Cum să ajuți un nou angajat să se adapteze mai repede

Când începe de fapt adaptarea?

Informații importante, dar nu evidente pentru toată lumea: adaptarea unui nou venit începe nu în prima zi lucrătoare, ci în ziua în care acceptă oferta. Din acest moment începe interacțiunea lui cu compania: departamentul HR, serviciul de securitate etc.

Și în această etapă, începătorul începe deja să-și formeze o idee despre claritatea proceselor interne, tonul real al vocii. Aceasta înseamnă că toți angajații cu care trebuie să comunice trebuie să fie cât mai deschiși și gata să răspundă la orice întrebări.

Aspectul și caracterul informativ al ofertei de muncă, de altfel, contează și el. Cu cât informațiile pe care le conține sunt mai cuprinzătoare, cu atât îi va fi mai ușor pentru o persoană să se pregătească pentru primele zile de lucru.

De exemplu, avem un document de marcă cu drepturi depline care reflectă valorile, avantajele și poziționarea noastră. Toate condițiile de angajare și „chile” individuale suplimentare sunt, de asemenea, descrise în detaliu: salariu, program, asigurări de sănătate voluntare, oportunități de formare pe cheltuiala companiei, evenimente corporative și așa mai departe.

Cum să te pregătești pentru un nou venit în avans

Gândiți-vă la primele zile ale angajatului până la cel mai mic detaliu. Scrieți o cronologie pentru întâlnirile introductive și programați-le imediat calendar. De exemplu:

• prezentare de bun venit din partea HR;
• procesul de înregistrare în departamentul HR;
• cunoașterea echipei;
• stabilirea KPI-urilor pentru o perioadă de probă;
• întâlniri intermediare cu HR și unu-la-unu cu managerul;
• însumând rezultatele perioadei de probă.

Pe lângă aceste activități de bază, desigur, pot și ar trebui adăugate și altele. De exemplu, organizăm lunar întâlniri de nivel superior – în sensul literal al cuvântului – ale nou-veniților cu fondatorii de afaceri, unde aceștia se cunosc la o masă rotundă și fac schimb de întrebări.

De obicei, toți cei de acolo își împărtășesc experiențele anterioare, vorbesc despre hobby-urile și interesele lor, despre educație și, în general, despre orice altceva. De asemenea, vorbim despre formarea agenției încă din momentul înființării și discutăm despre planuri de dezvoltare și multe altele.

În plus, în cadrul acestor întâlniri explicăm că ușile fiecărui angajat, inclusiv managerii de top, noii veniți sunt deschiși și ne pot contacta direct în orice moment cu întrebări, sugestii, comentarii, cereri.

De ce este importantă comunicarea strânsă între noul venit și HR?

Angajatului nostru i se atribuie managerul personal de resurse umane pentru întreaga perioadă de probă, care răspunde la toate întrebările legate de reguli, program de lucru și evenimente și documente. Puteți veni și la el cu orice solicitare nestandard.

Nu știi pe cine să contactezi? Vino la departamentul HR.

Cu siguranță fie vă vor răspunde, fie vă vor trimite la specialistul potrivit. În plus, angajatul va putea împărtăși feedback cu managerul de resurse umane despre cum se descurcă în noul loc.

Ca urmare, în acest fel închidem două sarcini deodată. În primul rând, eliminăm problemele de bază și administrative de la managerul imediat. Și în al doilea rând, îi oferim noului venit doi curatori relativ independenți - șeful lui și HR.

La ce altceva ar trebui să acordați atenție atunci când vă pregătiți pentru lansarea unui începător?

Orice s-ar putea spune, sunt întâmpinați de hainele lor, așa că un nou venit notează imediat confortul și funcționalitatea biroului și în special locul său de muncă, puterea și modernitatea echipamentelor puse la dispoziție, disponibilitatea locurilor pentru prânz și Pauze de cafea.

Așa că asigurați-vă că aveți grijă să pregătiți tot ce aveți nevoie în avans - de la un computer la un set de papetărie. De exemplu, suntem întotdeauna interesați de ce echipament este obișnuit să lucreze un angajat. De asemenea, pregătim un pachet de bun venit de marcă (jurnal și articole de papetărie) și ne gândim la locația locului de muncă.

În plus, oferim tururi detaliate ale birou și vorbiți despre locații utile din jur deja în etapa interviurilor finale.

Cum să cufundați fără probleme un începător în procese și sarcini

Este foarte important să nu aruncați un nou venit „în apă deschisă” și să-l însoțiți pe tot parcursul procesului de adaptare.

În primele săptămâni, este important ca managerul sau mentorul să vorbească despre toate sistemele și procesele care există în companie. În cazul nostru, pentru fiecare poziție sau bloc de poziții există un manual separat, care reflectă toate aceste informații.

Conține, de asemenea, o descriere a modului în care și unde sunt înregistrate sarcinile, timpii standard pentru livrarea proiectelor și date de intrare în procesul fluxului de documente.

Separat, fiecare nou venit este instruit pentru lucrul cu sistemul nostru CRM, în care sunt realizate proiecte.

Toate aceste activități se desfășoară astfel încât până la sfârșitul perioadei de probă să nu mai aibă probleme administrative, iar acțiunile sale să fie cât mai organizate și să nu fie dublate.

Când un nou venit înțelege perfect întreaga bucătărie interioară, în viitor nu va mai fi distras de probleme procedurale și birocratice atunci când își va implementa sarcinile principale. Aceasta înseamnă că funcționează mai rapid și mai eficient.

Ce obiective ar trebui să vă setați?

Chiar și în etapa de angajare, este important să se determine aria de responsabilitate și sarcinile unui anumit angajat. O mare greșeală este să începi să faci asta numai după lansare. KPI-urile pre-preparate și transparente pentru perioada de probă vor accelera procesul de adaptare cât mai mult posibil.

Fă-ți timp pentru a face acest lucru și notează ce rezultate și în ce interval de timp te aștepți de la noul angajat. De exemplu, managerii noștri se gândesc în avans la rolul și nivelul de responsabilitate pentru fiecare post în faza de angajare, iar toate acestea sunt înregistrate în Miro. În acest fel, evităm imersiunea haotică în sarcini, ceea ce înseamnă că simplificăm foarte mult munca unui începător.

Toată lumea știe că KPI-urile ar trebui să fie măsurabile și realizabile. Adică dacă îți stabilești un imposibil sau prea ambițios ţintă un nou angajat de la început, există o mare probabilitate ca, în căutarea ei, să ignore toate cunoștințele de bază, regulile și procesele care există în companie.

Și din această cauză, în viitor se va confrunta cu o mulțime de dificultăți și critici, ceea ce înseamnă că va deveni rapid demotivat și va epuiza.

Credem că scopul principal al unui începător în perioada de probă este să se cufunde în el procesele de afaceri, în mod ideal înțelegeți poziționarea companiei, avantajele competitive, cheia cazuri și așa mai departe. Și tocmai pe asta ne bazăm atunci când stabilim obiective pentru această perioadă.

Ce rol joacă un mentor?

Mentorul joacă unul dintre rolurile cheie în procesul de adaptare. Acesta este un angajat senior cu experiență, care va însoți noul venit pe parcursul primelor luni. Sau poate mai târziu. Explicați toate nuanțele sarcinilor, ajutați cu sfaturi, evidențiați modalitățile corecte de rezolvare a problemelor și pur și simplu fiți un exemplu despre cum să acționați și să reacționați în diferite situații.

În programul nostru de internship, mentorul este personajul principal. Din moment ce pentru băieții fără experienţă suntem primul angajator din viata, mentor = mentor = model de urmat.

În plus, este foarte important ca mentorul să fie „taxat” și să preia în mod voluntar patronajul noului venit, așa că nu impuneți o astfel de funcție angajaților existenți. Acesta ar trebui să fie un stimulent pentru hiper-loialitate și succes.

Selectăm inițial angajați care împărtășesc valorile agenției ca mentori.

Cei mai mulți dintre ei înșiși au venit cândva la noi ca stagiari, așa că nu este nevoie să le explicăm importanța și valoarea acestui rol.

În plus, compania are note, iar una dintre condițiile pentru a trece la un nou nivel este un stagiar sau nou-venit educat. Ei bine, desigur, avem și un mic bonus material pentru cel mai de succes mentor. Dar aceasta este departe de motivația cheie.

Cum să prezinți un angajat în echipă

Aceasta este o etapă foarte importantă. Și nu există o singură rețetă pentru o integrare reușită, pentru că totul depinde foarte mult de echipă. Deci va fi necesară o abordare individuală.

Dacă echipa ta este formată din oameni de vânzări activi și extrovertiți, organizează un mic joc de cunoaștere și cere-le să se prezinte creativ noului venit. Dacă echipa este formată din introvertițiSpecialiști IT, uneori puteți organiza pur și simplu o întâlnire oficială generală, unde băieții vor discuta despre domeniile de responsabilitate și vor discuta despre abilitățile lor. Și acest lucru va fi suficient pentru ca ei să aibă o interacțiune confortabilă de lucru.

În plus, noi, de exemplu, îi cerem în avans noului venit să spună câteva fapte interesante despre el însuși. Și folosim aceste informații pentru a pregăti o postare separată pentru canalul intern Telegram, unde anunțăm mereu lansarea de noi băieți.

De asemenea, cei mai creativi manageri vor fi bucuroși să folosească aceste informații în viitor.

De exemplu, dacă o persoană a spus că îi place să cânte, atunci de ce nu merg toți împreună la karaoke în prima vineri?!

În orice caz, este foarte important să avertizați în prealabil întreaga echipă despre sosirea unui nou venit și să le spuneți ce intenționați să îi delegeți. Ia-l la toate evenimentele interne - de la ieșirea la cafea dimineața până la ieșirile împreună. Astfel, el va simți imediat vibe-ul companiei tale, iar asta va grăbi stabilirea legăturilor cu colegii.

De ce este important să oferi feedback?

Toată lumea știe asta, dar nu toată lumea încă o face. Perioada de adaptare pentru un începător este stresantă. Prin urmare, este foarte important ca mentorul supraveghetor iar HR „măsurau în mod regulat temperatura”, s-au interesat de starea lucrurilor și și-au împărtășit observațiile și comentariile în timp util.

Poate că într-un loc anterior angajatul era pur și simplu obișnuit să îndeplinească anumite sarcini într-un anumit mod și acolo a fost lăudat pentru această abordare, dar în al tău aceasta este o încălcare gravă. Nu ar trebui să acumulați negativitate și să scrieți „jambs” înainte de următoarea întâlnire programată. Construiți un dialog deschis și constructiv din prima zi.

Ce trebuie să faceți dacă tot nu puteți stabili o conexiune

Se întâmplă și asta. Chiar dacă toate punctele de mai sus au fost implementate eficient, există riscul ca noul venit să te părăsească în continuare după perioada de probă.

Pot exista o mulțime de motive: ambele obiective (nu pot face față ritmului, nu este implicat în măsura necesară, nu sunt loiali companiei și colegi) și subiectiv (încă nu se potrivește atmosferei, încă vrea lucru la distanță complet, tot nu vrea să fie secretar).

Poate că nu v-ați potrivit unul altuia în această etapă specială a dezvoltării voastre și vă veți întâlni din nou. Sau poate ar trebui să tragi concluzii și să mergi mai departe.

În această etapă, cel mai important lucru este să nu ruinezi o relație deja construită și, ca în orice despărțire, să discutăm toate punctele posibile de creștere pentru a lucra reciproc asupra greșeli. Atât din partea companiei, cât și din partea persoanei care părăsește agenția în probațiune.

Avem un așa-numit bot de ieșire, pe care îl trimitem tuturor la concediere. Conține întrebări destul de clare, simple, de exemplu: „Ce dificultăți ai întâmpinat?”, „Ce am putea îmbunătăți?”, „Cum a fost relația ta cu managerul tău?” si altii. Analizăm și procesăm fiecare chestionar. Cu toate acestea, aceasta nu înlocuiește comunicarea personală.