cu o problemă importantă. | Va fi potrivit în corespondența amicală, unde calitățile noastre de lucru nu sunt importante: principalul lucru este ca persoana să fie bună. |
"Coleg" | Încă o persoană, dar deja cu o anumită greutate și autoritate. | Potrivit pentru a spune despre propunerea ta băieților din echipa ta de proiect. Vor înțelege că ești al lor, dar, în același timp, ești și un profesionist care merită ascultat. |
"Angajat" | În primul rând un purtător de autoritate, dar totuși „cu chip uman”. | Util pentru a trimite o ofertă „în sus”. Datorită lui, liderul vă va vedea seriozitatea, minuțiozitatea, experiența. |
"Executiv" | Un funcționar influent căruia totul uman este deja străin. | Poate fi util să aplici cu o ofertă către „instanțe”, un birou public sau un client mare cu o cultură corporativă formală. |
Dacă îți lipsește stilul, este ușor să strici totul. De exemplu, dacă le scriem colegilor în același mod în care ne adresam oficialilor („Vă trimit o propunere de reducere a timpului petrecut pentru a ne îndeplini obiectivele de producție”), atunci ei vor decide cel mai probabil că vrem să ne arătăm superioritatea, să ne punem în aer. Și problema nu va fi rezolvată.
Și dacă ne întoarcem la șeful în stilul „Prieten” („Există un subiect despre cum să ne facem munca mai repede”), atunci el s-ar putea să creadă că îi scrie o persoană frivolă, care cu greu este în stare să ofere ceva bun.
Modul în care stilul de corespondență depinde de canalul de comunicare
Putem trimite oferta noastră atât prin e-mail, cât și prin mesaj către mesager. Cu toate acestea, este important să ne amintim că ultimul canal este mai „uman”, informal. Iar stilul care te face să arăți ca un om de afaceri într-un e-mail poate arăta pompos, nefiresc într-un messenger. Prin urmare, atunci când treceți la acest canal de comunicare din e-mail, merită să faceți o ajustare pe scară cu jumătate de pas.
Cum afectează limbajul stilul de comunicare
Cum să păstrezi stilul dorit într-o scrisoare sau mesaj? În primul rând, merită să fim atenți la ce cuvinte și expresii alegem.
"Prietene" | "Coleg" | "Angajat" | "Executiv" |
Expresii conversaționale, argou: „Există o temă”, „Cool”, „Fix jambs” și așa mai departe. | Cifra de afaceri activă: „Ofertă”. | Turnuri pasive: „S-a sugerat”. | Cuvinte „birocratice”: „Prevăzut”, „Se realizează”, „Dat”, „Prezență”. |
Apeluri informale: „Fete”, „Băieți”, „Masha, Cântă”. | Pronume personale: „Oferim”. | Lipsa pronumelor personale: nu „Oferim”, ci „Compania oferă”. | Fraze introductive oficiale: „Vă informăm”, „Vă informăm”. |
Să scriem „Băieții noștri sunt oameni grozavi” – vom fi „Prieten”. Indicăm că „Avem specialiști excelenți care lucrează pentru noi” - vom deveni „Coleg”. Dacă scrieți „În companie lucrează specialiști profesioniști”, obțineți „Angajat”. Ei bine, dacă „Membrii echipei se disting prin prezența profesionalismului” – vom acționa ca „Oficial”.
Când stilul de comunicare permite utilizarea emoji și când nu
În corespondența modernă, formulăm gândurile nu numai cu ajutorul cuvintelor. În cursul unor fețe amuzante sau triste, inimi și chiar caca - emoji. Și influențează și stilul autorului și impresia lui.
Folosind emoții, îi spunem într-un fel destinatarului: „Suntem deschiși, moderni!” Prin urmare, emoji se potrivește „Prietenului” și „Colegului” plini de viață și dinamice. Când utilizați al doilea stil, este mai bine să utilizați opțiunile „clasice”: un zâmbet, o inimă, o mână cu degetul mare ridicat. „Buddy” își poate permite, de asemenea, emoji creative precum diavolii și caca.
Ei bine, „Angajat” și „Coleg” serioși vor fi deranjați de emoji: despre ce fel de soliditate și echilibru putem vorbi dacă mesajul este plin de fețe.
"Prietene" | "Coleg" | "Angajat" | "Executiv" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Să luăm două exemple folosind emoji.
1. Vrem să le mulțumim colegilor noștri cu vești bune:
"Vesti bune! 🔥 Departamentul nostru a câștigat locul I la concursul „On Time to Work”. 👍Premiul este un ceas deșteptător mare de ciocolată. Vino la HR. Toată lumea primește o bucată! 😊»
Trebuie să arătăm deschiși, vioi, democratici și, prin urmare, folosim stilul "Coleg». Și emoji-urile se potrivesc perfect aici.
2. Ne adresam managementului cu o propunere serioasa:
„Bună ziua, Ivan Iurievici! 😊 Vă oferim să discutăm despre posibilitatea utilizării echipamentelor noastre pentru a crește capacitatea de producție a companiei dumneavoastră. 🔥»
Și aici pozele sunt deplasate. Este important pentru noi să arătăm serioși, profesioniști, este necesar stilul „Angajat” - iar emoji-urile nu se potrivesc cu el.
Ar trebui să fii deosebit de atent în situațiile legate de negativitate. Folosim adesea emoji pentru a arăta că suntem supărați. Dar efectul poate fi inversat.
Să zicem că ai scris asta: „Bună ziua, Margarita! Tocmai am aflat că fabrica nu vă poate expedia comanda la timp. 🤷♀️ Ne pare foarte rău! 😢»
Va crede Margarita în supărarea noastră? Nu este un fapt. Pentru mulți, emoji este încă ceva frivol, „jucărie”. Iar Margarita poate să gândească: „Iată înșelatorii! Ei scriu că le pare rău, dar desenează ei înșiși fețe. Nu au niciun regret!”
Cum influențează structura propoziției stilul
Pentru a „încadra” în stilul ales, ar trebui să acordați atenție și modului în care sunt construite propozițiile în textul nostru.
Există întotdeauna un „erou” în construcție - cel despre cine sau despre ce vorbim. De obicei face ceva: construiește, gândește, scrie, citește... Și putem spune cititorului despre asta în diferite moduri.
Să luăm în considerare modul în care funcționează, folosind exemplul unui vers din poemul Agnia Barto.
Cel mai potrivit design pentru corespondența de afaceri: „Taurul merge, se leagănă”. În el, „eroul” este în subiect (l-am subliniat), iar acțiunile sale sunt indicate verbe (evidențiat cu aldine).
Acest design este potrivit pentru „Prieten”, și pentru „Coleg” și pentru „Angajat”. De exemplu: „Managerii discută un proiect într-o sală de ședințe” sau „Contabilitatea a calculat salariile”.
Dacă trebuie să ne subliniem greutatea și soliditatea, putem adăuga 1-2 propoziții cu un design diferit: „Bârnul efectuează mersul și legănarea”.
Aici „eroul” este încă subiectul, dar acțiunea sa este acum desemnată printr-un substantiv. „plimbări” a devenit „mers”, „legănarea” a devenit „legănată”. Exemple de astfel de propuneri: „Managerii discută despre proiect în sala de ședințe”, „Contabilitatea a calculat salarii».
Vă rugăm să rețineți: în acest caz, plătim pentru „greutate” suplimentară și soliditate cu claritate. Cu astfel de propoziții, scrisoarea noastră devine mai greu de citit, așa că este mai bine să nu le abuzăm.
Cu toate acestea, aceasta nu este limita. Există o construcție mai formală: „Mersul și legănarea sunt efectuate de un taur”. În ea, acțiunea este indicată nu printr-un verb, ci printr-un substantiv, iar „erou” nu este un subiect. Exemple de propoziții cu această construcție: „Proiectul este discutat de manageri în sala de ședințe” și „Statul de plată a fost făcut de departamentul de contabilitate”.
Astfel de propoziții sunt foarte greu de citit. Ei sunt asociați cu cititorul cu limbajul birocraților - funcționarul. Prin urmare, ele ar trebui folosite numai dacă trebuie să facem scrisoarea extrem de formală. De exemplu, într-o revendicare formidabilă, o cerere – pentru ca destinatarul să simtă: asta e, glumele s-au terminat, apoi instanța și închisoarea.
Alegând un stil sau altul, difuzăm un mesaj suplimentar destinatarului. Prin urmare, este mai bine să utilizați acest instrument în mod conștient, atunci va deveni un mijloc eficient de influență.
Citeste si🧐
- 13 lucruri din corespondența de afaceri care pur și simplu mă enervează
- Cum să securizați comunicațiile prin e-mail: 6 sfaturi
- Eticheta lucrătorului de la distanță: cum să vă pregătiți pentru o întâlnire online